7. Kết cấu đề tài
2.3.2.1. Chưa có đầy đủ dịch vụ cho các bộ phận
Hiện nay, trên hệ thống có tất cả gần 130 dịch vụ mới chỉ cung cấp các dịch vụ cho các bộ phận như: Hành chính (AD Services), CNTT (IT Services), Nhân sự (HR Services) và một số các dịch vụ khác (Other Services). Tiếp đó, các dịch vụ cung
cấp cho các bộ phận trên còn chưa thực sự đầy đủ, phần nào mới chỉ đáp ứng một số nghiệp vụ cơ bản hay được sử dụng của các phòng ban.
Hmh 2.6: Các dịch vụ hiện có trên màn hình chính của BA Online
(Nguồn: FIS) Bảng 2.5: Thống kê số dịch vụ đã đưa lên hệ thống
HR _____25_____110____________ 22.72_______________ ______Others___________19____
Đối với quy mô của FIS, tỉ lệ các dịch vụ đươc chuẩn hóa của các bộ phận trên
hệ thống như vậy là vẫn thấp. Có thể nói ngay tới các dịch vụ của HR, hiện nay trên BA Online có những quy trình cơ bản về checkin, checkout cán bộ, cập nhật thông tin nhân viên phúc lợi, khen thưởng hay tuyển dụng tuy nhiên vẫn chưa cụ thể. Một trong những nghiệp vụ mà HR cần thực hiện thường xuyên đó là đào tạo. Các dịch vụ cần thiết cho việc đào tạo đó là các phiếu đánh giá học viên, đánh giá khóa học, tờ
trình phê duyệt chương trình đào tạo hay phê duyệt kế hoạch đào tạo năm. Những quy trình giấy tờ trên cần phải bổ sung thêm vào hệ thống giúp nhân sự có thể dễ dàng đánh giá việc đào tạo mà không cần thông qua các phiếu khảo sát.
Tiêu biểu, nói đến bộ phận tài chính - kế toán là không thể không nói đến các hóa đơn và chứng từ. Mặc dù hiện nay các hóa đơn của bộ phận đã được số hóa thông
qua phần mềm Hóa đơn điện tử tuy nhiên tại FIS bộ phận kế toán vẫn đang có 83 quy
trình cần thực hiện trên giấy tờ. Điển hình như các nghiệp vụ thanh tạm ứng cho cán bộ nhân viên đi công tác hay những tờ trình yêu cầu thanh toán khi họ trở về vẫn được
xử lý bằng văn bản.Các phiếu thu, chi, kiểm kê, thanh lý, nhập kho tài sản luôn chiếm
thời gian tiến hành của cán bộ. Dưới đây là biểu mẫu đơn đề nghị thanh toán của bộ phận thường sử dụng để xử lý công việc
---CONG TY HỆ THoNG THONG TIN FPT---CỘNG HOA XA HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM--- <...>1 oộ C Ạ P - Λ,tỉũ - A6 nA pAứs —---= oũo=---'--- ... ngày.... tháng... rỀm... ĐƠN ĐẶT HẢNG ắ:
NgƯỄride nghị đặt hàng: ... Loại Dự án A có nhi= U bên tham gia
Bộ phận đặt hàng: ... Hựp đồng rộii' Dự án thâu(Nếu CuJ... Khách hàng: ...
Quán trị dự án: Account mail: So điện thoại di động: I JSo máy lá:
Cam kết CLa Phòng XNK: Theo khung hạng mục hàng hóa Thời hạ n triẩn khai Hựp đồng: ...
Mã hàng (PfN) Tên hàng,
miêu tá hàng lirọngSo Mn Giá
1 mua*
Xuất nứ Yêu
1 Yêu
càu tin nhàThông
■■---
P; 1 —
tính toán dù đã có những công cụ hỗ trợ vẫn là những thao tác thủ công và đôi khi có thể xảy ra sai sót. Sau đó, giấy đề nghị này cần rất nhiều người ký phê duyệt nên việc
đi xin chữ ký từng nơi cũng không hề đơn giản. Khi tờ trình hay đơn đề nghị không đúng yêu cầu của lãnh đạo thì cán bộ sẽ mất nhiều thời gian vào việc hoàn thành lại từ đầu không những ảnh hưởng đến công việc của chính bản thân mà còn làm cho những người xem xét phê duyệt đơn cũng phải ký duyệt lại. Vậy việc xóa bỏ các thao
tác thủ công trên giấy tờ là vô cùng cần thiết. Các quy trình của bộ phận nên được chuẩn hóa và đưa lên hệ thống thực hiện.
Bên cạnh đó, phòng ban Quan hệ đối tác cũng là một trong những bên cần xử lý nhiều giấy tờ liên quan đến mua hàng hóa/dịch vụ điển hình như đơn đặt hàng, giấy
đề nghị mua sắm. Không chỉ có biểu mẫu chung cho các loại giấy tờ này mà đơn đặt hàng lại có những mẫu đơn dành riêng cho từng đối tác mua hàng khác nhau. Tại FIS,
các đối tác cũng lên con số hàng chục hãng lớn trong và ngoài nước như: HP, Oracle,
IBM...
Các yêu cầu khác (neu C⅛)A... Đã kiểm tra hàng ton trong kho bậ phậ n: IZ Không ton Các thông tin khác: (khách hang I1 nha cung ừng):...
ChiI lịch công tjp ʃ
POman AM Tong giám đẩc
í AJi'⅛v⅛>⅛⅛ !,⅛√- í AJi. !,⅛√- <AJj. 7.÷∕.∖ ri"⅛ i^,rf.t- <AJj. 7∕.∕.∖ ri'⅛i -.<⅛√-
FIS BP
■:AJị -⅛⅛Λ
Phòng XNK
CKjJi, ghi ró hộ t⅛n>
(Nguồn: Hệ thống quản lý tài liệu FPT - eISO) Tương tự với các đơn đề nghị thanh toán của AF, đơn đặt hàng của BP cũng đòi hỏi việc nhập liệu thủ công nhiều. Neu các mẫu đơn được đưa lên hệ thống thì việc điền dữ liệu bằng tay sẽ được đẩy lùi thay vào đó là lấy thông tin tự động từ một
Loại dịch vụ Số ticket/tháng
Phân công thầu 56
Khen thưởng 70
Checkin 66
Tuyển dụng 118
chưa có công cụ hỗ trợ. Tóm lại, quy trình nghiệp vụ của các bộ phận trong công ty cần được nhanh chóng triển khai trên BA Online để giúp cán bộ mỗi bên thực hiện dễ dàng, linh hoạt và hiệu quả.