7. Kết cấu đề tài
3.1.2.4. Phê duyệt nhanh chóng, dễ dàng
Nếu như trước đây, việc phê duyệt được thiết kế là trao một mảnh giấy cho những người ra quyết định và mất một khoảng thời gian lớn để hoàn thành bởi trong quá trình đó, thường không chỉ dừng lại ở việc chỉ có một người mà thường từ hai đến mười người để phê duyệt. Ở hệ thống mới, một quy trình phê duyệt điện tử được triển khai. Một quy trình phê duyệt tự động sẽ gán các nhiệm vụ đánh giá và theo dõi
tiến trình của yêu cầu đến người cần thực hiện phê duyệt phù hợp với dữ liệu, đồng thời gửi lời nhắc và thông báo khi cần qua thư điện tử. Một yêu cầu được thực hiện, nó sẽ được chuyển đến người quản lý của người dùng (dòng người quản lý) và những
người có liên quan đến nghiệp vụ đó xác nhận. Hầu hết các dịch vụ/yêu cầu cần sự phê duyệt thì người phê duyệt sẽ dựa vào các thông tin dữ liệu đầu vào để xem xét và
đưa ra quyết định duyệt. Quá trình phê duyệt có thể thực hiện bằng máy tính hoặc điện thoại, trên hệ thống người cần phê duyệt không cần đăng nhập vào mà vẫn có thể thực hiện khi có thư báo đến.
Qua đó, việc phân quyền sẽ được thực hiện linh họat, dễ dàng. Nếu trước đây, người thực hiện quy trình gặp khó khăn khi phải chạy khắp nơi để xin chữ ký của các
cán bộ quản lý thì nay vấn đề về khoảng cách khu vực, địa lý đã không còn nữa. Trên
hệ thống phần mềm, mọi người chỉ cần có mạng truy cập vào hoàn toàn có thể phê duyệt được. Người duyệt có thể đang đi công tác xa hay trong thời gian nghỉ phép nhưng muốn vào hoàn thành công việc thì vẫn có thể được mà không bị gián đoạn, không cần chờ trở về công ty để tiết kiệm thời gian xử lý quy trình. Các cá nhân chuyên trách chịu trách nhiệm về phần việc thực thi cũng có thể thực hiện công việc từ xa không cần phải đến văn phòng nên nó rất phù hợp trong trường hợp cán bộ làm việc ở nhà như trong thời kỳ chống dịch COVID hiện nay. Hệ thống đảm bảo thực hiện theo bất cứ tiêu chí nào đặt ra cho việc phê duyệt như: đồng phê duyệt, phê duyệt
trước, phê duyệt sau. Việc phân quyền cho ai vào phê duyệt trong quy trình nào đều đã được cài đặt từ trước theo đúng tiêu chuẩn thực hiện nên khi bất kỳ một yêu cầu nào đó được tạo thì hệ thống sẽ tự động gắn cán bộ đó vào phê duyệt. Qua hệ thống,
người tạo yêu cầu sẽ biết được ai sẽ là người phê duyệt và đầu việc đang dừng ở ai để chủ động nắm bắt công việc tốt hơn
Hình 3.6: Hai cách phê duyệt yêu cầu
(Nguồn: BA Online) Một quy trình phê duyệt tự động giúp nhân viên tiết kiệm cả thời gian và rắc rối, đồng thời hợp lý hóa và chuẩn hóa quy trình phê duyệt của người quản lý. Việc FIS triển khai áp dụng hệ thống để tạo ra một quy trình phê duyệt phù hợp, sau đó hướng dẫn người dùng thông qua quy trình đó để đảm bảo công việc được hoàn thành
và được phê duyệt theo cùng một cách mỗi lần. Những lợi ích chính của quy trình phê duyệt tự động bao gồm tiết kiệm thời gian, tối đa hóa hiệu quả và tiêu chuẩn hóa
các quy trình.
Ngoài ra, các quy trình phê duyệt tự động cải thiện tính minh bạch và tuân thủ
trong một tổ chức, vì mọi người buộc phải hoàn thành công việc theo các tiêu chí được xác định trước. Họ cũng cải thiện việc ra quyết định, chẳng hạn như có hay không áp dụng dự án, bởi vì quy trình bạn xác định sẽ giúp bạn xác định rõ hơn chi
3.2. Giải pháp thúc đẩy nâng cao chất lượng hệ thống quản trị doanh nghiệp thông minh BA Online tại công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT