Hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp TTTD tại Trung tâm thông tin tín dụng đã và đang được phát triển trên nền công nghệ thông tin hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế, cụ thể như sau:
1.1.2.1 Thu thập thông tin
Bộ phận thu thập có chức năng thu thập thông tin về tài chính, phi tài chính của khách hàng vay và các thông tin kinh tế, thị trường có liên quan đến hoạt động tín dụng từ các nguồn trong nội bộ hệ thống ngân hàng và từ các nguồn ngoài ngành như: thông tin định danh của khách hàng vay và những người có quan hệ với khách hàng vay; thông tin về lịch sử cấp tín dụng, thuê tài sản, mua hàng trả góp, trả chậm và các giao dịch khác có điều kiện về lãi suất, thời hạn phải trả, tiền thuê; thông tin về lịch sử trả nợ, số tiền đã đến hạn hoặc chưa đến hạn, thời hạn phải trả, hạn mức tín dụng, hạn mức thẻ tín dụng của khách hàng vay; thông tin về bảo đảm nghĩa vụ trả nợ của khách hàng vay; các thông tin khác liên quan khác …
Một số vấn đề có liên quan trực tiếp đến việc thu thập thông tin, dữ liệu như nguồn thông tin, cơ sở pháp lý của việc thu thập, trách nhiệm của nguồn tin và phí thu thập thông tin chi tiết như sau:
Nguồn thông tin, cơ sở pháp lý của việc thu thập tin
chức khác nhau như từ các TCTD; các tổ chức khác có hoạt động tín dụng; cơ quan của Chính phủ và các cơ quan thông tin khác; các doanh nghiệp hoặc từ khách hàng vay thể nhân... Về lý thuyết, cơ quan TTTD có thể thu thập thông tin một cách hợp pháp từ các nguồn sau:
- Từ cơ quan Chính phủ: Bộ Công an, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Kiểm toán Nhà nước, Bảo hiểm Xã hội… Việc thu thập được thực hiện theo luật thông tin.
- Từ các TCTD nơi các khách hàng vay có quan hệ tín dụng theo luật ngân hàng và luật thông tin.
- Từ các tổ chức khác có hoạt động tín dụng; các tổ chức tài chính phi ngân hàng… theo quy định của luật thông tin theo pháp luật và quy định về phạm vi chia sẻ thông tin, hoặc theo sự thoả thuận…
- Từ các doanh nghiệp theo quy định của luật doanh nghiệp và pháp luật. - Từ các phương tiện thông tin đại chúng như internet, sách, báo, tạp chí và các ấn phẩm thông tin...là các nguồn tin công khai.
- Từ các cơ quan thông tin trong và ngoài nước, theo thoả thuận hoặc hợp đồng trao đổi thông tin phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế.
- Từ chính khách hàng vay, có thể là pháp nhân hoặc thể nhân. Đây là các khách hàng có quan hệ tín dụng với các TCTD, các tổ chức khác có hoạt động tín dụng.
Trách nhiệm của nguồn tin và phí thu thập thông tin
Dựa trên cơ sở pháp lý của việc thu thập thông tin, nguồn tin phải có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan TTTD theo thoả thuận hoặc theo quy định của pháp luật. Thông tin cung cấp phải bảo đảm tính trung thực, chính xác và kịp thời. Nguồn tin phải chịu trách nhiệm pháp lý về các thông tin của mình.
Cơ quan TTTD có thể phải trả phí hoặc không phải trả chi phí khi thu thập thông tin và nguồn cung cấp tin có thể được hưởng phí tạo lập dữ liệu theo thoả thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2 Xử lý thông tin
Bộ phận xử lý có chức năng sàng lọc thông tin, tập hợp thông tin theo các tiêu chí khác nhau như theo loại tin, nguồn cung cấp tin, khách hàng vay, ngành nghề kinh doanh, thành phần kinh tế, địa bàn... đồng thời thực hiện việc phân tích thông tin. Đây chính là quá trình sản xuất chế biến thông tin để đưa ra các sản phẩm thông tin tuỳ theo yêu cầu khác nhau của người sử dụng trên cơ sở các dữ liệu mà hệ thống đã thu thập được. Đây là bộ phận tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm TTTD, bởi vì từ các dữ liệu là các sự kiện rời rạc, chưa có ý nghĩa rõ ràng thì thông qua xử lý, phân tích, tổng hợp sẽ tạo ra được những thông tin thực sự có giá trị cho hoạt động tín dụng.
Xử lý, phân tích thông tin là khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin cung cấp ra. Trong khâu xử lý thông tin có các nội dung quan trọng là kiểm tra thông tin đầu vào; phân tích, tổng hợp thông tin để tạo các báo cáo thông tin; xếp loại tín dụng đối với DN; chấm điểm tín dụng đối với khách hàng thể nhân… Trong đó, kiểm tra thông tin đầu vào gồm cả kiểm tra nguồn xác thực và tính chính xác, đúng đắn, đầy đủ của dữ liệu thu thập được, phải đảm bảo không làm sai lệch tính chất, nội dung thông tin tín dụng đã thu thập, tránh hiện tượng sai sót ngay từ khâu thu thập thông tin đầu vào.
Trên cơ sở nguồn thông tin tín dụng thu thập đã được kiểm tra, cơ quan TTTD sử dụng các giải pháp công nghệ, nghiệp vụ, tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin để tạo lập các sản phẩm thông tin tín dụng. Việc phân tích, tổng hợp thông tin để tạo các báo cáo thông tin thường phải chú trọng đi vào phân tích tình hình hoạt động của khách hàng, từ đó đưa ra những đánh giá về khả năng rủi ro của khách hàng theo từng thời kỳ; phân tích chất lượng tín dụng của khoản vay, xếp loại khoản vay theo định kỳ, đưa ra những cảnh báo sớm đối với các khoản vay có vấn đề( như nợ xấu, vi phạm nghĩa vụ thanh toán…); phân tích các thông tin bất lợi khác ảnh hưởng đến kết quả đánh giá khả năng trả nợ của
khách hàng( như các hành vi vi phạm pháp luật, bị khởi kiện, khởi tố…); phân tích chất lượng tín dụng của từng TCTD và toàn hệ thống ngân hàng để đưa ra những đánh giá, dự báo về chất lượng tín dụng của từng thời kỳ; phân tích tình hình kinh tế thị trường, kinh tế vĩ mô trong nước, khu vực và quốc tế có liên quan đến hoạt động dịch vụ ngân hàng; phân tích hoạt động tín dụng theo ngành kinh tế, theo thành phần kinh tế, theo lãnh thổ...
Việc kiểm tra, xử lý, phân tích thông tin được thực hiện trên nền công nghệ thông tin hiện đại kết hợp với phương pháp chuyên gia.
1.1.2.3 Lưu trữ thông tin
Bộ phận lưu trữ có chức năng như một ngân hàng dữ liệu về khách hàng vay của từng ngân hàng hoặc toàn bộ hệ thống ngân hàng. Thông tin tín dụng phải được lưu giữ chính xác, an toàn, bảo mật, phòng tránh được những sự cố, thảm họa có thể xảy ra và ngăn chặn sự xâm nhập, truy cập bất hợp pháp từ bên ngoài, đồng thời đảm bảo dễ dàng, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng thông tin. Tại cơ quan TTTD tất cả các thông tin, dữ liệu thu thập được, sau khi đã xử lý, phân tích, cập nhật đều phải lưu trữ, bảo quản và bảo mật theo chế độ quy định, kể cả với dữ liệu gốc và với chương trình phần mềm. Riêng với file dữ liệu phải lưu trữ bằng file nén có mã hoá ở ba vật mang tin và phải ở hai địa chỉ khác nhau để bảo đảm an toàn, an ninh và tránh rủi ro.
Thông tin tín dụng về khách hàng vay được lưu giữ tối thiểu trong 05 năm kể từ ngày cơ quan TTTD tiếp nhận được.
Việc lưu trữ thông tin có ý nghĩa rất quan trọng:
Một là, tạo thành một cơ sở dữ liệu lớn, có lịch sử lâu dài, có đủ thông
tin để xem xét phân tích khách hàng vay theo quá trình, thông qua lịch sử để dự đoán khả năng phát triển trong tương lai. Mặt khác thông qua các số liệu tích luỹ lịch sử để đưa ra được các số liệu thống kê về các chỉ số tài chính bình quân theo ngành, theo quy mô DN, theo mục đích sử dụng vốn vay...
Đây là các chỉ số rất quan trọng không thể thiếu đối với việc xếp hạng và cho điểm tín dụng phục vụ cho các cơ quan TTTD và các TCTD khi sử dụng phương pháp đánh giá nội bộ và cho chính khách hàng vay khi đánh giá tín nhiệm bản thân.
Hai là, nó tạo thành một cơ sở dữ liệu sẵn sàng phục vụ cho việc tự
động cung cấp thông tin bằng công nghệ máy tính hiện đại. Hiện nay, thông qua nối mạng online, người sử dụng thông tin có thể trực tiếp tra cứu trên mạng để nhận được các bản trả lời tin tự động. Đây là một xu thế mới nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, được thực hiện khi có một nền tảng cơ sở dữ liệu đáp ứng sẵn sàng.
1.1.2.4 Cung cấp thông tin
Bộ phận cung cấp thông tin ra là khâu cuối cùng của hệ thống TTTD, nó phải được áp dụng kỹ thuật tin học hiện đại như mạng máy tính, internet để đưa sản phẩm thông tin đến tay người sử dụng đảm bảo đầy đủ, chính xác, an toàn và kịp thời.
Các sản phẩm thông tin cung cấp ra là kết quả của quá trình phân tích, xử lý thông tin, có vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự tồn tại phát triển của hệ thống TTTD ngân hàng. Yêu cầu với các sản phẩm đầu ra là nội dung phong phú, chất lượng đảm bảo và tiết kiệm tối đa về thời gian.
Về đối tượng khai thác thông tin gồm: Các cơ quan quản lý nhà nước
khai thác sản phẩm TTTD phục vụ trực tiếp cho hoạt động nghiệp vụ về thanh tra, giám sát, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, điều tra, thống kê xã hội và các mục đích khác theo quy định của pháp luật; Các đơn vị thuộc NHNN khai thác sản phẩm TTTD phục vụ cho yêu cầu quản lý nhà nước của NHNN; TCTD, chi nhánh ngân hàng nước ngoài khai thác dịch vụ TTTD để xem xét cấp tín dụng cho khách hàng vay, phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm khách hàng, đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng, quản lý rủi ro tín dụng và các hoạt
động nghiệp vụ ngân hàng khác; Các tổ chức tự nguyện khai thác dịch vụ TTTD phục vụ cho mục đích đánh giá khách hàng và các mục đích khác theo quy định của pháp luật; Khách hàng vay khai thác dịch vụ TTTD để kiểm tra thông tin về bản thân hoặc làm tài liệu bổ sung cho việc xin cấp tín dụng và phục vụ mục đích khác theo quy định của pháp luật.
Về nội dung: sản phẩm TTTD phải bao gồm thông tin cụ thể về khách
hàng vay như thông tin nhận dạng khách hàng vay, chủ thẻ tín dụng, thông tin hợp đồng tín dụng, thông tin quan hệ tín dụng của khách hàng vay, thông tin tình trạng tài khoản thẻ tín dụng; thông tin đảm bảo tiền vay, thông tin tài chính của khách hàng vay là DN, thông tin đầu tư trái phiếu vào khách hàng vay là DN; thông tin kinh tế thị trường, kinh tế vĩ mô trong và ngoài nước có liên quan đến hoạt động ngân hàng; thông tin về DN nước ngoài; xếp loại tín dụng DN; chấm điểm tín dụng; đánh giá chất lượng tín dụng đối với những khoản vay lớn; những khoản vay có vấn đề cần phải cảnh báo sớm; phân tích hoạt động tín dụng theo ngành kinh tế, theo thành phần kinh tế và theo lãnh thổ; tổng hợp tình hình tín dụng theo tập đoàn, tổng công ty...
Về thời gian cung cấp thông tin: ngoài thông tin định kỳ theo quy
định đã cam kết hoặc thỏa thuận, cơ quan TTTD phải đáp ứng kịp thời những yêu cầu hỏi tin thường xuyên. Đối với dịch vụ báo cáo thông tin thì hầu hết đều được thực hiện cung cấp tin trong ngày, hoặc tức thời, riêng với dịch vụ xếp hạng tín dụng được thực hiện cung cấp tin trong vài ngày.
Về cách thức tổ chức mạng lưới cung cấp thông tin: đây là khâu hết
sức quan trọng. Cơ quan TTTD áp dụng giải pháp cung cấp thông tin trực tuyến đối với loại tin thường xuyên hoặc bằng văn bản, ấn phẩm thông tin… đối với loại tin không thường xuyên. Việc cung cấp thông tin phải luôn đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, kịp thời và đặc biệt có độ bảo mật cao trong khâu tự động hóa.
Về giá trị pháp lý của thông tin cung cấp: cơ quan TTTD phải chịu
trách nhiệm pháp lý về nội dung thông tin cung cấp, thông tin phải đảm bảo tính trung thực, đúng đắn, khách quan, không thiên vị hay vụ lợi. Cơ sở đảm bảo là nguồn cung cấp thông tin đầu vào phải chịu trách nhiệm về thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời của mình đã cung cấp,về phía cơ quan TTTD phải đảm bảo chính xác trong quá trình tổng hợp, xử lý, phân tích, cập nhật thông tin, trong quá trình xây dựng các báo cáo, các sản phẩm TTTD. Tuy nhiên cơ quan TTTD không chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh hoặc đầu tư của người sử dụng thông tin, vì thông tin là khách quan, còn quyền quyết định trong kinh doanh hay đầu tư … thuộc về người sử dụng thông tin.