5. Kết cấu của luận văn
3.2.5. Thực trạng cụng tỏc tổ chức thu bảo hiểm phi nhõn thọ tại cụng ty
3.2.5.1. Phõn cấp thu bảo hiểm phi nhõn thọ
Đối với cụng ty Bảo hiểm Pjico Quảng Ninh cú chức năng, nhiệm vụ phỏt triển nhiều loại sản phẩm bảo hiểm phi nhõn thọ khỏc nhau nờn sự phõn cấp núi chung với sản phẩm BHPNT tại cụng ty là tương tự nhau. Để thấy rừ, cú thể lấy vớ dụ về sự phõn cấp của sản phẩm xe cơ giới, và hỡnh 3.3 đỳng với cỏc sản phẩm BHPNT khỏc trong cụng ty.
Trỏch nhiệm Cỏc bước tiến hành
Mụ tả cụng việc Chuyờn viờn phũng Bảo hiểm Phũng Nghiệp vụ Lónh đạo phũng Phũng tỏi Bảo hiểm Phũng Tỏi bảo hiểm Lónh đạo Cụng ty Phũng nghiệp vụ A Theo mẫu Giấy yờu cầu Bảo hiểm
Hỡnh 3.3: Sơ đồ quy trỡnh khai thỏc bảo hiểm xe cơ giới trờn phõn cấp tại Cụng ty Bảo hiểm Pijco Quảng Ninh
(Nguồn:Cụng ty Bảo hiểm Pijco Quảng Ninh)
I
Nhận thụng tin từ Đơn vị cơ sở
Xem xột đề xuất của Đơn vị Cỏc bộ phận liờn quan Từ chối Chấp nhận bảo hiểm II
Ghi chỳ: II là quay lại cấp dưới tiếp tục đàm phỏn, chào phớ và tiến
hành cỏc quy trỡnh tiếp theo của một nghiệp vụ bảo hiểm.
Khuyến cỏo khỏch hàng về việc Giấy chứng nhận bảo hiểm / Hợp đồng bảo hiểm khụng cú giỏ trị một phần hoặc toàn bộ trong trường hợp khỏch hàng kờ khai sai hoặc khụng khai bỏo cỏc chi tiết quan trọng cú liờn quan đến rủi ro yờu cầu bảo hiểm, đối tượng được yờu cầu bảo hiểm.
Sau khi cú đầy đủ cỏc thụng tin Khỏch hàng, kết hợp với bỏo cỏo đỏnh giỏ rủi ro và cỏc số liệu thống kờ, chớnh sỏch khỏch hàng.
- Nếu trờn phõn cấp thỡ bỏo cỏo cấp trờn (Hỡnh 3.3).
- Nếu trong phõn cấp thỡ Khai thỏc viờn tớnh phớ bảo hiểm và đàm phỏn chào phớ bảo hiểm với khỏch hàng.
+ Nếu khỏch hàng từ chối nhiều lần về bản chào phớ bảo hiểm đó sửa đổi nhiều lần thỡ Khai thỏc viờn thụng bỏo bằng văn bản từ chối bảo hiểm.
+ Nếu khỏch hàng chấp nhận phớ bảo hiểm thỡ Khai thỏc viờn tiến hành cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, ký kết hợp đồng bảo hiểm và theo dừi thu phớ bảo hiểm, lập thụng bỏo thu phớ bảo hiểm
Khi đó cấp xong giấy chứng nhận bảo hiểm và hợp đồng bảo hiểm đó được ký kết thỡ khai thỏc viờn lập bảng kờ thu phớ bảo hiểm được đỏnh số thứ tự theo quy định, số nhảy được đỏnh liờn tục theo thứ tự thời gian và từ bộ đến lớn. Bảng kờ được lập thành 03 bản để lưu trữ (một bản kế toỏn lưu, một bản lưu tại phũng khai thỏc viờn, một bản đớnh kốm theo hoỏ đơn thanh toỏn thu phớ bảo hiểm).
- Nếu là trờn phõn cấp thỡ Bảng kờ được lập thành 06 bản để lưu trữ (một bản kế toỏn lưu, một bản lưu tại phũng khai thỏc viờn, một bản đớnh kốm theo hoỏ đơn thanh toỏn thu phớ bảo hiểm, Ba bản cũn lại gửi cấp trờn và tỏi bảo hiểm).
Bỏo cỏo doanh thu hàng thỏng.
Thanh toỏn hoa hồng cho đại lý, mụi giới và thanh toỏn chi phớ bỏn hàng. Trong quỏ trỡnh thực hiện nghiệp vụ, Khai thỏc viờn phải thường xuyờn tỡm hiểu nhu cầu, mong muốn và ý kiến của chủ xe để cú thể đỏp ứng một cỏch nhanh chúng, kịp thời.
3.2.5.2. Lập và xột duyệt kế hoạch thu bảo hiểm phi nhõn thọ
Đầu quý I hàng năm, Cụng ty Bảo hiểm Pjico Quảng Ninh lập và xột kế hoạch thu bảo hiểm phi nhõn thọ dựa vào:
- Chương trỡnh ĐHĐCĐ thường niờn năm kế hoạch; - Quy chế làm việc của ĐHĐCĐ năm kế hoạch; - Bỏo cỏo hoạt động của HĐQT;
- Bỏo cỏo của Tổng giỏm đốc;
- Bỏo cỏo của Ban kiểm soỏt và bỏo cỏo thẩm định tài chớnh năm trước đú; - Tờ trỡnh phõn phối lợi nhuận của năm trước đú;
- Tờ trỡnh quyết toỏn tiền lương, thự lao HĐQT, Ban kiểm soỏt của năm trước đú;
- Tờ trỡnh lựa chọn đơn vị kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh của năm hiện tại;
Bảng 3.3: Tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc lập kế hoạch thu bảo hiểm tại Cụng ty Pjico Quảng Ninh
ĐVT: Triệu đồng
STT Danh mục sản phẩm bảo hiểm Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Hàng húa 2.200 3.000 1.400 2 Tàu biển 8.300 7.650 6.550 3 P&I 5.250 9.000 4 Tàu sụng 1.700 1.600 1.995 5 Xe ụ tụ 15.050 10.300 11.470 6 Xe mỏy 1.100 1.000 1.000 7 CNKH 1.500 2.300 2.600 8 HSGV 1.250 0 50 9 Chỏy nổ 2.400 2.300 2.885 10 BH Kỹ thuật 2.900 3.700 1.550 Tổng 37.100 37.100 38.500
Cụng tỏc lập kế hoạch về doanh thu phớ bảo hiểm được thực hiện hàng năm. Với những sản phẩm chủ yếu của cụng ty đang được chào bỏn thỡ số lượng về doanh thu được đặt cao, chẳng hạn như bảo hiểm ụ tụ, xe mỏy, BH chỏy nổ, P&I (Bảo hiểm trỏch nhiệm dõn sự chủ tàu), tàu sụng, tàu biển,…với lợi thế là tỉnh cú hoạt động du lịch và kinh tế biển nờn loại hỡnh bảo hiểm này được bỏn rất khả quan về mức thu phớ. Bờn cạnh đú, mỗi cỏ nhõn đó ý thức được lợi ớch bảo hiểm tài sản của mỡnh, của gia đỡnh mỡnh nờn đó tham gia cả loại hỡnh chỏy nổ và cú xu thế tăng. Như vậy, cỏc loại BHPNT của Cụng ty Pjico Quảng Ninh được khỏch hàng ưa chuộng và tiờu dựng tăng nờn lập kế hoạch về doanh thu phớ cũng tăng hàng năm.
3.3.5.3. Quản lý tiền thu bảo hiểm phi nhõn thọ
Cụng ty sử dụng nguồn thu phớ từ bảo hiểm gốc (nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới, nghiệp vụ bảo hiểm con người, nghiệp vụ bảo hiểm hàng húa, nghiệp vụ bảo hiểm tàu thủy, nghiệp vụ tài sản-kỹ thuật); hoạt động nhận và nhượng tỏi bảo hiểm; hoạt động đầu tư tài chớnh (rong cỏc hoạt động đầu tư như đầu tư tiền gửi và cho vay tớn dụng, đầu tư chứng khoỏn, cỏc dự ỏn liờn doanh gúp vốn) theo nguyờn tắc an toàn và hiệu quả, khụng đầu tư dàn trải.Bờn cạnh đú, cụng tỏc bồi thường được thực hiện nghiờm tỳc, cụng khai, kịp thời, nhanh chúng và chớnh xỏc.
Bảng 3.4: Giỏ trị bồi thường cho khỏch hàng phõn loại theo danh mục sản phẩm tại Cụng ty Pjico Quảng Ninh
ĐVT: Triệu đồng, %
Danh mục
Doanh thu (Tr.đ) Bồi thường(Tr.đ) Tỷ lệ bồi thường/
Doanh thu (%) Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Hàng húa 2.208 568 375 873 0 0 39,54 0 0 Tàu biển 8.323 4.438 3.305 0 4.792 2.570 0 107,98 77,76 P&I 1.154 4.098 6.305 3.758 1.381 1.610 325,65 33,7 25,54 Tàu sụng 6.501 1.300 800 1.674 1.130 4.520 25,75 86,92 565 Xe ụ tụ 278 5.021 4.580 4.480 2.748 3.076 1.611,51 54,73 67,16 Xe mỏy 1.136 221 280 71 0 16 6,25 0 5,71 CNKH 33 660 620 393 356 376 1.190,91 53,94 60,65 HSGV 2.020 30 30 180 30 5 8,91 100 16,67 Chỏy nổ 3.013 2.071 1.460 100 603 95 3,32 29,12 6,51 BH Kỹ thuật 24.666 960 1.500 1.440 0 105 5,84 0 7,0 Tổng 49.332 19.367 19.255 12.969 11.040 12.373 26,29 57,0 64,26
Qua bảng số liệu trờn cú thể thấy, với cỏc sản phẩm BHPNT được cụng ty thực hiện cụng tỏc bồi thường trong hấu hết cỏc sản phẩm. Năm 2014, tỷ lệ bồi thường so với doanh thu của 3 sản phẩm bảo hiểm xe ụ tụ, CNKH, P&I trờn 100%. Năm 2015, tỷ lệ bồi thường so với doanh thu của sản phẩm bảo hiểm tàu biển, HSGV đạt trờn 100%. Đến năm 2016, tỷ lệ bồi thường so với doanh thu của sản phẩm bảo hiểm đều dưới mức 100%. Như vậy, khỏch hàng đó được hỗ trợ phớ bồi thường nghiờm tỳc.
Hỡnh 3.4: Quy trỡnh quản lý cụng nợ phớ bảo hiểm phi nhõn thọ tại Cụng ty bảo hiểm Pjico Quảng Ninh
(Nguồn: Cụng ty bảo hiểm Pjico Quảng Ninh)
Trỏch nhiệm Tiến trỡnh - KTV - TK BPKT - Trưởng BPKT - Cỏn bộ kế toỏn được phõn cụng - KTV - TK BPKT - Trưởng BPKT - Cỏn bộ kế toỏn được phõn cụng - TP.Kế toỏn - Thủ trưởng đơn vị - TP. TT-PC (B) - TP.TCLĐ (B) - TP. TT-PC (B) - TP. TCLĐ (B) - KTV - TK BPKT - Trưởng BPKT - Cỏn bộ kế toỏn được phõn cụng - TP. Kế toỏn - TP. TT-PC - Thủ trưởng đơn vị Đối trừ thu nhập
Theo dừi, xỏc định, phõn loại cụng nợ
Cụng nợ phớ bảo hiểm khỏch hàng A
Cụng nợ phớ bảo hiểm nội bộ (B)
Đụn đốc, thu hồi cụng nợ
Thụng bỏo thu phớ Thụng bỏo yờu cầu nộp
tiền
Gia hạn nợ phớ Gia hạn yờu cầu nộp tiền
Đối trừ cụng nợ
Xỏc nhận cụng nợ
Chấm dứt HĐBH, sửa đổi, bổ sung, hoàn phớ
Xử lý nợ khú đũi
Bỏo cỏo định kỳ/ đột xuất
Tiến hành cỏc thủ tục xử lý kỷ luật/ phỏp luật
Diễn giải
a. Theo dừi, xỏc định, phõn loại cụng nợ phớ bảo hiểm
Khai thỏc viờn thuộc BPKT cú trỏch nhiệm:
-Cấp GCNBH tuyệt đối tuõn thủ quy định về điều khoản thanh toỏn phớ bảo hiểm theo cỏc văn bản hướng dẫn bỏn hàng đối với từng nghiệp vụ hiện hành của Cụng ty:
+ Chỉ chuyển GCNBH cho khỏch hàng sau khi đó thu phớ bảo hiểm dối với cỏc nghiệp vụ khụng cho nợ phớ bảo hiểm.
+ Chỉ cho nợ phớ bảo hiểm khi cú hợp đồng, thảo thuận bằng văn bản cho nợ phớ bảo hiểm được người cú thẩm quyền ký duyệt đỳng quy định về phõn cấp cấp đơn của Cụng ty.
+ Bỏm sỏt điều khoản thanh toỏn phớ trong hợp đồng bảo hiểm để theo dừi, đụn đốc thu đầy đủ PBH của khỏch hàng (bao gồm cả doanh thu của đại lý bảo hiểm, mụi giới bảo hiểm) do mỡnh quản lý theo đỳng cam kết trong hợp đồng bảo hiểm hợp đồng đại lý đó ký với PJICO.
+ Ký xỏc nhận cụng nợ phớ bảo hiểm được phõn cụng theo dừi quản lý + Đối chiếu xỏc nhận cụng nợ với khỏch hàng vào cỏc kỳ kiểm kờ bắt buộc và đột xuất theo quy định.
-Nộp tiền PBH kịp thời về hệ thống thống kờ, kế toỏn PJICO theo thời hạn quy định trong văn bản do TGĐ PJICO/ Giỏm đốc đơn vị ban hành. Trường hợp nộp chậm PBH về hệ thống thụng kờ, kế toỏn PJICO mà khụng cú lý do khỏch quan, KTV sẽ chịu trỏch nhiệm bồi thường nếu trong thời gian nộp chậm phớ mà xảy ra tổn thất.
Thống kờ BPKT (hoặc người được giao nhiệm vụ) cú trỏch nhiệm: -Vào sổ theo dừi phỏt sinh/ thực thu theo dừi cụng nợ từng khai thỏc viờn. -Nộp toàn bộ GCNBH đó cấp cú ghi rừ tờn KTV chịu trỏch nhiệm theo dừi quản lý cụng nợ (đối với ấn chỉ ụ tụ xe mỏy yờu cầu lập Bảng kờ cho từng KTV) về Phũng/ Bộ phận kế toỏn theo đỳng thời hạn quy định tại Quy chế quản lý húa đơn ấn chỉ của Cụng ty.
-Yờu cầu KTV nộp đầy đủ phớ bảo hiển đó thu của khỏch hàng trong thời hạn quy định.
-Đối với những trường hợp KTV đó thu PBH của khỏch hàng (lớn hơn 5 triệu đồng) mà khụng nộp đầy đủ theo quy định thỡ phải bỏo cỏo ngay với Trưởng BPKT.
-15 ngày một lần tiến hành đối chiếu và ký xỏc nhận tỡnh hỡnh cụng nợ PBH với KTV và bỏo cỏo với Trưởng BPKT chậm nhất vào đầu tuần tiếp theo.
-Đối chiếu xỏc nhận cụng nợ với KTV vào ngày 10 hàng thỏng chi tiết của từng khỏch hàng, từng đơn bảo hiểm và lập bỏo cỏo gửi về phũng kế toỏn đơn vị trước ngày 15 thỏng sau.
-Nộp toỏn bộ tiền PBH cho kế toỏn đơn vị trong vũng 5 ngày kể từ ngày KTV/ Đại lý bảo hiểm nộp tiền PBH. Trường hợp số phớ bảo hiểm lớn hơn 20 triệu đồng phải nộp ngay trong ngày. Trường hợp nộp chậm phớ bảo hiểm về hệ thống thống kờ, kế toỏn PJICO mà khụng cú lý do khỏch quan thống kờ BPKT (hoặc người được giao nhiệm vụ) sẽ chịu trỏch nhiệm bồi thường nếu trong thời gian nộp chậm phớ mà xảy ra tổn thất.
Trưởng BPKT cú trỏch nhiệm:
-Phõn cụng, giao trỏch nhiệm quản lý cụng nợ của từng khỏch hàng cho từng KTV. Khi KTV chuyển cụng tỏc phải lập biờn bản bàn giao phõn định rừ trỏch nhiệm cỏ nhõn trước khi đồng ý cho KTV chấm dứt Hợp đồng lao động.
-Hàng ngày kiểm tra giỏm sỏt KTV thuộc mỡnh quản lý đảm bảo cấp GCNBH tuõn thủ quy định về điều khoản thanh toỏn phớ bảo hiểm theo cỏc văn bản hướng dẫn bỏn hàng đối với từng nghiệp vụ hiện hành của Cụng ty.
-Hàng ngày kiểm tra, đụn đốc KTV và cỏn bộ thống kờ của BPKT thực hiện việc thu PBH của khỏch hàng và nộp PBH cho hệ thống kế toỏn của PJICO theo đỳng quy định.
-Ký xỏc nhận vào bản bỏo cỏo tỡnh hỡnh cụng nợ định kỳ (15 ngày một lần) của BPKT do cỏn bộ thống kờ bỏo cỏo. Cú biện phỏp xử lý kịp thời cỏc hiện tượng vi phạm quy định về quản lý cụng nợ của cụng ty.
- Ký xỏc nhận, kiểm tra đụn đốc thống kờ BPKT lập bỏo cỏo cụng nợ hàng thỏng đỳng quy định.
Cỏn bộ kế toỏn đơn vị được phõn cụng quản lý cụng nợ PBH cú trỏch nhiệm:
- Kiểm tra sự chớnh xỏc về số học của PBH, VAT, thời hạn nộp phỏt sinh khi nhận được phỏt sinh/ nộp tiền phớ bảo hiểm của thống kờ BPKT.
- Hạch toỏn ghi sổ theo dừi nếu đảm bảo đầy đủ cỏc điều kiện theo đỳng chế độ kế toỏn Nhà nước và quy định của PJICO.
- Phỏt hiện và bỏo cỏo kịp thời với TP/Trưởng bộ phận kế toỏn đơn vị về những trường hợp vi phạm.
- Đối chiếu xỏc nhận cụng nợ PBH với BPKT theo quy định hàng thỏng, quý, năm.
- Trưởng phũng kế toỏn/ trưởng bộ phận kế toỏn cú trỏch nhiệm tổng hợp tỡnh hỡnh cụng nợ hàng thỏng và bỏo cỏo kịp thời với thủ trưởng đơn vị. (BM.20-05 in ra từ chương trỡnh kế toỏn PIAS).
b. Đụn đốc, thu hồi cụng nợ phớ bảo hiểm
Đụn đốc, thu hồi cụng nợ phớ bảo hiểm của khỏch hàng (A)
Kết quả của quỏ trỡnh theo dừi, đối chiếu sẽ xỏc định được cụng nợ PBH của khỏch hàng và cỏc cỏn bộ cú liờn quan trong hệ thống PJICO cú trỏch nhiệm thực hiện việc đụn đốc, thu hồi cụng nợ PBH của khỏch hàng như sau:
(i)Thụng bỏo thu phớ bảo hiểm
- Khai thỏc viờn thuộc BPKT cú trỏch nhiệm:
+ Gửi thụng bỏo thu phớ (lần 1) cho khỏch hàng số phớ bảo hiểm phải trả trong kỳ trước thời hạn ghi trong hợp đồng 10 ngày.
+ Thu phớ của khỏch hàng trước khi cấp đơn bảo hiểm cho khỏch hàng đối với cỏc nghiệp vụ khụng cho nợ phớ bảo hiểm.
+ Gửi thụng bỏo thu phớ (lần 1) cho khỏch hàng số phớ bảo hiểm phải trả trong kỳ trước thời hạn ghi trong hợp đồng là 10 ngày.
+ Gửi thụng bỏo thu phớ (lần 2 và 3) cho khỏch hàng, mỗi lần cỏch nhau 7 ngày.
+ Bỏo cỏo trưởng BPKT xử lý, nếu khỏch hàng vẫn khụng trả PBH hoặc khụng cú văn bản xin gia hạn thời hạn thanh toỏn.
-Thống kờ BPKT cú trỏch nhiệm:
+ Hàng tuần, theo dừi và đụn đốc KTV về cỏc khỏch hàng cần phải thu PBH theo hợp đồng bảo hiểm đó ký kết với PJICO.
+ Bỏo cỏo với Trưởng BPKT về những trường hợp đó hết thời hạn trong thụng bỏo thu phớ lần 3 mà Thống kờ BPKT vẫn chưa nhận được PBH.
Ghi chỳ: Mẫu thụng bỏo thu phớ bảo hiểm theo quy định của từng NVBH.
(ii) Gia hạn nợ phớ bảo hiểm
Trờn cơ sở văn bản xin gia hạn thanh toỏn của khỏch hàng và đề nghị của Trưởng BPKT, Thủ trưởng đơn vị cú thể chấp thuận bằng văn bản cho nợ phớ thờm một thời gian nhưng tối đa chỉ cho chậm một lần, thời hạn chậm tối đa khụng quỏ 45 ngày so với quy định trong hợp đồng.
(iii) Đối trừ cụng nợ phớ bảo hiểm
-Trước khi thanh toỏn bồi thường thuộc phạm vi bảo hiểm cho khỏch hàng, BPKT cú trỏch nhiệm chủ trỡ đề xuất, kế toỏn và bồi thường phối hợp đối trừ cụng nợ PBH của khỏch hàng (nếu cú) trước khi thanh toỏn bồi thường.
-Những trường hợp đặc biệt khụng thực hiện đối trừ do Thủ trưởng đơn