Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý dự án đầu tư tại VNPT Lào Cai
4.2.1. Hồn thiện bộ máy quản lý
Như phân tích ở chương 3, bộ máy quản lý của VNPT Lào Cai đã dần hoàn thiện, tuy nhiên trong một số trường hợp bộ máy quản lý chưa phát huy được hết chức năng nên sự phối hợp giữa các phòng ban còn hạn chế. Do vậy, để cải thiện bộ máy quản lý, VNPT Lào Cai nên đánh giá chất lượng bộ máy quản lý theo định kỳ, tìm ra những điểm đã đạt được và những điểm hạn chế để đưa ra phương án khắc phục. Phát triển phương thức quản lý theo hướng chun mơn hố theo năng lực của từng cá nhân, theo từng địa bàn quản lý. Tránh việc chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ trong quá trình quản lý.
Chất lượng bộ máy quản lý được nâng cao hay khơng cịn nhờ vào trách nhiệm trong công việc của từng cá nhân. Mỗi cá nhân trong bộ máy phải hiểu rõ cơng việc, chức năng của mình. Có tinh thần trách nhiệm đối với các công việc được giao. Để làm được điều này, VNPT Lào Cai nên xây dựng các tiêu chí cụ thể đối với từng vị trí cơng việc. Thường xuyên kiểm tra chất lượng công việc của từng cá nhân để xem liệu họ đã phát huy được năng lực hay chưa, vị trí cơng việc này có thực sự phù hợp với nhân viên. Ngoài ra, VNPT Lào Cai cũng nên xem xét tới yếu tố như sự phù hợp của cá nhân trong tập thể, tránh trường hợp xảy ra xung đột cá nhân ảnh hưởng bởi bộ máy quản lý. Bên cạnh việc phân công nhiệm vụ, ban giám đốc VNPT Lào Cai nên có quy định về khen thưởng, động viên tinh thần làm việc của các cá nhân trong tập thể. Quy định, chính sách về khen thưởng nên chia theo các mức độ khác nhau và được cơng khai cụ thể để đảm bảo tính minh bạch, công bằng giữa các cá nhân. Tuy nhiên, VNPT Lào Cai cũng cần phải có biện pháp quyết liệt đối với trường hợp vi phạm, khơng làm trịn trách nhiệm, nghĩa vụ của mình trong cơng việc. Khi có sai phạm xảy ra cần phải xử lý triệt để các cá nhân có liên quan để tránh sự việc lặp lại.
Bên cạnh yếu tố cá nhân, sự hồn thiện của bộ máy quản lý cịn cần tới sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân và các phòng ban. Về cơ bản, sự hợp tác giữa các phòng ban tại VNPT Lào Cai là khá chặt chẽ. Tuy nhiên, trong một số khâu như kiểm tra sử dụng vốn, kiểm tra giấy tờ pháp lý còn gặp nhiều khó khăn do chưa có sự đồng bộ giữa các phòng ban. Do vậy, để nâng cao chất lượng bộ máy quản lý, VNPT Lào Cai nên đưa ra các giải pháp tăng sự gắn kết giữa các phịng ban. Phân định rõ nhiệm vụ trong cơng việc giữa các phòng ban. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, tạo ra sự phối hợp trong quá trình quản lý, tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm trong cơng việc. Ngồi ra, VNPT Lào Cai cũng nên tổ chức các chương trình giao lưu văn nghệ, thể thao giữa các phòng ban nhằm tạo cơ hội giao lưu giữa các phòng ban. Từ đó, tạo ra bộ máy hoạt động hiệu quả, đồn kết.
4.2.2. Nâng cao nhận thức về vai trị của quản lý dự án đầu tư
Thực tế, công tác quản lý dự án tại VNPT Lào Cai chưa được chú ý nhiều. Điều này dẫn tới chất lượng công tác quản lý dự án chưa đạt được hiệu quả cao. Để cải thiện tình trạng này ban giám đốc VNPT Lào Cai cần nâng cao nhận thức của nhân viên về công tác quản lý dự án thông qua các buổi nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Việc nâng cao nhận thức về công tác quản lý cần phải củng cố từ ban lãnh đạo cho tới nhân viên bao gồm cả những người thực hiện trực tiếp công tác quản lý và những người không tham gia quan lý dự án đầu tư. Mục đích của giải pháp này là để cho mọi thành viên trong VNPT Lào Cai hiểu rõ được vai trị của cơng tác quản lý trong hoạt động phát triển của đơn vị. Từ đó nâng cao trách nhiệm cũng như hiệu quả trong mọi công việc.
Để giải pháp này đạt hiệu quả, VNPT Lào Cai nên tập trung vào: (i) Việc nâng cao nhận thức vai trò quản lý dự án trong các hoạt động của đơn vị cần phải được củng cố từ Ban lãnh đạo VNPT Lào Cai. Họ phải là những người đi đầu trong hoạt động này, từ đó mọi nhân viên sẽ có trách nhiệm
hơn trong các hoạt động quản lý của đơn vị. (ii) Thường xuyên công bố các tài liệu nội bộ liên quan đến quản lý dự án tới các nhân viên, điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy họ có vai trị nhất định trong mọi hoạt động quản lý. Hơn nữa, ban giám đốc nên tham khảo ý kiến của nhân viên về các tài liệu này. Đây cũng là một cách nâng cao chất lượng quản lý các dự án đầu tư của VNPT Lào Cai. (iii) Tăng cường thảo luận, trao đổi về các dự án, hoạt động quản lý các dự án giữa ban giám đốc và các phịng ban. Chú trọng cơng tác kiểm tra nội bộ để nhanh chóng phát hiện ra các sai phạm, vướng mắc, khó khăn của nhân viên trong q trình quản lý. Lấy đó làm căn cứ để chỉnh sửa, bổ sung nếu cần thiết và rút kinh nghiệm cho các hoạt động quản lý sau này. (iv) Nhân viên sẽ phát huy năng lực vốn có, nỗ lực trong cơng việc nếu họ được làm công việc phù hợp với năng lực. Do vậy, ban lãnh đạo của VNPT Lào Cai cần thường xuyên rà sốt chất lượng cơng việc của nhân viên. Phân bổ công việc phù hợp cho nhân viên có đủ năng lực, trình độ chun mơn. Nếu thực hiện được điều này, nhân viên sẽ đề cao trách nhiệm của mình trong khi thực hiện nhiệm vụ.
4.2.3. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ
Nhân viên, cán bộ quản lý được coi là yếu tố then chốt trong mọi hoạt động của cơng ty nói chung và hoạt động quản lý dự án đầu tư nói riêng. Qua phân tích thực trạng có thể thấy, trình độ chun mơn của nhân viên quản lý tại VNPT Lào Cai chưa cao, đặc biệt là cán bộ thực hiện công tác thẩm định, đánh giá dự án trước. Điều này dẫn tới những hệ lụy về sau, ảnh hưởng tiêu cực tới tổng thể của dự án. Do đó, để nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, trước hết, VNPT Lào Cai cần phân tích đánh giá thực trạng chất lượng đội ngũ cán bộ. Việc đánh giá nên tập trung vào từng khâu riêng trong công tác quản lý. Căn cứ vào kết quả đánh giá, phân tích, VNPT Lào Cai đưa ra những giải pháp nâng cao năng lực riêng cho từng nhóm cán bộ theo chức năng, nhiệm vụ, năng lực. Mọi giải pháp đưa ra phải đảm bảo phù hợp với thực tế hoạt động của các dự án đầu tư. Cụ thể:
Ban lãnh đạo VNPT Lào cai là những người có chun mơn cao, dày dặn kinh nghiệm thực tế trong mọi hoạt động quản lý dự án. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của nguồn cầu, số lượng dự án cũng tăng cao. Điều này đồng nghĩa với việc, công tác quản lý dự án đầu tư sẽ có nhiều vấn đề phức tạp hơn trước. Do đó, ban lãnh đạo VNPT Lào Cai nên thường xuyên cập nhật tình hình quản lý dự án đầu tư qua các báo cáo của ban quản lý, trực tiếp đánh giá thực trạng quản lý trên thực tế nhằm nâng cao trách nhiệm của các cán bộ. Ngoài ra, ban giám đốc VNPT Lào Cai cũng nên thường xuyên trao đổi với các công ty liên ngành để học hỏi kinh nghiệm cũng như rút ra những bài học trong cơng tác quản lý bộ máy nói chung và quản lý dự án đầu tư nói riêng.
Về cơng tác thẩm định, đánh giá, VNPT Lào Cai nên phối hợp với các tổ chức có chun mơn cao trong việc thẩm định các dự án, thẩm định vốn để phối hợp nâng cao năng lực thẩm định, đánh giá cho đội ngũ cán bộ. Đưa ra những tiêu chuẩn riêng đối với cán bộ thực hiện cơng tác này, vì họ là những người xây dựng bước tiền đề cho dự án. Chú trọng nâng cao năng lực đánh giá, lựa chọn các nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng nhằm giảm thiểu tình trạng dự án bị chậm tiến độ do gặp vướng mắc với nhà thầu, đơn vị phối hợp thi cơng. Bên cạnh đó, VNPT Lào Cai cần kiên quyết xử phạt các đối tượng có hành vi thơng đồng với nhà thầu, đơn vị hợp tác để đánh giá thẩm định năng lực.
Về công tác quản lý, giám sát thực hiện dự án, VNPT Lào Cai nên chú trọng nâng cao vai trò trách nhiệm của các cá nhân trong việc kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt sử dụng trong cơng trình, hoạt động sử dụng vốn của các chủ dự án. Đây là hoạt động quan trọng để đánh giá hiệu quả của các dự án, là căn cứ thẩm định dự án trước khi đưa vào sử dụng. Do vậy, nâng cao năng lực quản lý, giám sát thực hiện dự án của cán bộ nên tập trung nâng cao cả trình độ chun mơn và kinh nghiệm thực tiễn.
Bên cạnh việc nâng cao năng lực trình độ thì việc nâng cao về nhận thức và tư cách đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ cũng khơng kém phần quan trọng. Thực tế, có nhiều nhân viên chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, vẫn có những trường hợp có yếu tố cá nhân quá trình thẩm định, đánh giá năng lực, lựa chọn nhà thầu. Để chấm dứt tình trạng này, đầu tiên VNPT Lào Cai cần thường xuyên giáo dục về trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp, kỷ luật trong công việc cho các cán bộ tham gia vào công tác quản lý dự án. Lồng ghép tuyên truyền giáo dục, trách nhiệm vào các chương trình sinh hoạt của đơn vị. Thứ hai, xử lý triệt để những cá nhân, nhóm có hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình thẩm định, giám sát thực hiện dự án. Giải pháp này giúp nhân viên trong VNPT Lào Cai có ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
4.2.4. Triển khai ứng dụng cơng nghệ trong q trình quản lý dự án đầu tư
Hiện nay VNPT Lào Cai mới chỉ ứng dụng công nghệ trong việc lưu trữ hồ sơ dự án chứ chưa áp dụng công nghệ trong các khâu quản lý dự án đầu tư như thẩm định, đánh giá. Hạn chế này khiến cho hiệu quả của công tác quản lý dự án đầu tư khơng cao, thậm chí nhiều trường hợp có sai sót lớn ảnh hưởng tới tổng thể cả dự án. Do vậy các giải pháp ứng dụng công nghệ trong quản lý dự án đầu tư là vô cùng cấp thiết.
Trước hết, VNPT Lào Cai nên thực hiện xây dựng bộ số liệu về các dự án đã từng quản lý cho tới nay. Trong đó cần mơ tả chi tiết lượng vốn, kết quả đánh giá theo từng giai đoạn, kết quả thẩm định trước và sau sử dụng. Bộ số liệu này sẽ hữu ích trong việc đánh giá các chủ dự án đã từng thực hiện dưới dự quản lý của VNPT Lào Cai. Hơn nữa, dựa vào bộ số liệu này, VNPT Lào Cai cũng có thể đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý dự án đầu tư, từ đó rút kinh nghiệm cho hoạt động quản lý trong tương lai.
Thứ hai, công tác thẩm định quyết định phần lớn liệu dự án có được cấp vốn thực hiện hay không. Để đảm bảo công tác thẩm định đạt hiệu quả cao, phản ánh đúng thực trạng của dự án thì việc sử dụng các phầm mềm cơng nghệ trong quá trình đánh giá là vơ cùng quan trọng. Việc ứng dụng này không chỉ giảm thiểu sự sai sót mà cịn tiết kiệm được chi phí th nhân cơng.
Thứ ba, cơng tác đánh giá chất lượng trang thiết bị, dự án cơng trình. Phần lớn các dự án hiện nay đánh giá chất lượng qua các lần sử dụng thử. Phương pháp này cũng phản ánh khá tốt chất lượng của dự án nhưng có một số lỗi khơng thể phát hiện ngay lập tức mà cần sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, để đánh giá chính xác chất lượng cơng trình, thiết bị sử dụng trong cơng trình, VNPT Lào Cai nên đầu tư trang thiết bị máy móc kiểm tra cao cấp để phát hiện nhanh chóng sai sót. Điều này khơng chỉ tiết kiệm chi phí sửa chữa trong tương lai mà cịn nâng cao uy tín của VNPT Lào Cai trong thị trường.