5. Kết cấu của luận văn
1.2.5. Tổ chức thông tin quản lý kiểm toán
Việc tổ chức quản lý thông tin kiểm toán được hiểu là tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông qua việc tổ chức thu thập thông tin kiểm toán, phân tích và đánh giá thông tin, tổng hợp thông tin kiểm toán, bảo quản lưu giữ hồ sơ, thông tin kiểm toán...
* Tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin kiểm toán
Để phục vụ tốt cho công tác kiểm toán NSĐP, cần phải có đầy đủ dữ liệu liên quan đến những nội dung, đối tượng, phạm vi kiểm toán, vì vậy cần phải xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin kiểm toán đầy đủ để có thể tra cứu, tổng hợp, phân tích đưa ra mục tiêu, tiêu chí kiểm toán được tốt hơn. KTNN đã xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu về các đầu mối được kiểm toán, phần mềm được xây dựng đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nội dung cơ sở dữ liệu theo bộ chỉ tiêu và đã có cơ sở dữ liệu ban đầu, phân cấp rõ ràng, bảo mật, dễ sử dụng, phù hợp với đặc thù của ngành, có hệ thống liên kết toàn ngành. Tất cả KTNN khu vực đều nhập cơ sở dữ liệu ban đầu. Xây dựng quy chế quy định quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu.
Tổ chức triển khai thực hiện cập nhật thông tin: yêu cầu KTNN khu vực thực hiện cập nhật ban đầu, cập nhật hàng năm bộ chỉ tiêu thông tin vào cơ sở dữ liệu về đầu mối được kiểm toán cho tất cả các đầu mối thuộc phạm vi kiểm toán được phân công.
Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu đối với KTNN là nhiệm vụ rất quan trọng, cần phải Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu kiểm toán là công việc quan trọng chuẩn bị kiểm toán luôn đặt việc xây dựng cơ sở dữ liệu làm nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
* Tổ chức thu thập, xử lý thông tin
Việc tổ chức thu thập, xử lý thông tin tại KTNN khu vực giao cho Phòng tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp cơ sở dữ liệu về các địa phương, về các đơn vị được kiểm toán.
Thông tin kiểm toán được thu thập bằng nhiều cách như qua các phương tiện thông tin đại chúng, các cơ quan thống kê, quản lý ngân sách, gửi văn bản yêu cầu các đơn vị cung cấp tài liệu, số liệu quyết toán ngân sách hàng năm gửi về KTNN khu vực, làm căn cứ để KTNN khu vực phân tích số liệu và lập kế hoạch kiểm toán.
Phòng tổng hợp, tổ khảo sát tiến hành nghiên cứu, phân tích và tổng hợp thông tin thu thập được, trên cơ sở đó đưa ra các nội dung kiểm toán cụ thể tham mưu cho lãnh đạo.
Trong quá trình thực hiện các kiểm toán viên hàng ngày phải gửi nhật ký trình qua tổ trưởng duyệt để gửi về KTNN qua phần mềm ứng dụng. Việc thực hiện gửi báo cáo định kỳ theo quy định của KTNN của KTNN khu vực giúp thông tin kiểm toán được cập nhật liên tục.
Thông tin quản lý kiểm toán được tổ chức và quản lý một cách chặt chẽ, theo quy trình thống nhất. KTNN phải thường xuyên cập nhật các thông tin mới nhất về tình hình kinh tế XH, tình hình sử dụng ngân sách của các địa phương, đơn vị, được lưu trữ tổng hợp thường xuyên và có hệ thống. Thông tin quản lý kiểm toán giúp cho người quản lý chỉ đạo, điều hành được thông suốt trong cả quá trình kiểm toán (trước, trong và sau khi kết thúc kiểm toán). Thông tin kiểm toán còn được quản lý lưu trữ dưới dạng các báo cáo, văn bản, hồ sơ kiểm toán. Từ năm 2014, thực hiện hiện đại hóa thông tin quản lý, KTNN triển khai áp dụng quản lý thông tin kiểm toán trên phần mềm ứng dụng quản lý kết quả kiểm toán.
* Tổ chức sử dụng, lưu trữ thông tin
Khi hoàn thành công việc hay kết thúc đợt kiểm toán, phải tổ chức tập hợp hồ sơ kiểm toán để lưu trữ, quản lý toàn bộ giấy tờ tài liệu theo quy định được thu
thập trong quá trình kiểm toán. Các hồ sơ kiểm toán phải có nơi lưu trữ, quản lý, hồ sơ lưu trữ là cơ sở để giải quyết những tranh chấp mâu thuẫn với khách thể và là cơ sở để đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán. Hiệu quả hoạt động của KTNN tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ, cũng như giao nộp vào lưu trữ là một trong những nội dung công việc quy định của KTNN. Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hồ sơ kiểm toán.
* Tổ chức báo cáo và lưu trữ hồ sơ kiểm toán
Sau khi thực hiện kết thúc kiểm toán, tổ trưởng chịu trách nhiệm tổ chức tổng hợp và báo cáo của tổ, trưởng đoàn kiểm toán tổ chức tổng hợp lập báo cáo của đoàn theo quy định. phân công giao nhiệm vụ cho các KTV theo từng nhóm kiểm toán rà soát, sắp sếp lưu trữ hồ sơ theo từng tổ, có đánh số theo thứ tự, đóng tài liệu thành tập để chuẩn bị lưu hồ sơ chung hồ sơ của đoàn kiểm toán, sắp sếp lưu trữ hồ sơ theo quy định để giao nộp hồ sơ cho phòng tổng hợp lưu hồ sơ để của đoàn kiểm toán, chậm nhất 01 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán lập mục lục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành (khu vực). Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp. Chậm nhất 24 tháng kể từ ngày 31 tháng 12 năm phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tại đơn vị theo quy định, hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán Nhà nước khu vực được nộp vào lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước khu vực (do Văn phòng Kiểm toán Nhà nước khu vực quản lý).
Hồ sơ kiểm toán được bảo quản đầy đủ, an toàn, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng. Hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ do Phòng Tổng hợp và Văn phòng Kiểm toán Nhà nước khu vực trực tiếp quản lý.