5. Kết cấu của luận văn
4.2.5. Hoàn thiện tổ chức thông tin quản lý kiểm toán
* Tích cực xây dựng cơ sở dữ liệu kiểm toán đầy đủ, rõ ràng
Một là, xây dựng quy trình thông tin quản lý kiểm toán áp dụng thống nhất trong ngành. Thông tin quản lý kiểm toán phải được áp dụng cụ thể trong các khâu quản lý trước, trong và sau khi thực hiện kiểm toán, thông tin quản lý kiểm toán phải đảm bảo được tính đầy đủ, kịp thời hiệu quả, đảm bảo các thông tin quản lý đến với lãnh đạo được thông suốt và kịp thời để chỉ đạo, điều hành trong suốt quá trình trước, trong và sau khi tổ chức thực hiện kiểm toán.
Hai là, quy định đầy đủ, rõ ràng, chặt chẽ trong tất cả các khâu, đặc biệt là ngay từ khi phát sinh hồ sơ, Các bằng chứng kiểm toán cần có tiêu chí sắp xếp bảo quản rõ ràng, hồ sơ kiểm toán phải được lưu trữ đầy đủ theo quy định. Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu kiểm toán cần theo những quy định cụ thể, thu thập từ những nguồn thông tin nào? Ai là người thu thập? Người thu thập, xử lý thông tin kiểm toán cần được đào tạo bồi dưỡng thêm về kỹ năng để thực hiện tốt công tác thu thập và xử lý thông tin, hình thành cơ sở dữ liệu kiểm toán mang tính chính xác cao.
Ba là, bố trí nhân sự trong thực hiện tổ chức và quản lý hồ sơ kiểm toán hợp lý, sát với yêu cầu nhiệm vụ. Tại phòng Tổng hợp: cần có người có đủ kiến thức, kinh nghiệm để soát xét chất lượng hồ sơ, mẫu biểu ngay từ khi phát sinh trong quá trình thực hiện kiểm toán và khi tiếp nhận hồ sơ lưu trữ. Tại Văn phòng KTNN khu vực: Cần bố trí công chức có nghiệp vụ lưu trữ để tiếp nhận, phân loại và bảo quản, quản lý theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành KTNN.
* Đầu tư cơ sở vật chất, khoa học công nghệ
Thứ nhất, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tổ chức thông tin quản lý kiểm toán, áp dụng công nghệ quản lý hồ sơ kiểm toán hiện đại. Nghiên cứu áp dụng công nghệ quản lý hồ sơ tiên tiến trên thế giới, xây dựng phần
mềm áp dụng công nghệ tin học trên mạng diện rộng, thống nhất trong công tác cập nhật thông tin cập nhật các thông tin cần thiết theo từng danh mục hồ sơ.
Thứ hai, bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức và quản lý hồ sơ kiểm toán đầy đủ, đáp ứng theo yêu cầu quản lý. Đơn vị phải có hệ thống kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu về diện tích, phòng chống cháy, nổ và đảm bảo các điều kiện an toàn, bảo mật các tài liệu, Có đầy đủ trang, thiết bị cần thiết (máy tính, vật mang tin, giá đựng tài liệu, cặp, hộp ...) đủ qui cách để lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu kiểm toán.