Để hoàn thiện khả năng quản lý trong điều kiện kinh tế thị trƣờng hiện nay, các nhà quản lý của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Ninh Bình cần trau dồi một số kỹ năng cơ bản sau nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động quản trị nhân lực.
- Cập nhật kiến thức về quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn. Công việc quản lý không hề dễ dàng khiến cho vai trò của nhà quản lý trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một nhà quản lý giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trƣờng có ảnh hƣởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản lý nhân sự.
Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản lý phải có những bí quyết riêng. Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba bí quyết đơn giản nhƣng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc
của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thoả mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu nhƣ họ biết bạn muốn họ làm cái gì, họ đƣợc khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhƣng nhân cách của họ cũng phải đƣợc tôn trọng. Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thẳng và dễ đạt đƣợc thành công.
-Xác định đúng mục tiêu người lao động. Đây là bƣớclà nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu không rõ ràng, thì không thể đánh giá đƣợc thành quả công việc của nhân viên. Trong hầu hết các cơ quan nhà nƣớc, CBCC và lãnh đạo có hai mục tiêu khác biệt nhau. Nếu nhƣ ban lãnh đạo và CBCC không thông tin cho nhau để tìm ra một số mục tiêu chung mà hai bên đều nhất trí, thì sẽ chẳng có bên nào thoả mãn, thậm chí lại gây phiền toái cho nhau.
Để tránh cho CCVC có thái độ tiêu cực, nhà quản trị phải xác định đƣợc mục tiêu rõ ràng. Các nhà quản trị nhân sự khôn khéo nên cho nhân viên biết ngay từ đầu là họ phải làm cái gì và không quên thƣờng xuyên nhắc lại những mục tiêu chung đó. Khen ngợi hợp lý, đúng lúc. Nhà quản trị nhân sự khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần cơ bản:
Khen ngay lập tức - luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm tốt.
Đừng để dành lời khen đó.
Khen cụ thể - ai cũng muốn đƣợc đối xử tốt nhƣng ngƣời ta cảm
thấy thích nhất khi đƣợc nói chính xác là đã làm tốt cái gì.
Chia sẻ tình cảm - hãy phát biểu cảm nhận của mình – không phải
là những gì bạn nghĩ mà là những gì bạn cảm thấy. Tình cảm là yếu tố thân mật hơn những ý nghĩ trong mối quan hệ con ngƣời.
Quan trọng là hãy nhớ khen ngợi nhân viên ngay lúc đầu, khi mà họ bắt đầu hiểu và thực hiện đƣợc gần đúng công việc. Đừng chờ đến khi nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Những việc làm gần đúng sẽ tạo nên một việc làm thật đúng. Ngoài ra, đừng bao giờ khiển trách hoặc phạt nhân viên khi họ đang tìm tòi, học hỏi cách làm tốt công việc. Khiển trách họ vào lúc đó sẽ làm cho họ chán nản muốn trả đũa và thậm chí làm họ muốn thoát lui.
- Khiển trách hợp lý, đúng lúc: Nhà quản lý nhân lực giỏi là sửa chữa những điều sai trái của nhân viên để tạo nên những kết quả tích cực. Có bốn quy tắc để khiển trách hiệu quả:
Khiển trách ngay: khiển trách ngay khi nhân viên làm sai. Đừng gom các lời khiển trách đó lại rồi “làm một lƣợt”. Nếu không thì khi khiển trách nhân viên chính bạn có thể sẽ nổi khùng.
Khiển trách cụ thể: đừng nói chung chung “Anh làm tôi muốn khùng lên…” và khi ngƣời bị khiển trách hỏi tại sao thì nhà quản trị nhân sự giỏi luôn nói rõ nguyên nhân để họ có thể sửa đổi.
Chia sẻ tình cảm: một khi bạn đã giải thích ngƣời ta làm sai cái gì thì hãy giải thích bạn cảm thấy thế nào về điều đó - giận, khó chịu, thất vọng hay một cảm giác khác.
Nói cho ngƣời ta biết họ tốt thế nào: giai đoạn cuối có lẽ quan trọng nhất. Hãy chấm dứt lời khiển trách bằng cách nói với nhân viên rằng thái độ mà bạn đang phê phán không phải là thái độ mà bạn thƣờng thấy ở họ và lại càng không phải thái độ mà bạn mong muốn trong tƣơng lai. Hành vi sai trái đó chỉ là hiện tƣợng nhất thời. Về bản chất, họ là những nhân viên tốt. Có nhƣ thế, bạn mới có thể hƣớng sự chú ý của ngƣời bị khiển trách vào những điều họ đã làm sai, chứ không chú ý vào cách bạn đã đối xử với ngƣời đó nhƣ thế nào.
Trong quá trình công tác, chắc hẳn không có một cấp quản trị nào lại đều thuận buồm xuôi gió chèo lái nhân viên của mình trong sóng biển yên lặng. Mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau, mâu thuẫn giữa các nhân viên với cấp quản trị, mâu thuẫn giữa nhân viên với chính sách của công ty,.. có thể thƣờng xuyên xuất hiện.
Nhà quản trị phải khôn ngoan, khéo léo giải quyết những vấn đề một cách khoa học nhƣng nên uyển chuyển, tránh để xảy ra những cuộc xô xát, đình công hay bãi công. Và tốt nhất vẫn là nhà quản trị biết giao tế nhân sự giỏi, biết thu phục và biết động viên nhân viên để họ làm việc một cách hăng hái, đƣa Công ty đến đỉnh thành công.
- Có kỹ năng hãy thuyết phục: Thuyết phục có sức mạnh lớn hơn nhiều mệnh lệnh. Điều này cũng giống nhƣ ngòi bút mạnh hơn lƣỡi gƣơm vậy. Ngƣời quản lý sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn khi biết cách thuyết phục nhân viên của mình bằng các luận điểm hợp lẽ chứ không phải bằng các mệnh lệnh cứng nhắc. Mặc dù tính kỷ luật là điều cần thiết song thuyết phục sẽ tạo ra tinh thần phấn khích, động lực làm việc chủ động và sáng tạo. Trong khi đó, mệnh lệnh sẽ nhanh chóng tiêu diệt chất lƣợng của công việc. Một khi đã bị thuyết phục, ngƣời lao động sẽ tự có động lực tốt nhất để thực hiện công việc. Ngƣời quản lý sẽ đạt đƣợc mục tiêu một cách yên lặng, nhẹ nhàng và tốn ít sức nhất.
- Quản lý theo định hƣớng con ngƣời và minh bạch: Quản lý theo định hƣớng con ngƣời sẽ giúp cho nhân viên tối ƣu hóa đƣợc khả năng nếu nhà quản lý biết tạo ra chế độ tƣởng thƣởng cho sự sáng tạo và dám chấp nhận rủi ro (có tính toán). Kiểu quản lý này chú trọng đến tâm lý nhân viên, thông cảm với nhu cầu của họ, cân nhắc giữa việc xây dựng phát triển đội ngũ nhân viên sao cho nhu cầu của họ thống nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Quản lý một cách minh bạch có nghĩa là ngƣời lãnh đạo chia sẻ với nhân viên những thông tin về hƣớng phát triển, tình hình thực tế cũng nhƣ những thách thức và cơ hội mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Bằng cách truyền đạt công khai, những quyết định của doanh nghiệp sẽ đƣợc sự đồng tình và ủng hộ của nhân viên. Nhân viên cần hiểu trách nhiệm, quyền lợi của mình cũng nhƣ biết rõ những mục tiêu mà mình phải đạt đƣợc cùng với doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải xây dựng và công bố những tiêu chuẩn đánh giá công việc một cách rõ ràng để mọi ngƣời yên tâm phát huy sự sáng tạo mà không sợ bị tranh công hay trù dập. Phát huy đƣợc sự sáng tạo trong nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao đƣợc khả năng cạnh tranh.