Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp công việc của đơn vị. Để có thể tuyển được đúng người đúng việc, trước hết DN phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người. Thông qua việc phân tích công việc xác định số lượng NV cần tuyển với tiêu chuẩn như thế nào. Việc áp dụng kỹ năng tuyển dụng như trắc nghiệm và phỏng vấn giúp tìm được ứng cử viên tốt nhất như yêu cầu.
Việc đảm bảo chất lượng lao động cho yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức thường phải căn cứ trên các yếu tố sau:
Kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức
Thực trạng sử dụng nhân sự của tổ chức trong hiện tại Các nhu cầu công việc cần tuyển thêm người
Nội dung chính của nhóm chức năng thu hút NNL gồm: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, công tác tuyển dụng nhân viên
1.2.1.1. Dự báo và hoạch định nguồn nhân lực.
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nguyên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
Quá trình hoạch định NNL cần được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của DN.
Quá trình hoạch định NNL được thực hiện theo 7 bước:
Bước 1: Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển, kinh doanh cho doanh nghiệp.
Bước 2: Phân tích hiện trạng quản trị NNL trong doanh nghiệp, đề ra chiến lược nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển, kinh doanh.
Bước 3: Dự báo khối lượng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
Bước 4: Dự báo nhu cầu NNL (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu NNL (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu NNL, khả năng điều chỉnh và đề ra chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho DN thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng NNL.
Bước 6: Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình QTNNL của doanh nghiệp trong bước 5.
Bước 7: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
Hình 1.1 Quá trình hoạch định nguồn nhân lực
1.2.1.2. Phân tích công việc.
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức
nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc giúp cho tổ chức xây dựng được các văn bản làm rõ bản chất công việc như: bản mô tả công việc, bản xác định yêu cầu công việc của người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các văn bản này là công cụ đắc lực của quản lý nhân lực trong tổ chức (Sơ đồ 1.2).
Hình 1.2 Lợi ích của Phân tích công việc
(Nguồn: Trần Kim Dung 2011)
Mục đích của phân tích công việc:
Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Điều kiện để tiến hành công việc.
Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc. Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó. Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở các sơ đồ tổ chức Bước 3: Chọn lựa các phần việc then chốt để thực hiện phân tích công việc
Bước 4: Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc như phỏng vấn, sử dụng bảng câu hỏi, quan sát tại nơi làm việc, sử dụng nhật ký ngày làm việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
1.2.1.3. Công tác tuyển dụng.
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút những người có đủ năng lực từ nhiều nguồn khác nhau, tình nguyện ứng tuyển vào làm việc cho tổ chức.
Mục tiêu tuyển dụng: Tuyển dụng lao động là một qúa trình thu hút, nghiên
cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức. Mục đích của một cuộc tuyển dụng là rất rõ ràng: trong số những người tham gia dự tuyển, doanh nghiệp sẽ tìm chọn một hoặc một số người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của các vị trí cần tuyển. Nguồn tuyển dụng:
Nguồn nội bộ: là tuyển các nhân viên đang làm việc tại công ty sang vị trí khác, công việc khác.
Nguồn bên ngoài: là nguồn lao động ở thị trường bên ngoài.
Phương pháp tuyển dụng: Doanh nghiệp có thể thu hút ứng viên từ bên ngoài thông qua các phương pháp như quảng cáo, trung tâm dịch vụ việc làm, sàn giao dịch, internet, tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng, trung cấp và từ hình thức khác như theo giới thiệu của chính quyền, bạn bè, người thân, do ứng viên tự đến xin việc làm...
Nội dung và trình tự của quá trình tuyển dụng:
Quá trình tuyển chọn là một quy trình bao gồm nhiều bước, mà mỗi bước được coi như một rào chắn nhằm loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn đi vào các bước tiếp theo. Số lượng các bước trong quá trình tuyển chọn không phải cố định mà tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc hay tầm quan trọng của chức
danh công việc cần tuyển. Mỗi công ty người ta có thể áp dụng quy trình tuyển chọn khác nhau, song thường được tiến hành theo trình tự sau:
Hình 1.3 Trình tự của quá trình tuyển dụng nhân viên
(Nguồn: Trần Kim Dung 2011)
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng bao gồm thành lập hội đồng tuyển dụng. Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng. Kế đến là xác định tiêu chuẩn tuyển chọn ứng cử viên.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng: Có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức tuyển dụng thông qua quảng cáo trên báo, đài, tivi, trung tâm giới thiệu việc làm.
Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ: Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi nhận các thông tin chủ yếu về ứng cử viên như trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm, điểm mạnh, điểm yếu cũng như nguyện vọng và trình trạng sức khỏe của ứng cử viên nhằm loại bớt ứng cử viên không đạt chuẩn
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ: Thường kéo dài từ 5 đến 10 phút, nhằm loại bỏ ngay những ứng cử viên không đạt tiêu chuẩn, yếu kém mà trong quá trình nguyên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm: Đánh giá năng lực chuyên môn, kỹ năng cá nhân, đặc điểm tâm lý của ứng viên để chọn được những ứng viên xuất sắc nhất.
Bước 6: Phỏng vấn lần hai: Được áp dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về phương diện như kinh nghiệm, trình độ, tính cách, tính khí, khả năng hòa đồng, phẩm chất cũng như yêu cầu của tổ chức DN.
Bước 7: Xác minh, điều tra. Bước 8: Khám sức khỏe.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng.