5. Bố cục luận văn
3.3.1. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN huyện Ba Bể
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Ba Bể hiện nay được xây dựng trên cơ sở quy trình giao dịch một cửa theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Tổng Giám đốc KBNN ban hành quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN.
Hình 3.3: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ chi thường xuyên NSNN qua Kho bạc Nhà nước Ba Bể
(Nguồn: KBNN huyện Ba bể)
* Các bước thực hiện trong quy trình như sau: gồm 7 bước
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Đơn vị sử dụng NSNN gửi hồ sơ, chứng từ chi thường xuyên cho kế toán viên. Kế toán viên tiếp nhận kiểm tra và phân loại hồ sơ.
Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm các đề nghị tạm ứng tiền mặt, thanh toán tiền lương, tiền công, chi hành chính, trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định, kế toán viên tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay trong ngày làm việc. Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên 1 ngày như các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ, các
khoản chi có tính chất phức tạp, khi hồ sơ đầy đủ theo quy định, kế toán viên tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, kế toán viên lập 2 phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao 1 liên phiếu giao nhận hồ sơ cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
- Bước 2: Kiểm soát chi
Kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ theo quy định, kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu thấy hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, kế toán viên thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền. Nếu số dư tài khoản của đơn vị không đủ, hoặc khoản chi không đủ điều kiện chi theo chế độ quy định như sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức, chi không đúng đối tượng, dự toán được duyệt; kế toán viên lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi đơn vị giao dịch.
- Bước 3: Kế toán trưởng hoặc ủy quyền kế toán trưởng ký chứng từ Kế toán viên trình kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán. Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ, nếu đủ điều kiện sẽ ký duyệt trên máy và trên chứng từ giấy, sau đó hồ sơ, chứng từ được chuyển tới Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
- Bước 4: Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký
Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký duyệt trên hệ thống máy tính điện tử và duyệt trên chứng từ giấy. Chứng từ sau khi đã được Giám đốc ký duyệt được chuyển cho kế toán viên theo dõi. Trường hợp Giám đốc hoặc người được uỷ quyền không đồng ý thanh toán thì chuyển trả hồ sơ cho kế toán viên để lập thông báo từ chối.
- Bước 5 :Thực hiện thanh toán
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán viên thực hiện tách các liên chứng từ kiểm soát chi và trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp không lĩnh tiền mặt.
- Bước 6: Trả tài liệu chứng từ cho khách hàng
Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, kế toán viên chuyển các liên chứng từ cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
- Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ
Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt về ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND; số tiền bằng số và bằng chữ; kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán chuyển sang với thông tin trên chứng từ và tiến hành các nghiệp vụ thanh toán tiền mặt cho khách hàng. Sau đó, thủ quỹ trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng và các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường nội bộ.
Việc kiểm soát chi thường xuyên được thực hiện theo quy trình một cửa. Các đơn vị sử dụng NSNN tới giao dịch tập trung tại một đầu mối là các kế toán viên và nhận kết quả từ chính kế toán viên đó. Nhờ vậy mà kế toán viên chủ động và có trách nhiệm hơn trong quá trình tiếp nhận, luân chuyển, kiểm soát, thanh toán hồ sơ, chứng từ đảm bảo trả kết quả cho đơn vị theo đúng thời hạn ghi trên giấy hẹn, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hồ sơ, chứng từ. Đơn vị sử dụng NSNN cũng thuận lợi hơn khi tới KBNN giao dịch.
Việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa đối với khách hàng trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN là hoàn toàn phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của KBNN Ba Bể trong giai đoạn hiện nay. Với số lượng chứng từ rất lớn đòi hỏi cán bộ phải xử lý kịp thời với nhiều thao tác ở một cán bộ kiểm soát chi từ khi tiếp nhận hồ sơ đến hoàn trả kết quả cuối cùng với những kinh nghiệm và kỹ năng quen thuộc của cán bộ đơn vị thụ hưởng Ngân sách và cán bộ KBNN Ba Bể thì việc giao dịch, việc xử lý thanh toán được kịp thời. Đặc
biệt việc áp dụng công nghệ thông tin như chương trình Tabmis, các chương trình ứng dụng trong nghiệp vụ kế toán, báo cáo tạo thành biện pháp đồng bộ nâng cao chất lượng và thời gian giải quyết công việc.
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Ba Bể được công khai tại quầy giao dịch, thủ tục đơn giản, đúng chế độ, đáp ứng về mặt thời gian và thuận tiện cho các đơn vị tới giao dịch.
Tuy nhiên, quy trình kiểm soát chi thường xuyên thực hiện theo cơ chế một cửa cũng phát sinh một số khó khăn:
Thứ nhất, số đơn vị tới KBNN giao dịch trong những ngày trọng điểm như chi lương rất đông, trong khi các đơn vị thực hiện rút lương bằng tiền mặt vẫn còn khá nhiều, dẫn đến tình trạng nhiều đơn vị phải chờ đợi lâu, vừa tạo tâm lý không thoải mái cho đơn vị, vừa tạo áp lực cho kế toán viên thực hiện kiểm soát chi khi phải đáp ứng nhu cầu của nhiều đơn vị cùng một lúc.
Thứ hai, thực tế thì nhiều đơn vị sau khi gửi hồ sơ, chứng từ tới KBNN, đã có phiếu giao nhận hồ sơ nhưng không tới KBNN lấy để nhận kết quả đúng hẹn nên lượng chứng từ tồn đọng tại KBNN khá lớn, KBNN phải thêm chi phí, thời gian để lưu trữ, bảo quản chứng từ trả lại đơn vị khi đơn vị tới lấy kết quả sau này.
Thứ ba, quy định về việc kế toán viên phải lập phiếu giao nhận hồ sơ mỗi khi có đơn vị tới KBNN giao dịch đã làm phát sinh thêm công việc cho kế toán viên và tương đối mất thời gian, đặc biệt khi nhiều đơn vị tới KBNN giao dịch cùng một lúc.