5. Bố cục luận văn
4.2.1. Kiểm soát chặt chẽ trong thực hiện quy trình nghiệp vụ KSC đồng
kiên quyết xử lý nghiêm những vi phạm về quy trình
Phân tích mức độ rủi ro tác nghiệp của từng khoản chi và phân loại các khoản chi thường xuyên theo mức độ rủi ro nhằm xây dựng kế hoạch tăng cường kiểm soát các khoản chi NSNN có mức độ rủi ro cao, đồng thời có cơ chế kiểm soát cho phù hợp với từng loại. Với nguồn lực có hạn nên KBNN cần phải
chuyển từ cơ chế KSC toàn bộ các khoản chi NSNN sang kiểm soát theo mức độ rủi ro trong chi thường xuyên NSNN (rủi ro ở đây là mức độ thất thoát, lãng phí NSNN). Việc kiểm soát như trên sẽ tạo điều kiện kiểm soát, thanh toán nhanh các khoản chi NSNN, tránh phiền hà cho ĐVSDNS. Đồng thời, tránh sự kiểm soát trùng lắp của người chuẩn chi và cán bộ kiểm soát chi KBNN.
Để thực hiện được việc kiểm soát theo mức độ rủi ro, cần phân tích mức độ rủi ro các khoản chi thường xuyên NSNN và xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp và có thể phân theo nhóm như sau:
- Mức độ rủi ro cao: các khoản chi có giá trị lớn như xây dựng trụ sở, mua sắm hàng hóa, tài sản, sửa chữa lớn tài sản cố định...
- Mức độ ít rủi ro: các khoản chi như chi công tác chuyên môn, chi hội nghị, chi khác, chi mua sắm dụng cụ, văn phòng phẩm, tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí, học bổng, điện nước, dịch vụ công cộng…
Khi đã xác định được mức độ rủi ro, cần có các cơ chế kiểm soát cho phù hợp với từng loại. Đối với các khoản chi NSNN có mức độ rủi ro cao cần phải kiểm soát tất cả các khoản chi đó, đối với các khoản chi NSNN ít rủi ro thì cần kiểm soát chọn mẫu hoặc thanh toán trước kiểm soát sau.
Rà soát lại quy trình luân chuyển, kiểm soát chứng từ, nhất là ở những khâu phối hợp để có ngay những biện pháp khắc phục. Chấn chỉnh thực hiện quy trình luân chuyển, kiểm soát chứng từ đúng theo quy định. Đảm bảo tất cả các khoản chi từ NSNN đều phải được kiểm soát qua tất cả các khâu từ cán bộ KSC đến kế toán trưởng và lãnh đạo trực tiếp công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN.
Xác định rõ phương thức thanh toán, chi trả đối với từng khoản chi, hạn chế đến mức thấp nhất việc xuất quỹ NSNN để cấp tạm ứng qua khâu trung gian. Đồng thời, nghiêm túc thực hiện quy định về thời gian các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với KBNN chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau (đối với những khoản chi tạm ứng bằng tiền mặt) hoặc đối với những
khoản chi có hợp đồng thì ngay sau khi thanh toán lần cuối hợp đồng và kết thúc hợp đồng. Hiện nay, rất nhiều ĐVSDNS đề nghị thanh toán tạm ứng số tiền rất ít so với số tiền đã tạm ứng nhằm “lách” quy định trên. Nên KBNN Ba Bể cần có biện pháp quy định cụ thể để được tiếp tục tạm ứng cho tháng sau phải thanh toán hết bao nhiêu phần trăm số đã tạm ứng của tháng trước.
Phân công lại nhiệm vụ cho công chức trong quy trình giao dịch “một cửa” theo hướng tinh gọn, hoạt động có hiệu quả. Xây dựng một chương trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” trên máy tính.
Tiếp tục cải tiến quy trình thực hiện cam kết chi nhằm khắc phục hạn chế đã phân tích. Với mục đích thực sự giảm được nợ đọng trong thanh toán của các ĐVSDNS bằng việc thực hiện cam kết chi, cần thay đổi quy trình thực hiện cam kết chi. Giải pháp cần triển khai là ĐVSDNS thực hiện cam kết chi trước khi ký hợp đồng mua sắm hàng hoá, dịch vụ với nhà cung cấp và sau khi đã có quyết định lựa chọn nhà cung cấp được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, tránh hiện tượng nợ đọng. Điều này có nghĩa là ở thời điểm trước khi ký hợp đồng, KBNN Ba Bể đã thực hiện tiền kiểm các điều kiện chi thường xuyên NSNN. Nếu thỏa mãn điều kiện chi, KBNN Ba Bể thực hiện cam kết chi, dành dự toán của ĐVSDNS để cam kết thanh toán cho khoản chi đó. Sau đó, đơn vị mới thực hiện ký hợp đồng với nhà cung cấp. Với giải pháp này, việc triển khai thực hiện cơ chế kiểm soát cam kết chi đạt được mục đích ngăn chặn các ĐVSDNS tạo ra các khoản nợ đọng trong thanh toán, làm lành mạnh hóa nền tài chính quốc gia, nhưng vẫn duy trì ổn định việc thực hiện cơ chế kiểm soát chi hiện hành.
Đối với kiểm soát thanh toán các khoản thanh toán cá nhân, lương và phụ cấp lương: cần quy định rõ ràng loại hồ sơ nào đơn vị phải gửi đến để KBNN kiểm soát và hồ sơ nào đơn vị phải gửi KBNN để lưu, đặc biệt lưu ý tăng cường kiểm soát thanh toán khoản mục chi làm thêm giờ.
Cần kiên quyết xử lý những vi phạm về quy trình nghiệp vụ, những hiện tượng tiêu cực trong nội bộ KBNN. KBNN Ba Bể cần nghiên cứu, tổ chức, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để thực hiện việc xác định, ra quyết định xử phạt,
tổ chức thu phạt và áp dụng chế tài xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực KBNN theo quy định tại Nghị định số 192/2013/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ và Thông tư số 54/2014/TT-BTC ngày 24/4/2014 của Bộ Tài chính. Cụ thể là các hành vi vi phạm trong chi thường xuyên của NSNN, bao gồm: chi vượt dự toán được cấp có thẩm quyền giao; chi sai dự toán được cấp có thẩm quyền giao: chi sai nguồn dự toán (dùng nguồn kinh phí này chi cho nội dung thuộc nguồn kinh phí khác); chi sai mục đích, đối tượng, nội dung so với dự toán được giao; các trường hợp chi sai dự toán khác; hành vi chi NSNN sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định là hành vi chi ngân sách nhà nước không đúng tiêu chuẩn (không đúng tiêu chuẩn về chức danh, đối tượng sử dụng), chi vượt định mức chi (vượt về số lượng, vượt về giá trị), chi sai chế độ (chi không đảm bảo điều kiện, nguyên tắc của chế độ chi). Mặt khác, KBNN Ba Bể cần phối hợp với cơ quan có thẩm quyền quy định định mức tiền mặt cho các đơn vị, đồng thời cần có chế tài rõ ràng trong việc xử lý những vi phạm về định mức tồn quỹ tiền mặt tại các ĐVSDNS.