Phân tích công việc là việc làm đầu tiên của mọi nhà quản trị nhân sự cần phải nắm bắt. Nó mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, làm cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Các nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, bố trí đúng người cho đúng việc nếu không thực hiện hoạt động phân tích công việc.
Vậy chúng ta hiểu như thế nào về phân tích công việc. Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá được chính xác các yêu cầu của các công việc, do đó không thể tuyển được đúng nhân viên cho đúng công việc, không thể đánh giá được đúng năng lực thực hiện của nhân viên và do đó không thể trả lương, kích thích kịp thời, chính xác.
Quá trình thực hiện phân tích công việc gồm 6 bước sau đây:
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc.
Bước 2: Thu thập các thông tin có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích công việc tương tự nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. (Trần Kim Dung, Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê, 2011)
Khi tiến hành bất cứ công việc nào trong tổ chức, thì người lao động phải biết mình đang làm gì và phải thực hiện nó ra sao. Đối với công việc nào đi nữa, nó cũng yêu cầu những người có năng lực, phẩm chất nhất định để thực hiện công việc. Bởi vậy tổ chức cần phải tiến hành phân tích công việc để tìm hiểu các thông tin về người thực hiện công việc như nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người lao động, các mối quan hệ, các điều kiện làm việc... nhằm làm rõ bản chất của công việc. Việc này sẽ giúp ích cho các hoạt động khác của quản trị nhân lực trong tổ chức.