bảng tiêu chuẩn công việc ra khỏi bảng mô tả công việc và xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc rõ ràng hơn.
Công ty cần thành lập một bộ phận chuyên trách về hoạt động phân tích công việc, CBCNV làm công tác phân tích công việc phải là người có kiến thức cũng như kỹ năng về phân tích công việc, có uy tín và nhiều kinh nghiệm.
Những thành viên tham gia vào quá trình phân tích công việc có thể gồm Giám đốc, Phó giám đốc, các bộ phận phụ trách NNL và một số cán bộ quản lý, nhân viên có kinh nghiệm lâu năm và có kỹ năng về phân tích công việc tốt.
Nhiệm vụ của bộ phận phân tích công việc thường có các nội dung sau: - Xác định mục đích của phân tích công việc.
- Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức. - Chọn lựa các công việc then chốt để thực hiện phân tích.
- Dùng các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc như: phỏng vấn, sử dụng bảng câu hỏi, quan sát tại nơi làm việc, sử dụng nhật ký ngày làm việc.
- Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
- Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Công ty cần tách riêng bảng tiêu chuẩn công việc ra khỏi bảng mô tả công việc và đồng thời xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc rõ ràng hơn.
Yêu cầu bản tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí phải rõ ràng, cụ thể và chính xác có như vậy mới phát huy được hiệu quả cao. Nội dung của bảng tiêu chuẩn công việc như sau:
- Kỹ năng làm việc: bao gồm kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và tạo lập mối quan hệ, kỹ năng làm việc đồng đội, kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả, kỹ năng sử dụng công nghệ…
- Kinh nghiệm làm việc: nắm vững và thực hiện tốt một số kỹ năng, có kinh nghiệm công tác và đạt thành tích tốt.
- Phẩm chất và đặc điểm cá nhân: các phẩm chất cần thiết để thực hiện công việc như điềm tĩnh, chính chắn, trung thực, cầu tiến, có tinh thần trách nhiệm cao…và các yêu cầu về đặc điểm cá nhân như về tuổi tác, giới tính, thể lực… ( Xem tại Phụ lục 4: Bảng tiêu chuẩn công việc cho NEVN)
Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
- Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc của công ty, có kiến thức và kỹ năng về phân tích công việc, có uy tín và kinh nghiệm lâu năm, có như vậy công tác phân tích công việc của công ty mới đạt hiệu quả cao. - Quá trình phân tích công việc cần có sự phối hợp chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực giữa lãnh đạo các phòng ban, đội, tổ và CBCNV các cấp phải có sự hiểu biết sâu sắc và tin tưởng lẫn nhau.
- Để tiến hành theo quy trình, các bước trên tại Công ty: Lãnh đạo các phòng, ban nên trao đổi trực tiếp với từng nhân viên để xác định lại nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, tiêu chuẩn cần đạt được. Mô tả một cách cụ thể, giúp cho nhân viên có được định hướng biết mình nên làm gì, Lãnh đạo cũng biết được nhân viên mình đang làm gì, phân chia công việc như vậy có hợp lý chưa, tránh tình trạng người làm nhiều, người làm ít gây mất công bằng trong bộ phận và có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc. Bên cạnh đó việc cập nhật bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc phải làm thường xuyên, vì trong một năm qua có thể nhiệm vụ của nhân viên thay đổi và tiêu chuẩn theo đó cũng khác đi. Có thể dành thời gian một năm một lần và thực hiện song song với quá trình đánh giá nhân viên. Điều này, không những giúp cho khâu đánh giá được công bằng mà lãnh đạo còn có bảng mô tả, tiêu chuẩn chính xác. Trong trường hợp người mới vào làm có thể theo đó mà thực hiện.
- Ngoài ra, Trưởng bộ phận, phòng ban, đơn vị nên có cái nhìn tổng quan hết các bảng mô tả công việc của tất cả các nhân viên xem có công việc nào có bị trùng
lắp, không cần thiết, công việc nào không tạo ra thêm giá trị nên bỏ bớt đi. Tiếp theo, phòng Tổ chức hành chính nên đóng vai trò xem xét lại tất cả các bảng mô tả, tiêu chuẩn công việc của nhân viên của các phòng, ban đơn vị trong toàn Công ty. Trên cơ sở đó tiến hành khảo sát đánh giá để xem có công việc nào trùng lắp, không cần thiết giữa các bộ phận để đơn giản hóa công việc trong các bộ phận trong toàn Công ty.
- Để kết quả phân tích công việc vừa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin công việc, trách nhiệm và quyền hạn của người được giao việc, vừa được sử dụng làm cơ sở quyết định cho công tác đào tạo, tuyển dụng đánh giá nhân viên. Khi phân tích đánh giá công việc Công ty cần lưu ý là phải thiết lập bảng mô tả công việc và bảng Tiêu chuẩn công việc cho các chức danh theo một số biểu mẫu thống nhất nhằm đảm báo đúng mục đích của phân tích công việc cũng như đảm bảo đầy đủ các nội dung chính cần có trong bảng mô tả công việc và bảng Tiêu chuẩn chức danh công việc.
Hiệu quả của giải pháp:
- Tránh tình trạng nhân viên đùn đẩy công việc, trách nhiệm, nhân viên không cảm thấy mất công bằng khi phải làm những công việc không được giao.
- Việc xây dựng bảng mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc theo đúng mẫu, chính xác giúp cho Lãnh đạo dễ dàng so sánh để có thể kết hợp thực hiện hoặc đơn giản một số công việc, thậm chí loại bỏ bớt những công việc chồng chéo giữa các bộ phận. Công ty có thể tiến hành tổng hợp các công việc để các công việc này có thể được thực hiện bằng các nhóm, tổ từ đó giảm bớt một số chức danh quản trị.
- Giúp cho Lãnh đạo Công ty sắp xếp hệ số, phân loại mức độ phức tạp công việc cho từng chức danh công việc.
- Phân tích công việc là khâu quan trọng trong công tác quản trị NNL, làm tốt công tác này sẽ giúp cho tổ chức đưa ra quyết định đúng đắn về tuyển dụng, bố trí đúng người đúng việc, cũng như các chính sách về lương, thưởng nhằm khuyến khích, động viên người lao động một cách kịp thời.
3.3.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
phát triển nguồn nhân lực tại công ty NEVN còn tồn tại khá nhiều bất cập, khía cạnh này chưa được công ty quan tâm đầy đủ và đúng chỗ nên đã không phát huy được hiệu quả, không đạt được kết quả như mong muốn. Vì vậy, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty cần được triển khai theo các hướng sau:
Xác định nhu cầu đào tạo
-Việc xác định nhu cầu đào tạo phát triển cần gắn với phân tích công việc và cá nhân người thực hiện công việc. Hoạt động này là một khâu quan trọng trong quá trình đào tạo quyết định đến kế hoạch, chất lượng và hiệu quả của việc áp dụng kiến thức vào thực tế sau khi đào tạo. Công tác này nên được chủ động thực hiện theo kế hoạch hàng năm theo phương pháp sau:
-Thu thập và phân tích các thông tin về nguồn nhân lực tại công ty nhằm đánh giá khả năng thực hiện công việc của họ. Từ đó xác định nhân viên nào cần được đào tạo, xác định phương pháp đào tạo hữu ích và có thể đưa ra thông tin về chi phí đào tạo có hiệu quả.
-Phân tích thực trạng các hoạt động của công ty để đưa ra tiêu chuẩn về kỹ năng, hành vi thích hợp mà người lao động cần phải có cho một công việc. Mục đích của việc phân tích này nhằm giúp doanh nghiệp định hướng được các mục tiêu đào tạo và là cơ sở để đánh giá kết quả chương trình đào tạo.
-Căn cứ vào những thay đổi trong tương lai về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh để dự tính nội dung đào tạo liên quan đến sự phát triển kỹ năng và trình độ người lao động.
Lập kế hoạch đào tạo
Từ việc xác định nhu cầu đào tạo công ty sẽ xác định được thời gian, nội dung, hình thức đào tạo thích hợp. Việc lập kế hoạch đào tạo cần được xem xét cho phù hợp với từng vị trí hay từng nhóm nhân lực.
Đối với nhóm nhân lực cốt lõi cần đào tạo bổ sung các kiến thức, kỹ năng liên quan đến năng lực quản lý và điều hành, ra quyết định,... Cụ thể:
-Quản lý điều hành nguồn nhân lực: Người lãnh đạo phải biết tạo điều kiện để nhân viên mình phát huy hết năng lực, đạt được năng suất lao động cao nhất, tâm lý lao động thật thoải mái. Vì vậy cần đào tạo cho họ kỹ năng giao việc, tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo,… Ngoài ra cần tạo môi trường làm việc thân thiện hơn để
giảm căng thẳng và mệt mỏi cho nhân viên, tăng cường tiếp xúc giữa lãnh đạo và cấp dưới.
-Ra quyết định: Cần đào tạo cho cán bộ lãnh đạo biết cách uyển chuyển, không cứng nhắc, máy móc khi giải quyết vấn đề, đặc biệt các kiến thức về: phân tích tài chính, đấu thầu, xét thầu,… đồng thời phải có kỹ năng đưa ra quyết định một cách nhanh chóng, quyết đoán khi có những vấn đề mới phát sinh ngoài dự tính.
-Đối với nhóm nhân lực thiết yếu có thể bổ sung các năng lực lập kế hoạch, phân tích vấn đề, giải quyết vấn đề, năng động, sáng tạo, tính hợp tác trong công việc,… Cần trau dồi cho nhân viên gián tiếp các kỹ năng, kiến thức về các nhu cầu của tổ chức, nghiên cứu, quan sát, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm.
-Đối với nhóm nhân lực hợp tác: bổ sung các kiến thức về từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể như với nhân viên kinh doanh cần đào tạo thêm về các kiến thức marketing, tiếp cận đối tác, hiểu về sản phẩm; nhân viên phòng nghiệp vụ là các kiến thức về thủ tục khai báo Hải quan,… Đặc biệt chú trọng đào tạo nâng cao khả năng làm việc nhóm, thông qua hoạt động nhóm tăng cường kiến thức chuyên môn.
-Đối với nhóm nhân lực hỗ trợ cần bổ sung các kiến thức cơ bản về công việc như vi tính, kỹ năng quan sát, phát hiện và ngăn ngừa sai lầm,…
Việc lập kế hoạch nhu cầu đào tạo cho từng nhóm lao động sẽ giúp công ty xác định được chi phí đào tạo hợp lý (công ty nên phân bổ quỹ đầu tư cho đào tạo nhóm nhân lực nào và hạn chế nhóm nào) và có những chương trình, cách thức đào tạo sao cho vừa tiết kiệm mà lại đạt được hiệu quả tốt nhất.
Chương trình đào tạo
-Đào tạo Hội nhập
Đào tạo kiến thức chung đối với tất cả nhân viên mới.
Đối tượng áp dụng: Thực tập sinh và nhân viên đã được tiếp nhận chính thức vào công ty.
Cả hai đối tượng này sẽ được đào tạo định hướng, cán bộ đào tạo sẽ xác định chương trình đào tạo bao gồm: Giới thiệu về công ty và các chi nhánh; giới thiệu về các hoạt động cơ bản trong quá trình làm việc: Hoàn thiện hồ sơ cá nhân, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi,Các quy trình làm việc, các biểu mẫu, hướng dẫn sử
dụng trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, đối với nhân viên mới được tiếp nhận chính thức sẽ được đào tạo thêm theo nội dung và chương trình riêng của các phòng ban, đơn vị.
Phương pháp đào tạo: Công ty áp dụng những phương pháp: Giới thiệu, kèm cặp chỉ dẫn trong công việc. Đối với công nhân kỹ thuật, lao động phổ thông khi được tuyển dụng, cán bộ phụ trách an toàn lao động sẽ hướng dẫn kỹ lưỡng về công tác an toàn lao động, sau đó tổ trưởng hướng dẫn công việc, kèm cặp và giám sát trong 2 – 3 tháng.
-Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Chương trình đào tạo này được thiết kế cho các nhân viên nghiệp vụ và các cán bộ chủ chốt công ty.
Với mục đích đảm bảo tất cả các nhân viên nghiệp vụ đáp ứng các kiến thức, năng lực cần thiết không những phục vụ cho công việc hôm nay mà còn trong tương lai khi môi trường kinh doanh, thị trường, công nghệ thay đổi. Bên cạnh việc gửi nhân viên đi đào tạo, NEVN cần phải tăng cường đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm thực tế nội bộ với mục đích nhằm cải thiện kiến thức thực tế cho nhân viên và thúc đẩy môi trường học tập tại công ty.
Phương pháp đào tạo: nội bộ và đào tạo từ bên ngoài. Công ty có thể tổ chức các buổi trao đổi tìm hiểu kiến thức, bồi dưỡng kiến thức, thi tay nghề, nâng bậc, nâng lương hoặc phòng Tổ chức hành chính của công ty liên hệ với các cơ sở đào tạo để ký hợp đồng đào tạo cho công ty khi cần thiết.
-Đào tạo kỹ năng mềm
Song song với việc đào tạo nghiệp vụ, Công ty cần bổ sung kỹ năng mềm cho nhân viên. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo nhân viên có đầy đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để phục vụ tốt công việc của mình. Các kỹ năng mềm sau nên được ưu tiên: Cách giao tiếp và đàm phán hiệu quả, kỹ năng làm việc theo nhóm, bồi dưỡng và phát triển thế hệ lãnh đạo tương lai, nhân lực kế cận,...
Nhằm thực hiện tốt công tác này, yêu cầu đặt ra với chương trình Bồi dưỡng và phát triển thế hệ lãnh đạo tương lai của NEVN là có kế hoạch bồi dưỡng và phát triển cụ thể phù hợp với các nhân viên tiềm năng này. Bên cạnh đó, Công ty cần cử các trưởng phòng, các cán bộ chủ chốt của mình có trách nhiệm “kèm cặp và
theo dõi” một hoặc vài nhân viên tiềm năng nào đó để đảm bảo rằng nhân viên này sẽ phát triển đúng mục đích, lộ trình và mong đợi của NEVN. Đặt ra áp lực, mong đợi cao hơn với những nhân viên này để giúp các nhân viên này nỗ lực hơn nữa, chứng tỏ năng lực của mình và trải nghiệm thực tế sẽ giúp nhân viên này ngày càng phát triển hơn. Ngoài các kiến thức nghiệp vụ, các kỹ năng mềm liên quan, một trong những kiến thức quan trọng sẽ được đào tạo cho nhóm đối tượng này là kiến thức Lãnh đạo và Quản lý, lập kế hoạch và tư duy chiến lược, cũng như tạo điều kiện để những nhân viên tiềm năng này có cơ hội tham gia vào các dự án lớn hơn, khó khăn hơn để giúp họ có những trải nghiệm thực tế để giúp ích cho họ sau này.
Chương trình bồi dưỡng này sẽ được thiết kế 1-3 năm, và nhằm đảm bảo tính hệ thống để theo dõi, giám sát và đánh giá hàng năm, chương trình bồi dưỡng này cần được đưa vào các mục tiêu phát triển hàng năm của nhân viên (hàng năm có sự đánh giá mức độ phát triển so với lộ trình và mục tiêu đề ra, cũng như các hạn chế cần khắc phục).
Công tác thực hiện
Dựa trên kế hoạch đào tạo, phát triển, phòng Tổ chức hành chính cần phối hợp với các trưởng bộ phận có liên quan để lựa chọn đúng đối tượng cần đào tạo, thông báo lịch học, địa điểm và tạo điều kiện hết sức để CBCNV tham gia khoá học đạt kết quả tốt. Bên cạnh đó, phòng Tổ chức hành chính còn có trách nhiệm theo dõi tiến độ giảng dạy để đạt kết quả tốt nhất. Nơi đào tạo có tổng kết từng khóa học và chung cho cả chương trình đào tạo.