Quản lý chi NSNN phải theo một chu trình. Một chu trình ngân sách gồm ba khâu nối tiếp nhau: Lập dự toán chi ngân sách, chấp hành ngân sách, quyết toán ngân sách. Thời gian của một năm ngân sách là 12 tháng. Lập dự toán ngân sách phải hoàn thành trước khi bắt đầu năm ngân sách, chấp hành ngân sách được thực hiện trong năm ngân sách, kiểm toán, quyết toán được thực hiện sau khi năm ngân sách kết thúc.
2.1.3.1. Công tác lập dự toán và quyết định dự toán chi ngân sách
Lập dự toán NSNN là khâu mở đầu cho chu trình ngân sách, nó quyết định đến chất lượng, hiệu quả của các khâu sau đó. Đây là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính của Nhà nước để từ đó xác lập
các mục tiêu thu, chi, dự trữ ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn, đồng thời trên cơ sở đó có thể xác lập những biện pháp lớn về kinh tế - xã hộinhằm tổ chức thực hiện tốt chỉ tiêu đã đề ra.
Căn cứ lập dự toán chi cho sự nghiệp giáo dục: Các nội dung này tác giả căn cứ vào các quy định tại Điều 41 của Luật NSNN năm 2015. Cụ thể: Một là, căn cứ vào chủ trương của Đảng và Nhà nước về sự nghiệp giáo dục trong từng thời kỳ. Hai là, căn cứ văn bản của các cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hướng dẫn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước. Ba là, căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch phát triển giáo dục, đặc biệt là các chỉ tiêu có liên quan trực tiếp đến việc cấp phát kinh phí của ngân sách trong năm như chỉ tiêu về số lượng trường lớp, biên chế, số lượng học sinh...Bốn là, căn cứ vào kết quả phân tích đánh giá tình hình quản lý và sử dụng kinh phí của năm trước, nhu cầu kinh phí, khả năng huy động các nguồn vốn ngoài ngân sách cũng như khả năng đáp ứng của NSNN trong năm để lập dự toán chi. Năm là,căn cứ các chính sách, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu sử dụng kinh phí NSNN hiện hành (Quốc hội, 2015).
Quy trình lập dự toán và phân bổ dự toáncho sự nghiệp giáo dụccấp huyện được thực hiện như sau:
+ Sau khi có văn bản hướng dẫn lập dự toán ngân sách nhà nước của các cơ quan có thẩm quyền, các đơn vị sự nghiệp giáo dục sử dụng ngân sách lập dự toán thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp là
phòng Giáo dục và Đào tạo. Trường hợp các cơ sở giáo dục là đơn vị dự toán cấp I thì gửi Phòng Tài chính - Kế hoạch tổng hợp.(Chính phủ, 2016; Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo xem xét dự toán do các đơn vị cấp dưới trực thuộc lập, tổng hợp và lập dự toán thuộc phạm vi quản lý gửi cơ quan tài chính cùng cấp là phòng Tài chính - Kế hoạch (Chính phủ, 2016; Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch chủ trì tổng hợp và lập dự toán trình Sở Tài chính (Chính phủ, 2016; Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
+ Sau khi Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định dự toán ngân sách địa phương, phân bổ ngân sách tỉnh. Hội đồng nhân dân cấp huyện quyết định dự toán ngân sách, phân bổ ngân sách cấp mình, trong đó có chi sự nghiệp giáo dục.
Căn cứ vào đó, Phòng Giáo dục và Đào tạo phân bổ kinh phí sự nghiệp giáo dục cho các đơn vị trực thuộc (Chính phủ, 2016; Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
2.1.3.2. Công tác chấp hành dự toán chi ngân sách
Chấp hành dự toán chi thường xuyên là khâu thứ hai của chu trình ngân sách Nhà nước, có ý nghĩa quyết định tới công tác quản lý ngân sách. Thực chất chấp hành dự toán ngân sách là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính nhằm thực hiện các chỉ tiêu thu, chi trong dự toán ngân sách đã được phê duyệt. Việc chấp hành ngân sách đúng đắn là tiền đề quan trọng bảo đảm điều kiện để thực hiện dự toán thu, chi, tránh mất cân đối ngân sách, góp phần thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của địa phương. Mục tiêu cơ bản của việc tổ chức chấp hành dự toán chi NSNN là đảm bảo phân phối, cấp phát và sử dụng nguồn vốn một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả. Để đạt được các mục tiêu đó, trong quá trình chấp hành dự toán NSNN cần chú trọng đến các yêu cầu cơ bản: Đảm bảo phân phối nguồn vốn một cách hợp lý, tập trung, có trọng điểm trên cơ sở dự toán chi đã xác định; phải đảm bảo việc cấp phát vốn, kinh phí một cách kịp thời, chặt chẽ, tránh mọi sơ hở gây lãng phí, tham ô, làm thất thoát nguồn vốn của NSNN; trong quá trình sử dụng phải hết sức tiết kiệm nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội của mỗi khoản chi (Dương Đăng Chinh và Phạm Văn Khoan, 2009).
Các cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến chấp hành chi NSNN bao gồm cơ quan tài chính các cấp, Kho bạc nhà nước (Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
Cơ quan tài chính có trách nhiệm kiểm tra việc phân bổ dự toán chi NSNN của các đơn vị dự toán cấp I và Ủy ban nhân dân cấp dưới, trường hợp phân bổ không phù hợp với nội dung trong dự toán, không đúng chính sách, chế độ, tiêu chuẩn thì cơ quan tài chính có trách nhiệm yêu cầu phân bổ lại. Cơ quan tài chính có trách nhiệm bố trí nguồn để đáp ứng nhu cầu chi, trường hợp nhu cầu chi vượt quá khả năng thu và huy động của quỹ NSNN thì cơ quan tài chính phải chủ động thực hiện các biện pháp vay tạm thời để đảm bảo nguồn; có quyền yêu cầu kho bạc tạm dừng thanh toán một số khoản chi để đảm bảo cân đối quỹ NSNN
Kho bạc nhà nước có trách nhiệm kiểmtra, kiểm soát và thanh toán đầu đủ, kịp thời theo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ chi đã bố trí trong dự toán. KBNN
có quyền từ chối các khoản chi không đủ điều kiện chi theo quy định của pháp luật hiện hành trong một số trường hợp như: Chi không đúng mục đích, đối tượng theo dự toán được duyệt; chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; không đủ điều kiện chi theo quy định (Quốc hội, 2015; Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
Các đơn vị sử dụng ngân sách, trong trường hợp này là các đơn vị trường học, phòng Giáo dục và Đào tạo, mở tài khoản tại KBNN nơi đơn vị đóng trụ sở, thực hiện rút dự toán tại KBNN để tự chi trả hoặc yêu cầu KBNN chuyển khoản thanh toán cho các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ. Các đơn vị này phải tổ chức thực hiện dự toán chi ngân sách được giao; nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật; chi đúng chế độ, chính sách, đúng mục đích, đúng đối tượng, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả (Quốc hội, 2015; Bùi
Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
Chấp hành dự toán chi ngân sách cho sự nghiệp giáo dục phải đảm bảo chấp hành đúng dự toán đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt, chấp hành đúng chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, định mức hiện hành, tuân thủ các quy định về thẩm quyền trong chấp hành ngân sách. Thủ trưởng các đơn vị dự toán ngân sách thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn được giao trong lĩnh vực tài
chính - ngân sách và chịu trách nhiệm về những sai phạm thuộc phạm vi quản lý
theo quy định của pháp luật (Quốc hội, 2015).
Trong quá trình thực hiện khâu chấp hành dự toán ngân sách huyện, sự giám sát của nhân dân, Hội đồng nhân dân huyện, cơ quan tài chính phải được thực hiện thường xuyên. Kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý tài chính là một công việc hết sức quan trọng nhằm phát hiện được những sai sót, kịp thời điều chỉnh cho đúng với các quy định của Nhà nước.
2.1.3.3. Công tác quyết toán ngân sách
Quyết toán ngân sách nhà nước là khâu cuối cùng trong chu trình ngân
sách, là việc tổng kết, đánh giá quá trình thực hiện ngân sách và chính sách tài chính của quốc gia, địa phương trong một năm tài chính cũng như xem xét trách nhiệm pháp lý của các cơ quan nhà nước khi sử dụng nguồn lực tài chính để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của nhà nước trong một thời gian nhất định,
được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt (Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
Quyết toán ngân sách nhà nước chính là quá trình nhằm kiểm tra, rà soát, chỉnh lý lại các số liệu đã được phản ánh sau một kỳ chấp hành dự toán để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán, rút ra những kinh nghiệm và bài học cần thiết cho kỳ chấp hành dự toán tiếp sau (Dương Văn Chinh và Phạm Văn
Khoan, 2009).
Mục đích của quyết toán NSNN là tổng kết đầy đủ tình hình thực hiện dự toán NSNN trong một năm ngânsách; đánh giá quá trình chấp hành dự toán ngân sách nhà nước trên các giác độ: tính tuân thủ dự toán ngân sách, tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nước, hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí NSNN thực hiện các nhiệm vụ kinh tế - xã hội, hiệu quả phân bổ các nguồn kinh phí ngân sách, cung cấp thông tin về tình hình thực hiện ngân sách và các kết quả đánh giá cho các đối tượng quan tâm. Quyết toán được thực hiện tốt sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc nhìn nhận lại quá trình chấp hành ngân sách qua một năm, rút ra những bài học kinh nghiệm thiết thực bổ sung cho công tác chuẩn bị ngân sách cũng như chấp hành ngân sách của những chu trình tiếp theo (Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
Quyết toán phải đảm bảo các yêu cầu sau: Số liệu trong các báo cáo quyết toán ngân sách phải chính xác, trung thực, đầu đủ; số quyết toán chi ngân sách nhà nước là số chi đã thực thanh toán và số chi đã hạch toán chi ngân sách nhà nước theo quy định; số liệu quyết toán ngân sách của đơn vị sử dụng ngân sách, của chủ đầu tư và của ngân sách các cấp phải được đối chiếu, xác nhận với
KBNN nơi giao dịch; nội dung báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước phải theo đúng các nội dung ghi trong dự toán ngân sách nhà nước được giao và theo mục lục ngân sách nhà nước; báo cáo quyết toán của đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị dự toán cấp trên, ngân sách các cấp phải kèm theo thuyết minh đánh giá kết quả, hiệu quả chi ngân sách gắn với kết quả thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, địa phương, lĩnh vực, chương trình, mục tiêu được giao phụ trách (Quốc hội, 2015).
Về quy trình, quyết toán chi NSNN cho sự nghiệp giáo dục được thực hiện như quy trình quy quyết toán chi NSNN, cụ thểnhư sau:
Đơn vị sử dụng ngân sách sự nghiệp giáo dục lập báo cáo quyết toán chi NSNN theo chế độ quy định và gửi đơn vị dự toán cấp trên. Đơn vị dự toán cấp
trên xét duyệt quyết toán ngân sách của đơn vị trực thuộc và ra thông báo kết quả xét duyệt gửi đơn vị trực thuộc. Đơn vị dự toán cấp I xét duyệt quyết toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc, tổng hợp, lập báo cáo quyết toán ngân sách thuộc phạm vi được giao quản lý, gửi cơ quan tài chính cùng cấp. Cơ quan tài chính thẩm định quyết toán ngân sách của các đơn vị dự toán cấp I thuộc cấp mình, ra thông báo thẩm định quyết toán ngân sách. Trường hợp đơn vị dự toán cấp I đồng thời là đơn vị sử dụng ngân sách, cơ quan tài chính xét duyệt quyết toán và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán cho đơn vị xét duyệt (Bùi Tiến Hanh và Phạm Thị Hoàng Phương, 2016).
2.1.3.4. Công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán ngân sách
Công tác kiểm tra, thanh tra việc thực hiện dự toán ngân sách đối với các đơn vị trong ngành giáo dục là một trong những khâu quan trọng của công tác