4.1.3.1. Kiểm tra chất lượng đầu vào
Qua tìm hiểu quá trình thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm may mặc tại Tổng công ty May 10 được biết tất cả các loại hàng hóa, hóa chất, nhiên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ VT.PT.MMTB trước khi chính thức nhập kho đều phải được thủ kho/người được phân công trực tiếp chủ trì tổ chức thực hiện việc mở kiện và tổ chức kiểm tra chi tiết theo “Lưu đồ mở kiện và kiểm tra chi tiết” của hệ thống quản lý chất lượng của Tổng công ty như sau: (Hình 4.5) Việc mở kiện, kiểm tra, lấy và chuyển mẫu theo yêu cầu cũng như cung cấp các thông tin về sản phẩm, hàng hóa/lô hàng tới các cá nhân/ĐV/BP liên quan phải được tiến hành kịp thời bởi CBNV ở kho. Thời gian hoàn thành các công việc trên, tính từ thời điểm các lô hàng có đủ điều kiện nhập và mở kiện kiểm tra, được quy định cụ thể như sau: Đối với các đơn vị tại trụ sở Tổng Công ty (Hà Nội), không quá 02 ngày làm việc (với lô hàng NL dưới 300 cuộn và PL dưới 100 kiện), hoặc 03 ngày làm việc cho các lô hàng còn lại. Đối với các đơn vị địa phương, thời hạn cũng tính tương tự như trên cho từng mức độ nhưng được thêm lên 01 ngày. Trường hợp có yêu cầu thời hạn sớm hơn để đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh hoặc yêu cầu của khách hàng thì phải thực hiện việc mở kiện, kiểm tra chi tiết theo đúng yêu cầu đó. Khi tiến hành mở kiện, tuỳ theo chủng loại hàng hóa mà yêu cầu phải có các điều kiện tối thiểu sau: Mẫu NPL/SP (được coi là mẫu chuẩn); Catalog, bản hướng dẫn sử dụng đối với VT.PT.MMTB; bản hướng dẫn sử dụng an toàn (MSDS) đối với hóa chất, nguyên nhiên liệu. Hóa đơn giao hàng (Hóa đơn Giá trị gia tăng -VAT/phiếu giao hàng), hợp đồng/phụ lục hợp đồng, Packing list (danh mục chi tiết), “Phiếu kiểm tra chất lượng” của Nhà cung cấp (với NPL mua, nhất thiết phải có phiếu này và do CBMH yêu cầu NCC gửi). Tất cả các điều kiện trên do đơn vị/người mua hàng hoặc đại diện khách hàng cung cấp. Thời gian cung cấp cho các kho và các đơn vị liên quan muộn nhất là phải trước lúc giao hàng, để làm căn cứ mở kiện kiểm tra và hoàn tất các thủ tục.
Quá trình mở kiện được phối hợp giữa các bên như sau:
Công nhân mở kiện dùng những dụng cụ, thiết bị thích hợp để mở kiện và lấy hàng đảm bảo an toàn.
Thủ kho/người được cử ở kho và cán bộ, công nhân viên ở các đơn vị liên quan, theo chức năng nhiệm vụ của mình kiểm tra tình trạng thực tế trước, trong và sau khi mở kiện, chi tiết đó là: Kiểm tra tình trạng chung, phát hiện các lỗi ngoại quan như: Rách, bẩn, ướt, mốc, biến dạng, nứt, vỡ,… đặc biệt lưu ý trường hợp khác thường hoặc những nghi ngờ có thể tiềm ẩn sự không phù hợp. Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ, tài liệu, mẫu chuẩn,… và có thể cả những thông tin khác từ Nhà cung cấp để đối chiếu với nhãn hàng hoá, kiểm tra thực tế về chủng loại, số lượng, khối lượng, chất lượng, màu sắc, kích thước…trong quá trình kiểm tra có thể đánh dấu trực tiếp lên chứng từ.
Với các loại hàng hóa do TCT/ĐV mua về, CBNV được cử ở các phòng/ban chức năng sau khi kiểm tra, nếu đạt yêu cầu chất lượng, phù hợp với mẫu chuẩn, đúng chủng loại, đủ số lượng. .. so với hóa đơn chứng từ thì ký xác nhận vào hoá đơn giao hàng (Hóa đơn GTGT-VAT hoặc “Phiếu giao hàng” – khi chưa có hoá đơn VAT). Riêng nguyên phụ liệu mua, nếu ở tại May 10 - Hà Nội phải có NVQA, còn hàng chuyển thẳng (xuất nguyên kiện) về kho các ĐV Địa phương thì NVQA hoặc Phụ trách chất lượng (tại ĐV - nếu không có NVQA ở đó) giám sát, trực tiếp kiểm soát chặt chẽ việc kiểm tra của NV kho và sau đó tùy từng loại hàng, xác nhận kết quả vào “Phiếu xác nhận chất lượng phụ liệu...” hoặc “Phiếu xác nhận chất lượng nguyên liệu”, để kho sao chuyển cho các ĐV có liên quan sử dụng. Ngoài ra, người giám sát còn phải thông báo ngay cho phụ trách PQA những trường hợp vướng mắc cần phải xử lý. (Tạm thời PQA không nhất thiết phải ký vào hóa đơn VAT của NPL mua, nhưng khi thanh, quyết toán tiền cho lô hàng, các ĐV phải trình bản gốc của phiếu xác nhận nói trên thay cho việc xác nhận vào hóa đơn). Toàn bộ quá trình mở kiện, kiểm tra chi tiết ở kho nào thì thủ kho/người được phân công ở kho đó có trách nhiệm lập “Biên bản mở kiện” (với NPL mua thì buộc phải lập đầy đủ) hoặc “Biên bản mở kiện VT.PT.MMTB” cũng như lập “Thẻ kho” đối với những loại hàng hóa có yêu cầu. (Trường hợp NPL cho sản xuất thì tùy theo chủng loại, gắn mẫu và ghi vào “Phiếu mở kiện nguyên liệu” hoặc “Phiếu mở kiện, kiểm tra, cấp phát phụ liệu, bao bì”. Thủ kho/người được phân công ở kho còn phải nhập số lượng thực tế vào phiếu “Yêu cầu nhập” trên hệ thống phần mềm quản lý NPL, in ra và ký
người lập phiếu, ký xác nhận thủ kho, phụ trách đơn vị (nếu cần). Thủ kho/người được phân công có trách nhiệm chuyển biên bản, tổng hợp mở kiện, phiếu nhập kho, hóa đơn VAT cho CBMH/người mua hàng để kiểm tra và hoàn tất thủ tục thanh toán (hàng gia công không cần phiếu nhập kho, hóa đơn VAT), riêng máy móc thiết bị, phụ tùng nhập ngoại, biên bản mở kiện, Catalogue được chuyển thêm cho Phòng Cơ điện 01 bản.
Trách nhiệm Tiến trình Mô tả
Hình 4.5. Quy trình kiểm tra chất lượng đầu vào
Hướng dẫn sử dụng hóa chất, nhiên liệu được chuyển cho các ĐV sử dụng khi cấp hàng. Thủ kho/người được phân công phải chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng đối với tất cả các lô hàng được chính thức quyết định nhập vào kho.
Đối với vấn đề xử lý khi có sự cố, qua tìm hiểu được biết: Trong quá trình mở kiện, kiểm tra chi tiết nếu phát hiện thấy có sự cố như: bao kiện ướt/không nguyên vẹn, không đạt chất lượng, không đúng chủng loại, mầu sắc, thiếu/thừa về số lượng, khối lượng sai với điều khoản ghi trong hợp đồng/tài liệu hoặc chứng từ liên quan; không đúng với mẫu chuẩn (cho dù chỉ là 01 tiêu chí); lỗi ngoại quan ở mức độ nặng hoặc trường hợp khác thường tiềm ẩn sự không phù hợp, kể cả việc nghi ngờ thì thủ kho/người được phân công nhận hàng ở kho có trách nhiệm: Ra lệnh ngừng mở kiện (giữ nguyên hiện trường) đối với những sự cố có thể gây nguy hiểm hoặc không có lợi cho việc giữ lại các bằng chứng; Báo cáo ngay với PTĐV xin ý kiến chỉ đạo, lập “Biên bản xác nhận sự không phù hợp của NPL” hoặc “Biên bản xử lý sự không phù hợp” tuỳ theo từng trường hợp cụ thể. Có thể còn phải chụp ảnh lưu lại, tăng tần suất kiểm tra và thống kê chi tiết, thông báo cụ thể với khách hàng/nhà cung cấp/các ĐV/BP liên quan biết để phối hợp giải quyết theo “Quy trình kiểm soát sự không phù hợp”. Với sự cố thể hiện sự khác thường, nghi ngờ có sự phá hoại của kẻ gian, ngoài việc báo cho PTĐV/trưởng bộ phận bảo vệ xem xét quyết định, nếu thấy cần thiết thì bộ phận bảo vệ thông báo, mời cơ quan Công an hoặc Hải quan khu vực đến để giải quyết. Trường hợp có sự tranh chấp hoặc khiếu nại, phụ trách kho sẽ mời các bên có liên quan tiến hành kiểm tra các đặc tính kỹ thuật của NPL/hàng hóa khác theo hợp đồng mua hoặc tiêu chuẩn.
Bảng 4.7. Tỷ lệ chất lượng đầu vào không đạt yêu cầu của Tổng công ty giai đoạn 2015 – 2017
ĐVT: %
TT Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Áo sơ mi 1.1 Nguyên liệu 1,5 1,7 1,6 1.2 Phụ liệu 0,8 1,0 0,9 2 Jacket 2.1 Nguyên liệu 1,1 1,5 1,2 2.2 Phụ liệu 1,7 1,1 1,5
Tất cả các sự cố phải được xử lý đạt yêu cầu hoặc có hướng xử lý phù hợp được người có thẩm quyền chấp nhận bằng văn bản thì thủ kho/người được phân công mới chính thức hoàn tất thủ tục cho nhập hàng vào kho.
Để đánh giá quá trình kiểm tra chất lượng đầu vào của Tổng công ty, chúng tôi tiến hành điều tra lấy ý kiến đánh giá của các cán bộ và công nhân sản xuất tại Tổng công ty theo số mẫu đã chọn. Kết quả điều tra cho thấy, công tác kiểm tra đã được thực hiện thường xuyên liên tục với tỷ lệ đồng ý của cán bộ và công nhân sản xuất lần lượt là 84,21% và 91,67% số ý kiến đánh giá, việc kiểm tra đã tiến hành công khai, minh bạch với tỷ lệ đánh giá đồng ý lần lượt là 89,47% và 76,67%. Số ý kiến đồng ý đánh giá kết quả kiểm tra chính xác, khách quan với tỷ lệ 86,84% và 80%. Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực tế được biết bên cạnh những mặt tích cực đạt được, công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm, tuy đã được tăng cường nhưng chưa phát huy hết những tính năng của phương pháp quản lý hiện nay. Bộ phận kiểm tra nằm ngoài sản xuất quá nhiều, trong khi đó công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm chưa phát huy hết được ưu thế của mình, vẫn làm việc thụ động và thường có quan hệ căng thẳng với bộ phận kiểm tra (Bảng 4.7).
4.1.3.2. Kiểm tra trong chuẩn bị sản xuất và sản xuất
a. Đối với kiểm tra và thử nghiệm của kỹ thuật
Việc thử nghiệm bao gồm các thử nghiệm về sự phù hợp của các NPL sử dụng trên sản phẩm, độ hút ẩm của NPL/SP, sự bay màu của chất liệu viết/vẽ lên vải, độ co của nguyên liệu do giặt/là ép/ép mex hoặc tự nhiên, độ kết dính của dựng, độ dây màu hoặc bay (bạc) màu của vải/sản phẩm, độ chắc chắn của các phụ liệu đính gắn trên sản phẩm/độ bền chắc của các chi tiết/kết cấu của sản phẩm sau khi gia công hoặc các dư lượng hóa chất có trong sản phẩm...được thực hiện theo: “Hướng dẫn thử nghiệm của kỹ thuật”. Việc kiểm tra chất lượng các loại sản phẩm mẫu như: mẫu duyệt kiểu dáng (mẫu đối), mẫu duyệt sản xuất (mẫu PP),... kiểm tra, xác nhận “Đã kiểm tra- Đạt yêu cầu” các loại mẫu khác cũng như các tài liệu kỹ thuật trước khi ban hành, cung cấp làm căn cứ cho sản xuất và kiểm tra các mã hàng được thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra của kỹ thuật”.
Bảng 4.8. Kết quả đánh giá về công tác kiểm tra chất lượng đầu vào tại Tổng công ty May 10
TT Chỉ tiêu
Cán bộ (n=38) Công nhân sản xuất (n=60)
Đồng ý (Lượt người) Tỷ lệ (%) Không đồng ý (Lượt người) Tỷ lệ (%) Khác (Lượt người) Tỷ lệ (%) Đồng ý (Lượt người) Tỷ lệ (%) Không đồng ý (Lượt người) Tỷ lệ (%) Khác (Lượt người) Tỷ lệ (%) 1
Việc kiểm tra được thực hiện thường xuyên, liên tục
32 84,21 3 7,89 3 7,89 55 91,67 3 5,00 2 3,33
2 Thực hiện kiểm tra công khai, minh bạch
34 89,47 2 5,26 2 5,26 46 76,67 9 15,00 5 8,33
3
Kết quả kiểm tra chính xác, khách quan
33 86,84 1 2,63 4 10,53 48 80,00 8 13,33 4 6,67
Nguồn: Kết quả điều tra (2018)
b. Đối với kiểm tra chất lượng của ĐVSX
Trước khi bắt đầu vào sản xuất một mã hàng, PTĐV có trách nhiệm kiểm soát các Tổ trưởng sản xuất/người tương đương thực hiện việc kiểm tra các điều kiện (như NPL, hàng hóa, tài liệu,...) cho sản xuất và kiểm tra, kịp thời giải quyết những vướng mắc nếu có. Riêng với các loại sơ đồ cắt, mẫu carton/sắt dùng cho sản xuất ở bất cứ công đoạn nào, sau khi kiểm tra, đối chiếu với tài liệu kỹ thuật nếu đạt, người kiểm tra sẽ phải ghi ngày và ký tên xác nhận vào góc của mẫu đó kể cả trong trường hợp mẫu sử dụng lại. Những sản phẩm ra chuyền đầu tiên của mã hàng ở mỗi tổ sản xuất được kiểm hóa cuối chuyền và KCS lần lượt kiểm tra có sự chứng kiến của Tổ trưởng sản xuất để cùng thống nhất cách kiểm tra, cách đánh giá lỗi (tham khảo thêm ý kiến của QA và khách hàng nếu có), kiểm soát toàn bộ mã hàng tại công đoạn. Cụ thể các công đoạn kiểm tra như sau: Việc kiểm tra ở công đoạn cắt (tổ cắt) thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra cắt”; Các mẫu giao hàng (shipment), mẫu đầu chuyền (top) được kiểm hóa cuối chuyền chọn, KCS ĐVSX kiểm tra đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật trước khi giao cho khách hàng; Việc kiểm tra ở công đoạn may (tổ may) thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra may”; Hàng trong nước sau khi kiểm hóa may kiểm tra đạt, phải đóng dấu tổ sản xuất lên băng đóng dấu của từng sản phẩm. Tiếp theo KCS ĐVSX kiểm tra xác nhận đạt chất lượng trước khi chuyển cho nhân viên QA; Việc kiểm tra ở công đoạn là gấp (tổ là) thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra là gấp”; Việc kiểm tra ở công đoạn đóng gói (tổ/ bộ phận hòm hộp) thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra đóng gói hòm hộp”; Việc kiểm tra các chi tiết/sản phẩm thêu/in (do bất cứ ở đâu sản xuất) thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra thêu/in”; Việc kiểm tra sản phẩm giặt thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra giặt”; Việc kiểm tra hòm hộp carton thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra hòm hộp carton”; Việc kiểm tra bìa lưng, khoanh/ nơ cổ thực hiện theo: “Hướng dẫn kiểm tra bìa lưng, khoanh/nơ cổ”. Trong vòng 03 ngày trước khi kết thúc mỗi tháng, tổ trưởng chất lượng ở các ĐVSX tổng hợp toàn bộ tình hình chất lượng sản phẩm trong tháng, lập “Báo cáo chất lượng tháng” chuyển cho PTĐV ký xác nhận, sau đó sao chuyến một bản cho phòng QA.
Bảng 4.9. Tỷ lệ lỗi vi phạm trong quá trình sản xuất sản phẩm của Tổng công ty May 10 giai đoạn 2015 – 2017
ĐVT: %
TT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
1 Lỗi cắt 0,5 0,5 0,4
2 Lỗi may 0,8 0,7 0,6
3 Lỗi in/thêu 0,4 0,3 0,3
4 Lỗi giặt 0,1 0,1 0,1
5 Lỗi gấp 0,05 0,1 0,1
Nguồn: Tổng công ty May 10 (2018) Qua bảng 4.8 ta thấy, tỷ lệ lỗi vi phạm trong quá trình sản xuất của Tổng công ty khá thấp và có thể chấp nhận được, tuy nhiên Tổng công ty cũng cần phải hạ thấp hơn nữa tỷ lệ các lỗi trong quá trình sản xuất, đặc biệt là lỗi về cắt. Phân xưởng cắt là nơi tiến hành cắt bán thành phẩm theo định mức và kế hoạch cắt cụ thể bằng biểu cắt bán thành phẩm do phòng kỹ thuật chuyển cho kho phát nguyên phụ liệu theo định mức. Công việc cắt bán thành phẩm bao gồm các bước sau:
Nhận nguyên phụ liệu từ kho về theo biểu cắt bán thành phẩm kiểm tra lại khổ vải và ký hiệu vài theo phối màu.
Tiến hành trải vải theo chiều dài được quy định trong bản giác và biểu cắt bán thành phẩm.
Xoa phấn lên bảng giác để in xuống bàn vải, sau đó dùng mẫu bìa vẽ lại cho chính xác rồi dùng máy động cắt phá thành từng mảng và đưa lên máy cắt tĩnh để pha thành các chi tiết bán thành phẩm.
Bán thành phẩm được đưa xuống bàn thợ phụ để đánh số thứ tự tránh nhầm lẫn khi may.
Sau khi đánh số bán thành phẩm được đóng gói và nhập kho bán thành phẩm, sau đó cấp phát lên phân xưởng may theo kế hoạch.
Công đoạn cắt bán thành phẩm rất quan trọng, bởi vì sản phẩm may có đẹp hay không một phần cũng là do chất lượng của khâu cắt bán thành phẩm. Quản lý tốt được khâu này sẽ tạo tiền đề tốt cho công đoạn may hoàn thiện sản
phẩm đạt năng suất và chất lượng cao hơn. Hơn nữa, ở khâu này cần phải chú ý đến tính kế hoạch và tính đồng bộ. Bởi một sản phẩm may có nhiều chủng loại nguyên phụ liệu như vải chính, vải lót, vải phối và bông dựng. .. do đó khi cắt phải đồng bộ cả chính, phụ và lót để phân xưởng may tiến hành sản xuất được trôi chảy.
Thực trạng sản phẩm lỗi của Tổng công ty tại phân xưởng cắt trong 3 năm thể hiện qua bảng 4.9.