Phần 2 Tổng quan tài liệu
2.2. Tổng quan về hệ thống hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính
2.2.1. Hệ thống hồ sơ địa chính
2.2.1.1. Bản đồ địa chính
Bản đồ địa chính là bản đồ chuyên ngành quản lý đất đai thể hiện các thửa đất và các yếu tố địa lý có liên quan. Được đo vẽ với tỷ lệ lớn thống nhất trên toàn quốc theo đơn vị hành chính cấp xã, phường, thị trấn. Được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận. Được xây dựng trên cơ sở kỹ thuật và công nghệ ngày càng hiện đại.
- Đảm bảo cung cấp thông tin không gian đất đai phục vụ cho công tác quản lý đất.
- Là tài liệu cơ bản của bộ hồ sơ địa chính, mang tính phục vụ quản lý chặt chẽ đến từng thửa đất, từng chủ sử dụng đất.
- Có tính chất của bản đồ cơ bản quốc gia.
2.2.1.2. Sổ mục kê đất đai
Sổ mục kê đất đai được lập để liệt kê các thửa đất và đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất theo kết quả đo vẽ lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất trong phạm vi đơn vị hành chính cấp xã.
2.2.1.3. Sổ địa chính
*Sổ địa chính dạng giấy
Sổ địa chính là sổ được lập cho từng đơn vị xã, phường, thị trấn để ghi về chủ sử dụng đất, các thửa đất của người đó đang sử dụng và tình trạng sử dụng đất của người đó. Sổ địa chính được lập để quản lý việc sử dụng đất của người sử dụng đất và để tra cứu thông tin đất đai có liên quan đến từng chủ sử dụng đất.
* Sổ địa chính điện tử
Sổ được lập theo từng xã, phường, thị trấn; thể hiện kết quả đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo từng thửa đất và từng đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất (thửa đất); thông tin của mỗi thửa đất được thể hiện vào 01 trang sổ riêng. Thửa đất có nhà chung cư thì ngoài việc thể hiện thông tin về thửa đất và nhà chung cư còn phải thể hiện kết quả đăng ký theo từng căn hộ, từng văn phòng làm việc, cơ sở thương mại, dịch vụ (căn hộ chung cư) trong từng nhà chung cư; mỗi căn hộ chung cư được thể hiện vào 01 trang riêng (Bộ Tài nguyên và Môi trường, 2014b).
2.2.1.4. Sổ theo dõi biến động đất đai
Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ được lập để theo dõi các trường hợp thay đổi trong sử dụng đất gồm thay đổi kích thước, hình dạng thửa đất, người sử dụng, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất.
Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm: Tên và địa chỉ người đăng ký biến động, thời điểm đăng ký biến động, thứ tự thửa có biến động, nội dung biến động sử dụng đất trong quá trình sử dụng (thay đổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất về quyền của người sử dụng, về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất).
Hiện nay, tại địa phương xây dựng được cơ sở dữ liệu đất đai thì không còn loại sổ này.
2.2.1.5. Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ cấp GCN) được lập để theo dõi, quản lý việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (GCN).
- Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh lập và quản lý sổ cấp GCN đối với các tổ chức, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư tại Việt Nam. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện lập và quản lý sổ cấp GCN đối với các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư tại nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.
- Sổ cấp GCN đối với các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư tại nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam được lập theo đơn vị hành chính cấp xã; sổ cấp GCN đối với các tổ chức, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư tại Việt Nam được lập theo đơn vị hành chính cấp tỉnh.
- Giấy chứng nhận đã ký được vào sổ cấp GCN theo thứ tự liên tiếp tương ứng với thứ tự ký cấp GCN; nội dung thông tin của hai GCN liên tiếp được chia cách bằng một đường thẳng gạch ngang bằng mực đen.
Sổ cấp GCN bao gồm các nội dung: Số thứ tự, Tên và địa chỉ của người được cấp GCN, Số phát hành GCN, Ngày ký GCN, Ngày giao GCN, Họ tên, chữ ký của người nhận GCN và Ghi chú (Bộ Tài nguyên và Môi trường, 2014b).
2.2.1.6. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (GCN)
Giấy chứng nhận là một chứng thư pháp lý xác nhận quyền sử dụng đất hợp pháp của người sử dụng đất, được cấp cho người sử dụng để họ yên tâm chủ động sử dụng đất hợp lý, có hiệu quả, tiết kiệm và thực hiện các quyền lợi, nghĩa vụ sử dụng đất theo quy định của pháp luật.
Theo quy đinh của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Thông tư 23/2014/TT- BTNMT:
“GCN do Bộ Tài nguyên và Môi trường phát hành theo một mẫu thống nhất và được áp dụng trong phạm vi cả nước đối với mọi loại đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. GCN gồm một tờ có 04 trang, in nền hoa văn trống đồng màu hồng cánh sen (được gọi là phôi Giấy chứng nhận) và Trang bổ sung nền trắng; mỗi trang có kích thước 190mm x 265mm; bao gồm các nội dung theo quy định như sau:
- Trang 1 gồm Quốc hiệu, Quốc huy và dòng chữ “Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất” in màu đỏ; mục “I. Tên người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất” và số phát hành Giấy chứng nhận (số seri) gồm 02 chữ cái tiếng Việt và 06 chữ số, được in màu đen; dấu nổi của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
- Trang 2 in chữ màu đen gồm mục “II. Thửa đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất”, trong đó có các thông tin về thửa đất, nhà ở, công trình xây dựng khác, rừng sản xuất là rừng trồng, cây lâu năm và ghi chú; ngày tháng năm ký Giấy chứng nhận và cơ quan ký cấp Giấy chứng nhận; số vào sổ cấp Giấy chứng nhận;
- Trang 3 in chữ màu đen gồm mục “III. Sơ đồ thửa đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất” và mục “IV. Những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận”;
- Trang 4 in chữ màu đen gồm nội dung tiếp theo của mục “IV. Những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận”; nội dung lưu ý đối với người được cấp Giấy chứng nhận; mã vạch;
- Trang bổ sung Giấy chứng nhận in chữ màu đen gồm dòng chữ “Trang bổ sung Giấy chứng nhận”; số hiệu thửa đất; số phát hành Giấy chứng nhận; số vào sổ cấp Giấy chứng nhận và mục “IV. Những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận” như trang 4 của Giấy chứng nhận.”
Trong hồ sơ địa chính có bản lưu GCN. Trước khi trao Giấy chứng nhận cho người được cấp, Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện sao, quét Giấy chứng nhận theo quy định như sau:
“- Giấy chứng nhận đã ký cấp hoặc đã xác nhận thay đổi được quét để lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai.
(theo hình thức sao y bản chính, đóng dấu của Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất) để lưu trong hồ sơ địa chính.
- Trường hợp Giấy chứng nhận có nội dung chứng nhận hoặc xác nhận thay đổi quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng, rừng sản xuất là rừng trồng mà địa phương chưa xây dựng xong cơ sở dữ liệu đất đai kết nối với các cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, nhà ở, nông nghiệp của địa phương thì sao thêm một bản gửi cho cơ quan quản lý nhà nước đối với loại tài sản đã được cấp Giấy chứng nhận để quản lý.”