Phần 4 Kết quả và thảo luận
4.4. Khai thác csdl hồ sơ địa chính phục vụ công tác quản lý đất đai xã Kim
4.4.7. Đánh giá việc ứng dụng phần mềm Vilis xây dựng CSDL đất đai xã Kim Sơn
Kim Sơn
Quá trình thực hiện đề tài ứng dụng phần mềm VILIS trong công tác xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ địa chính tại xã Kim Sơn để hoàn thành Luận văn, nhận thấy phần mềm VILIS có những ưu điểm và nhược điểm sau:
4.4.7.1. So sánh giữa cơ sở dữ liệu địa chính hiện trạng của xã Kim Sơn, huyện Gia Lâm và cơ sở dữ liệu địa chính đề tài xây dựng
Việc xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu địa chính bằng phần mềm VILIS đáp ứng được những yêu cầu thực tế hiện nay trong công tác quản lý đất đai của nhiều địa phương. Hiệu quả của xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính đem lại được thể hiện tại bảng 4.6.
Bảng 4.6. So sánh cơ sở dữ liệu địa chính hiện trạng của xã Kim Sơn, huyện Gia Lâm và cơ sở dữ liệu địa chính đề tài xây dựng
Nội dung
Cơ sở dữ địa địa chính Cơ sở dữ liệu địa chính hiện
trạng tại xã Kim Sơn, huyện Gia Lâm
Cơ sở dữ liệu địa chính đã xây dựng của đề tài
Dữ liệu không gian
Đã xây dựng bản đồ địa chính theo quy chuẩn của Bộ Tài nguyên và Môi trường, nhưng chưa được cập nhật nội dung biến động thường xuyên.
Đã xây dựng bản đồ địa chính theo quy chuẩn của Bộ Tài nguyên và Môi trường, nội dung biến động được cập nhật thường xuyên.
Dữ liệu địa chính
Thông tin thuộc tính về thửa đất được quản lý rời rạc ở dạng Giấy trong sổ địa chính, sổ mục kê… Một số thửa đất thực hiện cấp mới hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận đã được tạo lập dữ liệu thuộc tính trên phần mềm VILIS.
Toàn bộ thông tin thuộc tính về thửa đất đã được xây dựng, cập nhật và quản lý trên phần mềm VILIS.
Hệ thống hồ sơ địa chính
Hệ thống hồ sơ địa chính vẫn quản lý ở dạng giấy. Việc cập nhật hồ sơ địa chính theo phương pháp truyền thống bằng văn bản.
Tạo được các sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp Giấy chứng nhận, sổ đăng ký biến động dạng số và có thể xuất in dạng giấy. Khả năng cập nhật nội dung biến động Chỉ cập nhật biến động cơ sở thuộc tính trực tiếp trên phần mềm VILIS đối với những thửa đất đã có sẵn dữ liệu trên phần mềm. Không cập nhật cơ sở dữ liệu không gian (bản đồ địa chính).
Cập nhật biến động cơ sở dữ liệu không gian (bản đồ) và cơ sở dữ liệu thuộc tính trực tiếp trên phần mềm VILIS.
Khả năng khai thác sử
dụng cơ sở dữ liệu
- Phục vụ cho việc cấp Giấy chứng nhận cấp thiết hiện nay.
- Việc xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu địa chính là nền tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu về giá đất, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, thống kê, kiểm kê đất đai.
- Thiết lập quy trình giải quyết hồ sơ, quy trình hóa thủ tục hành
Nội dung
Cơ sở dữ địa địa chính Cơ sở dữ liệu địa chính hiện
trạng tại xã Kim Sơn, huyện Gia Lâm
Cơ sở dữ liệu địa chính đã xây dựng của đề tài
chính, giảm thời gian giải quyết hồ sơ.
- Nền tảng để thực hiên các giao dịch điện tử trong lĩnh vực đất đai, giao dịch công trực tuyến trong lĩnh vực đất đai giảm bớt việc đi lại của người dân. - Cơ sở dữ liệu sẽ được liên thông ở cả 03 cấp (tỉnh, huyện, xã), đồng bộ cơ sở dữ liệu. Liên thông
với cơ quan thuế
Thông tin đất đai được gửi sang cơ quan thuế bằng văn bản, qua đường bưu điện, mất thời gian, có thể bị thất lạc.
Là cơ sở để gửi thông tin đất đai sang cơ quan thuế thông qua hệ thống máy chủ, mạng internet. Khả năng
cung cấp các thông tin về
đất đai
Cung cấp thông tin dạng Văn bản theo nội dung yêu cầu của người dân.
Là cơ sở để cung cấp thông tin trực tuyến qua Web, tin nhắn SMS, tra cứu thông tin về quá trình giải quyết hồ sơ.
Đội ngũ nhân sự
Trình độ cơ bản biết sử dụng các phần mềm.
Đòi hỏi có trình độ nghiệp vụ và chuyên môn cao.
4.4.7.2. Ưu điểm của phần mềm VILIS
- Phần mềm VILIS là phiên bản nâng cấp thay thế phần mềm in giấy chứng nhận GCN2009. VILIS đã được cập nhật các yêu cầu theo thông tư số 17/2009/TT – BTNMT ngày 21/10/2009 và thông tư 20/2010/TT – BTNMT ngày 22/10/2010 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc Quy định bổ sung về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Đáp ứng cho việc in giấy chứng nhận.
- Phần mềm VILIS có chế độ bảo mật cao cụ thể ở nhiều công đoạn khác nhau như:
+ Bảo mật hệ thống: sa, admin;
+ Bảo mật cơ sở dữ liệu: SDE; + Bảo mật tiện ích: GISLISadmins.
- VILIS là một công cụ thực sự hiệu quả trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai và tạo ra một môi trường mới, hiện đại cho các hoạt động của công tác quản lý đất đai. VILIS được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại của hãng ESRI (Mỹ) quản lý tích hợp cơ sở dữ liệu không gian và thuộc tính.
- Phần mềm VILIS giúp cán bộ quản lý lưu trữ danh sách những hộ gia đình, cá nhân và tổ chức đã đăng ký hay chưa đăng ký quyền sử dụng đất, sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất.
- Giúp nhà quản lý thống kê được danh sách hộ gia đình, cá nhân và tổ chức đủ điều kiện và không đủ điều kiện cấp giấy.
- Khi có những biến động như rách nát, sai sót... có thể cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận một cách dễ dàng. Cập nhật kịp thời các biến động đất đai đang xảy ra. Sau khi đăng ký biến động sẽ được cập nhật ngay trên bản đồ và khi muốn kiểm tra thông tin trước khi biến động cũng được thực hiện một cách nhanh chóng nhờ chức năng lịch sử biến động.
- Phần mềm VILIS còn có chức năng tra cứu thông tin như tìm kiếm trên bản đồ hay tìm kiếm trên hồ sơ.
- Phần mềm này còn giúp tăng cường năng lực quản lý nhà nước về đất đai, cung cấp thông tin về đất đai cho người dân một cách nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu cấp bách về quản lý đất đai và cải cách hành chính.
- Hệ thống phần mềm VILIS dễ hiểu vì đây là một phần mềm được thiết kế bằng giao diện tiếng Việt, giúp người dùng thuận tiện, dễ dàng sử dụng hơn.
- Khi sử dụng phần mềm này, có thể sửa các thông tin của dữ liệu cũng như chủ sử dụng nếu như có sự sai lệch giữa bản đồ và hồ sơ.
- Hệ thống các tài liệu Hồ sơ địa chính khi in ra được lập theo đúng quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường, đảm bảo sự thống nhất đồng bộ nội dung của hồ sơ địa chính, hình thức rõ ràng.
4.4.7.3. Nhược điểm của phần mềm VILIS
-Muốn có cơ sở dữ liệu để đưa vào VILIS thì đòi hỏi bản đồ địa chính phải hoàn chỉnh, dữ liệu phải chuẩn.
-Quá trình cài đặt phức tạp, lượng thông tin xử lý lớn nên quá trình xử lý còn chậm.
Chức năng chuyển đổi bản đồ địa chính dạng *.dgn, *.dwg, *.dxf chưa hoàn thiện nên phải thông qua phần mềm chuyển đổi GIS2ViLIS (dạng *.shp), do đó gây khó khăn cho người sử dụng.
4.4.7.4. Hiệu quả trong việc giải quyết công việc
a. Số lượng, thời gian giải quyết công việc
- Về số lượng hồ sơ được giải quyết.
Trước đây, tất cả các hồ sơ được tiếp nhận hàng loạt, sau đó mới phân loại và xử lý dẫn đến tình trạng tồn đọng hồ sơ, lượng hồ sơ tồn đọng lâu, có khi kéo dài cả vài tháng, đến cả năm. Một ngày trung bình lượng hồ sơ tiếp nhận có thể lên tới 50 – 100 hồ sơ, nhưng lượng hồ sơ được giải quyết chỉ đạt khoảng 30 – 50 %.
Khi có cơ sở dữ liệu địa chính, thiết lập quy trình tiếp nhận hồ sơ, các hồ sơ đầu vào được kiểm tra, đối soát đúng theo từng thủ tục đủ điều kiện mới được tiếp nhận đảm bảo các hồ sơ tiếp nhận là đủ điều kiện để giải quyết, tránh tồn đọng hồ sơ do thiếu giấy tờ, không đủ điều kiện để giải quyết. Một ngày trung bình lượng hồ sơ tiếp nhận khoảng 20 – 50 hồ sơ, nhưng lượng hồ sơ được giải quyết đạt đến 95% – 100%.
- Thời gian giải quyết hồ sơ:
Thời gian giải quyết hồ sơ cũng được giảm đi đáng kể, trước đây thời gian giải quyết 01 bộ hồ sơ từ khi nhận vào đến khi trả Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất khoảng 30 – 45 ngày, nay giảm chỉ còn 12 – 15 ngày, trong đó thời gian xác định nghĩa vụ tài chính thuế trước đây khoảng 15 ngày thì nay chỉ còn khoảng 5 ngày do có sự liên thông kết nối giữa chi cục thuế và văn phòng đăng ký đất đai (bảng 4.7).
Bảng 4.7. Thời gian giải quyết hồ sơ và nghĩa vụ tài chính thuế
STT Nội dung Trước khi xây dựng cơ
sở địa chính
Sau khi xây dựng cơ sở địa chính
1 Giải quyết hồ sơ 30 – 45 ngày 12 – 15 ngày
2 Xác định nghĩa vụ tài
Việc giải quyết hồ sơ theo quy trình là một cách thức để kiểm soát công việc, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi cán bộ thu lý hồ sơ, kiểm soát được số lượng hồ sơ do cán bộ thụ lý được giải quyết đúng hạn hay quá hạn.
b. Công tác quản lý hồ sơ, dữ liệu đất đai
* Mức độ theo dõi, kiểm soát hồ sơ
Hồ sơ được theo dõi theo quy trình xử lý (hồ sơ đang ở giai đoạn nào, hồ sơ hoàn thành hay chưa hoàn thành, do cán bộ nào đang xử lý hồ sơ, thời gian xử lý từng công đoạn) giúp người quản lý biết được mức độ hồ sơ như thế nào để điều hành công việc, phân phối lại hồ sơ trong trường hợp hồ sơ quá tải đối với một cán bộ thụ lý nào đó hoặc để phân công lại hồ sơ theo sự chỉ đạo của lãnh đạo .
Chức năng theo dõi hồ sơ có công cụ xuất excel hỗ trợ người sử dụng xuất các thông tin hồ sơ như sổ biên nhận, ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả... và trạng thái hiện tại của hồ sơ để theo dõi.
* Tra cứu, tìm kiếm, tổng hợp danh sách hồ sơ
Để tra cứu hồ sơ, tổng hợp hồ sơ để báo cáo thì quy trình có chức năng tra cứu hồ sơ: nhập các tiêu chí tìm kiếm hồ sơ gồm các thông tin như loại quy trình, số biên nhận, đơn vị hành chính (thị trấn, xã), thửa đất, tên chủ… thì tất cả các hồ sơ chuyển cho người đó sẽ được hiển thị, nhưng khi cần xử lý hồ sơ nào đó hoặc báo cáo lãnh đạo thì phải chọn về đúng đơn vị hành chính của thị trấn/xã nhận hồ sơ đó.
* Quản lý thông tin thửa đất theo mã vạch
Mã vạch được dùng để quản lý, tra cứu thông tin về Giấy chứng nhận và hồ sơ cấp Giấy chứng nhận; nội dung mã vạch thể hiện dãy số nguyên dương, có cấu trúc dưới dạng MV = MX.MN.ST, trong đó:
- MX là mã đơn vị hành chính cấp xã nơi có thửa đất, được thể hiện theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam (Đối với xã Kim Sơn, huyện Gia Lâm, mã xã: 00562).
- MN là mã của năm cấp Giấy chứng nhận, gồm hai chữ số sau cùng của năm ký cấp Giấy chứng nhận (ví dụ năm 2019 thì lấy 02 số sau cùng là 19).
- ST là số thứ tự lưu trữ của hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai tương ứng với Giấy chứng nhận được cấp lần đầu theo quy định về hồ sơ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường (Mã số thứ tự trên Phiếu tiếp nhận và trả kết quả).
Hình 4.35. Mã vạch của Giấy chứng nhận
Khi thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ phần mềm VILIS theo quy trình đã được thiết lập sẵn, việc đăng nhập phần mềm theo đơn vị địa giới hành chính cấp xã. Mã vạch trên Phiếu tiếp nhận và trả kết quả là sự kết hợp 02 số cuối của năm tiếp nhận hồ sơ và số thứ tự của hồ sơ thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu. Như vậy, mã vạch trên Giấy chứng nhận và mã vạch trên phiếu tiếp nhận và trả kết quả trùng khớp với nhau. Toàn bộ từ khâu tiếp nhận hồ sơ cấp Giấy chứng nhận lần đầu, mã vạch trên Giấy chứng nhận hoặc những lần đăng ký biến động tiếp theo thì mỗi thửa đất chỉ có duy nhất một mã vạch.
Như vậy, mỗi một thửa đất có duy nhất một mã vạch để quản lý và phục vụ tra cứu thông tin. Toàn bộ thông tin, lịch sử biến động của một thửa đất được tìm kiếm thông qua mã vạch. Mã vạch còn giúp tra cứu trực tuyến về quá trình giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai trên trang Web cổng thông tin điện tử.
* Nhận xét chung:
Cơ sở dữ liệu địa chính của đề tài được xây dựng đồng bộ, toàn bộ cơ sơ dữ liệu thuộc tính, dữ liệu không gian được liên kết chặt chẽ. Thông tin về thửa đất được quản lý xuyên suốt từ khâu kê khai đăng ký đất đai, tiếp nhận hồ sơ cấp giấy chứng nhận lần đầu, lịch sử của các lần đăng ký biến đông. Toàn bộ thông tin về thửa đất được quản lý trên một hệ quản lý dữ liệu SQL, không bị rời rạc, chắp vá.
Việc xây dựng một cơ sở dữ liệu địa chính hoàn chỉnh là cơ sở để quy trình hóa các thủ tục hành chính về đất đai, dễ dàng chia sẻ thông tin đất đai với cơ quan thuế, công khai thông tin đất đai với công đồng như tra cứu thông tin về quá trình thụ lý hồ sơ, công khai thông tin đất đai. Đặc biệt là nền tảng để thực hiên các giao dịch điện tử trong lĩnh vực đất đai, giao dịch công trực tuyến trong lĩnh vực đất đai, hệ thống tin nhắn SMS, cung cấp thông tin theo hình thức gọi điện trực tiếp và cung cấp theo hình thức trực tuyến (online) qua trang Web của Sở.
Đề tài mới chỉ đánh giá hiệu quả việc áp dụng các quy trình giải quyết hồ sơ được thiết lập trên phần mềm VILIS về mặt định tính, chưa đánh giá hiệu quả về mặt định lượng. Các quy trình do đề tài thiết lập là một trong những giải pháp hiệu quả trong việc cải cách thủ tục hành chính về đất đai, minh bạch hơn trong quá trình giải quyết hồ sơ. Mong muốn các quy trình giải quyết hồ sơ cấp giấy chứng nhận do đề tài thiết lập được cơ quan chuyên môn về đất đai quan tâm xem xét để có thể áp dụng vào thực tế, khi các quy trình được triển khai nên có những đề tài nghiên cứu sâu hơn nữa để có thể đánh giá hiệu quả của các quy trình này mang lại trên các mặt kinh tế, xã hội.