Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3.6. Hoàn thiện công tác thu thập, xử lý thông tin tương lai về chi phí sản xuất
dụng tại phân xưởng sản xuất vào chi phí sản xuất chung
Hiện nay, Công ty thực hiện phân bổ 1 lần giá trị của tất cả CCDC dùng cho sản xuất sản phẩm vào chi phí SXC để tập hợp cho các đối tượng kế toán tập hợp chi phí có liên quan. Cách hạch toán này tuy đơn giản nhưng đối với những công cụ dụng cụ có giá trị lớn thì sẽ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu về chi phí, giá thành sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Như vậy, Công ty cần tiến hành phân loại CCDC ra thành các nhóm công cụ có giá trị nhỏ và nhóm công cụ có giá trị lớn. Đối với nhóm CCDC có giá trị nhỏ, số lượng không nhiều thì Công ty nên tiếp tục thực hiện phân bổ một lần. Đối với những loại CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng tương đối dài (trong một vài chu kỳ sản xuất) thì tiến hành phân bổ nhiều lần, tức là giá trị của CCDC được phân bổ dần từng phần vào chi phí sản xuất qua nhiều kỳ.
Công tác hạch toán được thực hiện như sau:
+ Kế toán kết hợp với Phòng Kỹ thuật xác định số lần phải phân bổ và mức phân bổ mỗi lần cho từng loại CCDC căn cứ vào giá trị, thời gian và mức độ tham gia của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm (khối lượng sản phẩm mà CCDC đó tham gia sản xuất).
+ Khi xuất dùng CCDC, kế toán sử dụng các tài khoản chi phí trả trước để phản ánh trị giá xuất kho. Từ số lần và mức phân bổ đã được xác định cho từng loại công cụ dụng cụ, hàng tháng kế toán phân bổ dần giá trị của công cụ, dụng cụ vào chi phí SXC trong kỳ.
Tóm lại, thực hiện phân bổ nhiều lần giá trị của CCDC có giá trị lớn giúp Công ty tránh được sự biến động chi phí qua các kỳ sản xuất và đạt được mức độ chính xác hơn về chỉ tiêu giá thành sản phẩm, đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán tài chính. Đồng thời, thực hiện giải pháp này đòi hỏi Công ty phải tổ chức quản lý, theo dõi chặt chẽ hơn đối với công cụ, dụng cụ sản xuất, qua đó, nâng cao khả năng kiểm soát chi phí trong Công ty.
4.3.6. Hoàn thiện công tác thu thập, xử lý thông tin tương lai về chi phí sản xuất sản xuất
Hoàn thiện công tác xây dựng định mức chi phí sản xuất
Kế toán, Phòng XNK và cung ứng vật tư để xây dựng định mức chi phí NVLTT thông qua định mức lượng NVLTT và định mức giá NVLTT.
Định mức lượng NVLTT tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm Công ty đã xây dựng được hoàn thiện và đảm bảo an toàn về chất lượng. Còn định mức giá cho một đơn vị NVL tiêu hao khi sản xuất một đơn vị sản phẩm sẽ được phòng TC-KT và phòng XNK-cung ứng vật tư xây dựng (bộ phận thu mua) xây dựng.
Việc xây dựng định mức giá được dựa trên:
+ Các hợp đồng thu mua đã ký (thông thường Công ty thường ký hợp đồng thu mua nguyên liệu, dược liệu dài hạn với các nhà cung cấp), hoặc là dựa trên giá thành của các loại NVL Công ty tự sản xuất, chế biến;
+ Chất lượng NVL;
+ Các khoản chi phí phát sinh liên quan; + Tình hình biến động giá.
Trong trường hợp cùng một loại NVL được thu mua từ nhiều nhà cung cấp với các mức giá khác nhau thì có thể dựa theo mức giá bình quân.
- Đối với định mức chi phí SXC:
+ Công ty có thể xây dựng định mức chi phí dựa trên các khoản chi phí/ yếu tố chi phí hình thành nên chi phí SXC tiêu hao để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm cụ thể.
+ Công ty có thể xây dựng định mức chi phí theo định mức chi phí biến đổi và chi phí cố định sau khi đã thực hiện nhận diện chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động. Trong đó:
• Đối với chi phí SXC biến đổi và hỗn hợp như chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí điện nước, dịch vụ mua ngoài thì căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất và tiêu chuẩn kỹ thuật của từng PX và số liệu quá khứ để lập định mức.
• Đối với chi phí cố định như chi phí khấu hao máy móc thiết bị, là khoản chi phí chiếm tỷ lệ lớn trong toàn bộ chi phí SXC phát sinh. Để xác định phần định mức của chi phí này, Công ty có thể căn cứ vào công suất thiết kế của từng dây chuyền sản xuất sản phẩm, cụ thể xác định phần chi phí khấu hao cho một ca máy chia cho số lượng sản phẩm sản xuất được tối đa trong một ca.
cố định. Để xác định phần chi phí tiền lương thuộc chi phí SXC tính cho một đơn vị sản phẩm sản xuất được trong tháng, Công ty có thể căn cứ vào năng lực sản xuất tối đa một phân xưởng trong tháng sản xuất được bao nhiêu sản phẩm, sau đó lấy tổng tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý tại PX chia cho số lượng sản phẩm đó.
Như vậy, do chi phí SXC là một khoản mục chi phí tương đối phức tạp, phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng sản phẩm nên việc xác định định mức chi phí SXC cho từng sản phẩm luôn gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp. Tại Công ty khi thực hiện xây dựng định mức chi phí SXC nói riêng và chi phí sản xuất nói chung cần phải đánh giá dựa trên đặc điểm và kỹ thuật sản xuất cho từng sản phẩm và mỗi phân xưởng. Do tính phức tạp nên định mức chi phí SXC có thể không đạt tính chính xác tuyệt đối nhưng cần thiết phải có tính phù hợp. Qua đó, Công ty mới có cơ sở để đánh giá và kiểm soát chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí sản xuất
Công tác lập dự toán chi phí sản xuất được lập chủ yếu dựa trên định mức chi phí được xây dựng. Hiện tại, Công ty cần hoàn thiện việc lập dự toán chi phí NVLTT và chi phí SXC.
- Đối với dự toán chi phí NVLTT: căn cứ vào định mức chi phí NVLTT được xây dựng dựa trên mức NVL tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm và đơn giá cho một đơn vị NVL tiêu hao, nhân với số sản xuất dự kiến sản xuất/ tiêu thụ trong tương lai. Như vậy, nhà quản trị nắm được nhu cầu về khối lượng NVL cũng như một phần nhu cầu vốn lưu động cần thiết để phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Qua đó, nâng cao tính hiệu quả trong công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và xây dựng giá thành kế hoạch.
- Đối với dự toán chi phí SXC: hiện tại, khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, Công ty đã dự kiến được các chi phí phát sinh tính vào chi phí SXC, ví dụ:
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền được dự toán dựa trên số liệu của các niên độ, các kỳ kế toán trước, kết hợp phân tích với tổng số sản phẩm sản xuất được qua các kỳ, tính ra tỷ lệ để dự toán chi phí điện, nước, dịch vụ mua ngoài phát sinh trong tương lai.
+ Chi phí nhân viên phân xưởng: dự toán dựa trên dự toán về tổng quỹ lương của Công ty.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: được lập dự toán dựa trên số đã trích khấu hao của kỳ kế toán liền trước kỳ cần lập dự toán chuyển sang và phần ước tính số khấu hao có thể tăng hoặc giảm trong kỳ sản xuất kinh doanh được lập dự toán, căn cứ vào kế hoạch trang bị, mua sắm, thay mới hoặc sữa chữa lớn TSCĐ tại các PX sản xuất, kế hoạch thanh lý TSCĐ vào đầu kỳ sản xuất (nếu có). Do các chính sách về mua sắm TSCĐ, đổi mới dây chuyền công nghệ tăng năng lực sản xuất thường đòi hỏi nhu cầu vốn lớn, và thanh lý TSCĐ có giá trị lớn là một dạng thông tin trọng yếu nên Công ty thường lập các kế hoạch chi tiết, tạo điều kiện cho công tác lập dự toán.
Lập dự toán chi phí khấu hao TSCĐ kết hợp với số liệu dự toán về số lượng sản phẩm sản xuất cũng như năng lực sản xuất tối đa của từng dây chuyền, máy móc, thiết bị; nhà quản trị có thể xác định và dự toán được phần định phí SXC được tính vào chi phí chế biến, xác định giá thành sản phẩm.
Phân tích chi phí sản xuất
Quá trình phân tích chi phí sản xuất dựa trên việc kế toán phân tích các khoản mục chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC phát sinh hàng tháng, so sánh lượng thực tế phát sinh trên một đơn vị sản phẩm với định mức hoặc tổng các khoản mục chi phí với dự toán chi phí đã được Phòng Kế hoạch lập.
Công ty có thể thực hiện phân tích chi phí sản xuất theo các bước sau: • Kế toán quản trị tiến hành so sánh, tính chênh lệch đại số (mức biến động) giữa chi phí thực tế với chi phí định mức/kế hoạch.
• Thực hiện đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tới mức biến động đó, cụ thể xác định biến động các khoản mục chi phí do biến động của các yếu tố nào tác động thông qua việc sử dụng các nhóm giải pháp về phân tích tính chất ảnh hưởng các nhân tố.
• Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty để phân tích và tìm ra các nguyên nhân cụ thể; qua đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị, kiểm soát chi phí tại Công ty.
Nội dung cụ thể khi tiến hành phân tích giữa chi phí thực tế và định mức chi phí đã xây dựng:
- Phân tích biến động của Chi phí NVLTT Biến động chi phí NVLTT = Biến động về giá + Biến động về lượng
Trong đó:
- Biến động về giá được xác định bằng cách lấy Số lượng NVL thực tế nhân với chênh lệch giữa Đơn giá NVL thực tế với Đơn giá định mức.
Biến động về giá do nhân tố đơn giá NVL thực tế quyết định, đơn giá này thay đổi có thể do giá NVL trên thị trường tăng/giảm. Thông thường đây là nhân tố khách quan, trong trường hợp giá NVL tăng liên tục, Công ty nên ký các hợp đồng mua NVL dài hạn để hạn chế mức biến động về giá ảnh hưởng tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Biến động về lượng (biến động về mức tiêu hao NVL): được xác định bằng cách lấy Đơn giá định mức NVL nhân với chênh lệch giữa Số lượng NVL thực tế tiêu hao với Số lượng trong định mức.
Biến động về lượng có thể do một vài nguyên nhân như: trình độ quản lý hay khâu kiểm soát NVL thay đổi, trình độ của công nhân hoặc công nghệ sản xuất thay đổi...
Đây là nhân tố chủ quan mà Công ty có thể tác động để thực hành tiết kiệm chi phí, làm tăng lơi nhuận cho Công ty.
Phân tích biến động của chi phí NCTT
Biến động chi phí
NCTT =
Biến động
về giá nhân công +
Biến động về năng suất lđ Trong đó:
- Biến động về giá nhân công là chênh lệch giữa đơn giá lao động thực tế và đơn giá định mức, tính cho số giờ lao động thực tế sử dụng.
Biến động về giá có thể do Công ty thay đổi đơn giá tiền lương hoặc cơ cấu lao động thay đổi (ví dụ: công ty sử dụng công nhân sản xuất tay nghề cao hơn để thực hiện các công việc được trả lương cao hơn so với dự kiến).
- Biến động về năng suất lao động: là chênh lệch giữa thời gian lao động thực tế với thời gian lao động định mức tính cho một khối lượng sản phẩm sản xuất thực tế, tính theo đơn giá lao động định mức.
Các nguyên nhân của biến động có thể do dây chuyền công nghệ hỏng làm ngừng trệ quá trình sản xuất, tay nghề công nhân kém hoặc công tác giám sát, đốc thúc công nhân kém hiệu quả gây ra biến động xấu về năng suất lao
động. Ngược lại, khi công nhân có tay nghề cao, được đào tạo tốt, máy móc thiết bị hoạt động tốt thì biến động tạo hiệu quả tốt cho sản xuất.
Phân tích biến động của chi phí sản xuất chung
Do chi phí SXC thường bao gồm nhiều tiểu khoản chi phí khác nhau như chi phí tiền lương nhân viên phân xưởng, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí CCDC,...nên để công tác phân tích và đánh giá đạt được hiệu quả cao thì Công ty nên tiến hành phân tích cụ thể từng tiểu khoản chi phí. Qua đó, kế toán quản trị có cơ sở để xây dựng các giải pháp tác động cũng như chính sách quản lý cho từng loại chi phí phát sinh.