và Thương Mại Vitranimex
a) Bộ máy tổ chức
Trong những năm gần đây do thị trường phát triển nên lượng lưu chuyển hàng hoá ngày một nhiều vì vậy việc tổ chức kinh doanh vận tải của công ty có những biến chuyển theo xu hướng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Chất lượng trong dịch vụ vận tải là phải đảm bảo an toàn hàng hoá vận chuyển đúng tiến độ, thời gian, yêu cầu, không để nhầm lẫn hàng hoá giao nhận và đảm bảo tỷ lệ hao hụt hàng hoá không vượt quá định mức. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, phù hợp với điều kiện hiện nay, với quy mô và địa bàn hoạt động, công ty đã phân cấp quản lý theo phương thức trực tuyến chức năng. Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp được chia thành những phòng ban đảm nhận chức năng cụ thể để phục vụ cho mục đích chung là tăng hiệu quả của toàn doanh nghiệp. Mỗi bộ phận nhận lệnh từ một cấp trên, các phòng ban chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về nghiệp vụ chức năng của mình, Tổng giám đốc căn cứ vào các đề xuất đó để đưa ra các quyết định, các phòng ban chức năng thực hiện theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thi hành quyết định đó.Sơ đồ tổ chức được thể hiện như sau:
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ Phần Vận Tải và Thương Mai Vitranimex
Nguồn: Công ty cổ phần vận tải và thương mại Vitranimex (2012)
b) Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Trong cơ cấu tổ chức của công ty các chức năng nhiệm vụ được quy định rõ như sau:
- Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty cổ phần.
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty giữa hai nhiệm kỳ Đại hội đồng cổ đông, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị bao gồm 05 thanh viên do đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm kỳ 05 năm.
- Ban kiểm soát: Là đơn vị thay mặt Đại hội đồng cổ đông để thực hiện giám sát hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ban kiểm soát có từ 03 thành viên nhiệm kỳ của ban kiểm soát không quá 05 năm.
- Tổng Giám đốc: Do hội đồng quản trị bổ nhiệm là người điều hành Công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc tổ chức, quảnl ý, điều hành toàn diện các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của Công ty và thi hành các quyết định của hội đồng quản trị theo nhiệm vụ và quyện hạn được giao, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là người địa diện hợp pháp của Công ty trước cơ quan Nhà nước và pháp luật. Thay mặt công ty ký kết tiến hành các giao dịch dân sự, pháp luật với các cơ quan nhà nước và các đơn vị kinh tế đối tác khác.
- Trung tâm dịch vụ vận tải: Là đơn vị trực thuộc công ty, có chức năng nhiệm vụ tổ chức thực hiện các mặt công tác sau, xây dựng kế hoạch kinh doanh, phương án kinh doanh, tổng hợp phân tích kết quả kinh doanh và tìm kiếm khai thác mở rộng thị trường trên các lĩnh vực công tác được giao, kinh doanh vận tải hàng hóa đa phương thức, khai thác kho hàng cho thuê và trung chuyển phân phối hàng hoá, quản lý, sử dụng có hiệu quả, an toàn và đúng quy định nguồn lực về con người, tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị làm việc được công ty giao. Bộ máy Trung tâm bao gồm ban nghiệp vụ, ban vận tải quản lý đội xe tại khu vực Hà Nội và Tổng kho tại Hà Nội.
- Chi nhánh TP Hồ Chí Minh: Là đơn vị trực thuộc của công ty, có chức năng nhiệm tổ chức thực hiện các mặt công tác xây dựng, triển khai kế hoạch kinh doanh, phương án kinh doanh, tổng hợp phân tích kết quả kinh doanh và tìm
kiếm khai thác mở rộng thị trường trên các lĩnh vực công tác được giao tại khu vực các tỉnh phía nam, quản lý, sử dụng có hiệu quả, an toàn và đúng quy định các nguồn lực về con người, tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị làm việc được công ty giao. Bộ máy chi nhánh bao gồm ban nghiệp vụ - phụ trách công việc hành chính, thu thập chứng từ tại đầu phía nam ban vận tải thực hiện các nghiệp vụ hàng ngày, giao nhận hàng hóa, lập kế hoạch vận chuyển…đội xe, thực hiện chức năng quản lý phương tiện, phối hợp với ban vận tải thực hiện hợp đồng vận chuyển theo lệnh điều dồng từ lãnh đạo chi nhánh, kho STC, thực hiện nghiệp vụ xếp dỡ tại kho nhà máy giấy SCT.
- Chi nhánh TP Hải Phòng và Đằ Nẵng: Là đơn vị trực thuộc của công ty, có chức năng nhiệm vụ tổ chức thực hiện các mặt công tác, xây dựng kế hoạch kinh doanh, phương án kinh doanh, tổng hợp phân tích kết quả kinh doanh và tìm kiếm khai thác mở rộng thị trường tại khu vực Hải Phòng, Miền Trung (Đà Nẵng) và các tỉnh lân cận trên các lĩnh vực công tác được giao, kinh doanh dịch vụ vận tải đa phương thức tại khu vực Hải Phòng, Miền Trung (Đà Nẵng) và các tỉnh lân cận, quản lý, sử dụng có hiệu quả, an toàn và đúng quy định các nguồn lực về con người, tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị làm việc được công ty