4.1.2. Cơ cấu tổ chức các mô hình dịch vụ cung ứng logistics của Công ty Cổ Phần Vận Tải và Thương Mại Vitranimex Phần Vận Tải và Thương Mại Vitranimex
4.1.2.1.Cơ cầu tổ chức mô hình dịch vụ cung ứng logistics 2PL của Công ty Cổ Phần Vận Tải và Thương Mại Vitranimex
Các bước thực hiện công việc của mô hình dịch vụ cung ứng logistics 2PL được thực hiện như bảng 4.2.
Bảng 4.2. Nội dung công việc của mô hình dịch vụ cung ứng logistic 2PL Stt Các bước Người thực hiện Nội dung
1 Bước 1 Tổ trưởng nghiệp vụ Kiểm tra số lượng hàng (Khối, Kg ...)
2 Bước 2 Nhân viên đều vận Kiểm tra phương tiện của công ty & Nhà thầu phụ 3 Bước 3 Nhân viên điều vận Điều tài xế chở hàng
4 Bước 4 Tài xế Nhận hàng đúng và đủ số lượng theo từng mặt hàng 5 Bước 5 Tài xế Giao hàng đúng và đủ số lượng theo từng mặt hàng 6 Bước 6 Nhân viên điều vận Đối chiếu với thông tin gọi hàng của khách hàng 7 Bước 7 Nhân viên điều vận Đối chiếu với thông tin gọi hàng của khách hàng 8 Bước 8 Kế toán công nợ Xuất hóa đơn cho khách hàng
Hàng ngày dự trên nhu cầu sản xuất của khác hàng, khách hàng gửi thông
tin bằng các phương thức Mail, điện thoại, fax, tổ trưởng nghiệp vụ có trách nhiệm tiếp nhận thông tin của khác hàng sau đó chuyển thông tin cho nhân viên điều vận. Nhân viên điều vận kiểm tra các phương tiện của công ty chưa có lệnh vận chuyển xem có đáp ứng được nhu cầu của khác hàng hay không trong trường hợp thiếu thì nhân viên điều vận sẽ tiến hành liên hệ với các nhà thầu phụ để đặt xe và báo lại cho tổ trưởng nghiệp vụ. Sau khi được phê duyệt của tổ trưởng nghiệp vụ thì nhân viên điều vận sẽ điều động xe đên địa điểm khách hàng thông báo để chở hàng. Tài xế sẽ di chuyển xe tới nới đóng hàng và đăng ký nhận hàng và tiến hành nhận hàng kiểm đếm đúng đủ số lượng, chất lượng theo đơn hàng của khách hàng. Sau khi nhận hàng xong nhân viên tài xế sẽ đi giao hàng tại địa điểm giao hàng của khách hàng thông báo và giao hàng theo đúng số lượng trên đơn hàng, lấy xác nhận của nới giao hàng. Sau khi giao hàng xong nhân viên tài xế chuyển chứng từ về cho nhân viên điều vận. Nhân viên điều vận tiếp nhận và nghi nhận lại đơn hàng theo số lượng và chủng loại hàng. Cuối kỳ vận chuyển (thường là 1 tháng) nhân viên điều vận sẽ tiên hành lập bảng kê sản lượng và tính chi phí và đối chiếu với khách hàng. Sau khi hai bên thông nhất thì nhân viên điều vận chuyển chứng từ sang phòng kế toán. Nhân viên kế toán tiếp nhận và xuất hóa đơn VAT theo đúng giá trị đã được xác nhận của khách hàng. Nhân viên kế toán chuyển chứng từ thanh toán cho khách hàng và nghi nhận công nợ. Căn cứ vào hợp đồng đã ký giữa hai bên kế toán sẽ theo dõi việc thanh toán của khách hàng. Bên cạnh đó nhân viên kế toán sẽ nghi nhận kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng. Qua quá trình hoạt động theo phương thức này công ty đã thấy được điểm mạnh và điểm yếu khi phục phụ khác hàng như sau:
* Điểm mạnh: Lượng nhân sự để duy tri trong hoạt động này không
nhiều và có thể làm việc từ xa vì 1 nhân viên có để điều vận rất nhiều khách hàng một lúc như vậy sẽ ít tốn chi phí nhân công, chi phí đi lại. Việc đầu tư trang thiết bị ít vì đa số là khách hàng thuê trong hoạt động dịch vụ vận tải nên công ty chỉ cần chuyển xe tới khách hàng để lấy hàng mọi phương tiện phục vụ đều do khách hàng đầu tư đôi khi công ty có thể ký hợp đồng sau đó bán cho nhà thầu phụ nên sẽ rất ít tốn chi phí đầu tư. Vì chỉ đáp ứng một khâu dịch vụ cho khách hàng nên công ty có thể phục vụ nhiều khách hàng cùng một lúc tận dụng được hết phương tiện vận chuyển vì có thể ghép hàng của
nhiều khách hàng với nhau cùng tính chất lô hàng hay cùng chủng loại. Mô hình này việc mở rộng khách hàng hay nói cách khác là tăng lượng khách hàng là rễ vì nếu chúng ta có giá tốt là khách hàng thuê.
* Điểm yếu: Việc duy trì khách hàng là rất khó vì họ chỉ lý hợp đồng một
năm và sau đó tiên hành đấu thầu lại với mục đích giảm giá thành vận chuyển có nghĩa là họ luôn gây sức ép cho công ty chính vì vậy kế hoạch lâu dài của công ty về đầu tư phương tiện, trang thiết bị rất khó đồng thời việc đầu tư nhiều cũng không có lợi cho doanh nghiệp đó là vốn đầu tư đọng khách nắm được là có xe mà không có hàng thì công ty cũng không làm ăn được nên họ lại càng ép giá với mô hình này là bài toán kho cho ban lãnh đạo công ty.
4.1.2.2. Cơ cấu tổ chức mô hình dịch vụ cung ứng logistics 3PL của Công ty
Cổ Phần Vận Tải và Thương Mại Vitranimex
Đây là mô hình cung ứng cho khách hàng nhiều dịch vụ khác nhau trong
chuỗi dịch vụ cung ứng logistics và được thực hiện trình tự như bảng 4.3. Hàng ngày trưởng ban nghiệp vụ (Trưởng kho) tiếp nhận kế hoạch nhập, xuất hàng của khách hàng qua đó lập kế hoạch xuât, nhập hàng theo yêu cầu của khách hàng chuyển thông tin xuất hàng và vận chuyển tới ban điều vận của công ty. Ban vận tải tiếp nhận thông tin lên kế hoạch vận chuyển. Thủ kho và điều vận phối hợp tổ chức công tác xuất- nhập hàng theo kế hoạch đã xác nhận với khách hàng, kiểm đúng số lượng, chủng loại hàng hóa theo đơn hàng, tổ chức kiểm kê, báo cáo theo định kỳ hoặc yêu cầu của khách hàng, tổ chức vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi các nhân tiến hành vận chuyển giao hàng cho khách hàng xong trưởng ban nghiệp vụ kho, trưởng ban vận tải kết hợp với nhân viên thống kê và kế toán thu thập chứng từ từ thủ kho, nhân viên lái xe để lập bảng kê số lượng nhập, số lượng xuất trong kỳ sau đó đối chiếu số lượng nhập, số lượng xuất trong kỳ với khách hàng sau khi chốt được số liệu nhân viên kế toán sẽ in bảng kê ra và lấy xác nhận của khách hàng và tiến hành xuất hóa đơn thanh toán cho khối lượng nhập, khối lượng xuất. Đồng thời nhân viên thống kê cũng thống kê số hàng vận chuyển đi các nhà phân phối của khách hàng để lập bảng kê tính cước. Sau khi lập bảng kê xong đối chiếu với khách hàng và lấy xác nhận trên bảng kê và tiến hành xuất hóa đơn để thanh toán. Tất cả các chứng từ đối chiếu đề được ký làm hai bản và lưu hồ sơ như: Bảng thanh toán chi phí vận hành xếp dỡ, Bảng tổng hợp khối lượng bốc xếp, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê, Biên bản xác nhận báo hàng nhập,biên bản xác nhận hàng xuất, bảng kê chi tiết cước phí vận tải.
Bảng 4.3. Nội dung công việc của mô hình dịch vụ cung ứng logistics 3PL
Stt Các bước Người thực hiện Nội dung
1 Bước 1 Trưởng kho, trưởng ban nghiệp vụ vận tải
Tiếp nhận nhu cầu xuất, nhập hàng từ khách hàng
2 Bước 2 Trưởng kho, Trưởng ban nghiệp vụ vận tải / Điều vận
Lập kế hoạch xuất/ nhập và báo cáo lãnh đạo đơn vị nhập hàng và báo lại cho khách hàng, kế hoạch vận chuyển.
3 Bước 3 Thủ kho, điều vận Tổ chức công tác xuất- nhập hàng theo kế hoạch đã xác nhận với khách hàng, Kiểm đúng số lượng, chủng loại hàng hóa theo đơn hàng, Tổ chức kiểm kê, báo cáo theo định kỳ hoặc yêu cầu của khách hàng, Tổ chức vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng .
4 Bước 4 Trưởng kho, trưởng ban nghiệp vụ vận tải
Tổng hợp, đối chiếu số lượng hàng hóa xuất/ nhập, kết quả khai thác vận hành kho bãi. 5 Bước 5 Trưởng kho, Trưởng
ban nghiệp vụ vận tải
Kết hợp với nhân viên thống kê, kế toán làm thủ tục thanh toán với khách hàng.
6 Bước 6 Kế toán Lưu hồ sơ Bảng thanh toán chi phí vận hành xếp dỡ.
Bảng tổng hợp khối lượng bốc xếp, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê, Biên bản xác nhận báo hàng nhập ,biên bản xác nhận báo hàng xuất. Nguồn: Công ty cổ phần vận tải và thương mại Vitraniemx (2012) Qua quá trình hoạt động kinh doanh theo mô hình này công ty thấy có các điểm mạnh và điểm yếu như sau:
* Điểm mạnh: Số lượng khách hàng ổn đinh vì khách hàng của mô hình 3P
thường ký hợp đồng dài hạn hoặc ít nhất là 3 năm vì những khách hàng này sẽ ổn định trong sản xuất kinh doanh. Qua đó công ty có doanh thu lớn hơn chủ động công việc hơn và có định hướng đầu tư lâu dài về phương tiện máy móc trang thiết bị để phục vụ nhu cầu cho khách hàng .
* Điểm yếu: Công ty phải đầu tư trang thiết bị, máy móc phương tiện nhiều để phục vụ công việc nên mức chi phí cao đòi hỏi công ty có năng lực tài chính tốt. Bên cạnh đó hoạt động của mô hình 3PL gồm rất nhiều công đoạn trong hoạt động sản xuất kinh doanh vì vậy số lượng nhân sự phục vụ cho mô hình này là rất nhiều, số lượng khách hàng trong lĩnh vực này còn ít vì các doanh nghiệp Việt Nam chưa hoạt động nhiều theo mô hình này mà chủ yếu là các doanh nghiệp nước ngoài nên việc mở rộng khách hàng của mô hình này là rất khó.