8. Cấu trúc của luận văn
2.1.TỔNG QUAN VỀ NHÀ KHÁCH CỤC QUẢN TRỊ T.26
2.1.1. Giới thiệu về các Nhà khách Cục Quản trị T.26
a. Nhà khách T.26
Nhà khách T.26 được xây dựng và bắt đầu đi vào hoạt động vào tháng 1/2003. Đây là Nhà khách đầu tiên trong chuỗi Nhà khách của Cục Quản trị T.26. Nhà khách có quy mô 8 tầng tại số 01 Quang Trung, Hải Châu, Đà Nẵng trên diện tích đất chung là 1.884 m2. Đây là vị trí trung tâm thuận lợi cho các quan chức và khách du lịch tham quan khám phá sông Hàn và các địa điểm du lịch khác tại thành phố Đà Nẵng.
Hiện nay Nhà khách T.26 giao dịch với các công ty đối tác cùng ngành, các đơn vị cung ứng và các khách hàng theo địa chỉ như sau:
- Tên giao dịch: Nhà khách T.26
- Trụ sở đăng ký: 01 Quang Trung, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng.
- Điện thoại: 08051255 - Fax: 837953
b. Nhà khách số 8 Bạch Đằng
Nhà Khách số 8 Bạch Đằng tọa lạc ngay trung tâm thành phố Đà Nẵng với quy mô 13 tầng trên diện tích đất chung là 1.975 m2 được đưa vào sử dụng từ năm 2008. Từ Nhà khách, quý khách có thể nhìn ra dòng sông Hàn thơ mộng, núi Sơn Trà, Hải Vân hùng vĩ. Nhà khách ở vị trí trung tâm thành phố nên rất thuận lợi cho tất cả các hoạt động vui chơi, giải trí, thăm quan và tổ chức các hội nghị, hội thảo…
Nhà khách số 8 Bạch Đằng giao dịch với các công ty đối tác cùng ngành, các đơn vị cung ứng và các khách hàng theo địa chỉ như sau:
- Tên giao dịch: Nhà khách số 8 Bạch Đằng
- Trụ sở đăng ký: số 08 Bạch Đằng, quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 08051456
- Fax: 3840895
c. Khu nghỉ dưỡng T.26 Lăng Cô
Ẩn mình trong thị trấn Lăng Cô thuộc huyện Phú Lộc tỉnh Thừa Thiên Huế, nơi ghi dấu trong lịch sử là điểm nghỉ ngơi ưa thích của hoàng gia Việt Nam xưa, nơi này nổi tiếng với các huyền thoại và vẻ đẹp hoang sơ tự nhiên mà chỉ cách sân bay Đà Nẵng và Huế một giờ lái xe. Vịnh Lăng Cô được đánh giá là một trong những vịnh đẹp nhất trong Câu lạc bộ Các Vịnh Đẹp Nhất Thế Giới. Bãi biển cát vàng nguyên sơ và làn nước ngọc lam lấp lánh được bao quanh bởi những ngọn đồi xanh tươi, cùng những dãy núi cao vút tận mây xanh; tất cả góp phần tạo nên một trong những khung cảnh thiên nhiên tươi đẹp nhất Việt Nam. Khu nghỉ dưỡng Lăng Cô tọa lạc tại một vị trí đắc địa, là điểm kết nối trên con dường Di Sản Miền Trung với các di sản văn hóa thế giới được UNESCO công nhận như Cố Đô Huế bên dòng sông Hương
thơ mộng, phố cổ Hội An duyên dáng và thánh địa Mỹ Sơn.
Khu nghỉ dưỡng Lăng Cô được xây dừng trên diện tích đất 16.154m2, được đưa vào sử dụng từ tháng 4/2011.
Khu nghỉ dưỡng T26 Lăng Cô giao dịch với các công ty đối tác cùng ngành, các đơn vị cung ứng và các khách hàng theo địa chỉ như sau:
- Tên giao dịch: Khu nghỉ dưỡng Lăng Cô
- Địa chỉ: 493 Lạc Long Quân, TT Lăng Cô, Phú Lộc, Thừa Thiên Huế.
- Số điện thoại:
2.1.2. Quy mô, sản phẩm – dịch vụ của nhà khách Cục Quản trị T.26
Nhà khách Cục Quản trị T.26 gồm có 3 nhà biệt thự (15 phòng), 164 phòng ngủ tiêu chuẩn 3 sao. Cùng các nhà hàng kiểu cách hiện đại, café và bar, bể bơi ngoài trời rộng, trung tâm thương vụ, trung tâm chăm sóc sắc đẹp, sân tennis và các tiện nghi cao cấp như Internet không dây khu vực công cộng.
Nhà khách T.26 số 01 Quang Trung có một nhà hàng với sức chứa 150 người, hội trường 70 chỗ.
Nhà khách số 8 Bạch Đằng có hội trường có sức chứa 350 khách với các trang thiết bị hiện đại và 02 phòng hội thảo tại tầng 13 nhìn ra sông Hàn thơ mộng, Nhà hàng có sức chứa 350 khách với các món ăn Âu, Á đa dạng.
Khu nghỉ dưỡng Lăng Cô được trang bị tiện nghi đầy đủ, hồ bơi rộng 400m2, khu y tế 5 phòng, nhà công vụ 5 phòng, phòng tập đa năng, khu nghỉ dưỡng phục hồi sức khỏe với không gian rộng rãi ,thoáng mát.
Cùng với sự tiện nghi và các cơ sở vật chất phục vụ cho khách hàng. Nhà khách còn có các dịch vụ như: dịch vụ đón khách tại sân bay, dịch vụ hướng dẫn du khách, dịch vụ giặt ủi, dịch vụ phòng 24/24, thu đổi ngoại tệ, dịch vụ trông trẻ, có bác sĩ riêng khi yêu cầu, cho thuê xe Limousine, cho thuê xe đạp và xe máy, Zen spa…
2.1.3. Bộ máy quản lý của Nhà khách Cục Quản trị T.26 a. Sơ đồ tổ chức a. Sơ đồ tổ chức (Nguồn: Phòng hành chính tổ chức Cục Quản trị T.26) Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
b. Chức năng, nhiệm vụ của các chức danh
- Ban Quản trị Cục T.26:
Là những người đứng đầu điều hành những công việc chung của Cục Quản trị T.26 bao gồm các công việc ở khối hành chính và khối đơn vị sự
Ban Quản lý dự án T.26 P. Quản trị - Lễ tân P. H. chính – Tổ chức Nhà khách T.26 P. Xây dựng – Điện máy P. Tài vụ P. Quản lý ô tô Ban Quản trị Cục T.26 Khu nghỉ dưỡng Lăng Cô Nhà khách số 8 Bạch Đằng Giám đốc nhà khách Quản lý dịch vụ ăn uống Quản lý dịch vụ lưu trú BP buồng bảo BP bàn BP vệ BP bếp BP bảo trì BP Lễ tân BP bar
nghiệp. Chịu trách nhiệm trước Đảng các công việc chung của Cục.
- Phòng hành chính – tổ chức
Có nhiệm vụ tuyển dụng và lựa chọn những nhân viên phù hợp với các vị trí công việc trong Nhà khách, đồng thời chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên mới và quản lý nhân viên trong Nhà khách. Giúp Giám đốc nhận xét, đánh giá nhân viên trong Nhà khách theo định kỳ.
Thẩm định trình giám đốc quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật,… đối với tất cả nhân viên làm việc trong Nhà khách.
- Phòng quản trị - lễ tân:
Chịu trách nhiệm trong việc lên chương trình đón tiếp và phục vụ các lãnh đạo cấp cao của nhà nước khi đến làm việc và nghỉ ngơi tại Nhà khách.
- Phòng quản lý xe ô tô:
Chịu trách nhiệm trong việc điều hành và quản lý đội xe của Nhà khách cũng như của toàn Cục. Bố trí xe đưa đón khách tại sân bay, Nhà khách và đến địa điểm làm việc.
- Phòng tài vụ:
Chịu trách nhiệm tổng hợp các số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của Nhà khách, báo cáo cho giám đốc những kết quả đạt được và chưa đạt được về mục tiêu kinh doanh của Nhà khách, lập bảng lương và kế hoạch chi lương, kiểm soát chi phí và lợi nhuận của các bộ phận trong Nhà khách.
Quản lý mọi khoản thu theo đúng chế độ, chính sách của nhà nước và qui định của Nhà khách. Tổng hợp, lập báo cáo thống kê về tài chính, kế toán, báo cáo thống kê định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh. Trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách nghĩa vụ thuế đối với nhà nước theo luật định.
Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lắp đặt hệ thống cơ sở vật chất trong toàn hệ thống Nhà khách. Chịu trách nhiệm đảm bảo cho cơ sở vật chất kỹ thuật luôn hoạt động tốt. Quản lý hệ thống của website của Nhà khách, xử lý các phần mềm trong Nhà khách.
- Ban quản lý dự án T.26:
Là bộ phận nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án của Cục hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.
- Giám đốc Nhà khách:
Là người vạch ra phương hướng kinh doanh cho Nhà khách, trực tiếp tổ chức điều hành và giám sát nhân viên, khai thác các nguồn lực đầu tư cho Nhà khách, lập kế hoạch kinh doanh và chịu trách nhiệm quản lý công tác tài chính kế toán. Ngoài ra Giám đốc Nhà khách còn tổ chức các hoạt động khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc và kỷ luật những nhân viên vi phạm nội quy của Nhà khách. Quản lý chặt chẽ các khoản thu chi nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Trực tiếp ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng với các đơn vị khác. Phụ trách đảm bảo các công việc trong Nhà khách đúng nguyên tắc quy định của pháp luật và quy chế.
- Quản lý dịch vụ lưu trú:
Chịu trách nhiệm quản lý nhân viên cấp dưới, thực hiện giám sát đôn đốc nhân viên làm tốt công việc được giao, điều hành công việc ở các phòng bên dưới, tham gia tuyển chọn nhân viên và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới.
Tổ lễ tân: Nhận đặt phòng và làm thủ tục giấy tờ thanh toán cho khách, thông báo cho các bộ phận có liên quan chuẩn bị đón tiếp khách, giới thiệu các dịch vụ trong nhà khách cho khách đồng thời giải quyết các phàn nàn cho khách một cách nhanh chóng.
Tổ buồng: Làm vệ sinh trong nhà khách và khu vực phòng khách, bảo quản hành lý của khách, báo cáo cho lễ tân những đồ ăn mà khách đã dùng trong thời gian lưu trú.
Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm cà thẻ cho nhân viên khi nhân viên đi làm, quản lý khách ra vào Nhà khách, đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho khách lưu trú tại Nhà khách. Giữ trật tự an ninh trong Nhà khách.
Tổ bảo trì: Có chức năng thực hiện tốt công tác bảo trì sửa chữa các trang thiết bị trong Nhà khách, nhà hàng nhằm duy trì hoạt động tối ưu cho hệ thống thiết bị.
- Quản lý dịch vụ ăn uống:
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động của nhà hàng gồm có bộ phận bàn, bar, bếp, quản lý đảm bảo các hoạt động xuất nhập cung ứng hàng hóa cho nhà hàng.
Tổ bàn: Chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo nhà hàng, có chức năng đón tiếp khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống tại nhà hàng.
Tổ bếp: Có chức năng chế biến các món ăn theo yêu cầu của khách, chịu trách nhiệm về chất lượng và thời gian chế biến món ăn. Nắm vững các kế hoạch thực đơn, yêu cầu chế biến từng ngày, dự trữ đủ nguyên liệu để chế biến.
Tổ bar, hồ bơi: Phục vụ các loại thức uống cho khách, phục vụ “welcome drink” khi khách đến check in, thực hiện dọn dẹp và giữ gìn vệ sinh khu vực hồ bơi.
2.1.4. Nguồn nhân lực tại Nhà khách
Bảng 2.1. Cơ cấu nguồn nhân lực tại Nhà khách
Bộ phận Số lƣợng
Giới tính Trình độ chuyên môn Trình độ ngoại ngữ
Nam Nữ Sau Đại học Đại học đẳng Cao Trung cấp THPT A B C ĐH Cục trưởng 1 1 1 1 Phó Cục trưởng 3 3 3 3 P. Hành chính-tổ chức 22 7 15 2 10 10 13 9 P.Quản trị lễ tân 4 1 3 3 1 4 P.Tài vụ 6 2 4 1 5 4 2 P.Xây dựng- điện máy 5 5 4 1 3 2 P. Quản lý xe ô tô 31 29 2 1 6 6 18 16 13 2 Ban quản lý dự án 4 2 2 4 2 2 Giám đốc nhà khách 3 2 1 3 3 Kế toán 10 1 9 4 6 7 3 Lễ tân 8 1 7 5 3 4 4 Buồng 45 45 2 5 38 30 10 5 Sale- marketing 8 3 5 2 6 2 5 1 Bếp 25 10 15 2 7 5 11 Bàn - bar 10 4 4 2 2 6 5 3 2 Bảo trì 5 5 3 2 4 6 Bảo vệ 10 10 2 8 10 Tổng 200 86 112 10 35 49 25 81 49 41 62 28 Tỷ lệ (%) 100% 43% 56% 5% 18% 25% 13% 41% 25% 21% 31% 14%
Qua bảng số liệu có thể nhận thấy: Tùy theo khối lượng công việc dàn trải cũng như qui mô tại các bộ phận mà số lượng nhân viên giữa các bộ phận có sự chênh lệch khá lớn. Như bộ phận bếp, bàn, bar và bộ phận buồng phòng có số lượng nhân viên khá cao (trên 25 nhân viên) nhưng cũng có bộ phận chỉ
cần 5 hoặc 8 nhân viên là có thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu của toàn Nhà khách như bộ phận lễ tân, kỹ thuật IT,… Điều này cho thấy Nhà khách đang tập trung nguồn lực rất lớn của mình vào 2 lĩnh vực chính của mình là lưu trú và nhà hàng.
Về giới tính thì ta thấy số lượng nhân viên giữa nam và nữ có sự chênh lệch, nữ hơn nam 26 nhân viên. Nếu xét trên phương diện mức độ phù hợp của nhân viên tại các bộ phận cụ thể thì ta sẽ thấy sự chênh lệch này sẽ được giải thích rõ ràng. Một số bộ phận trong Nhà khách do đặc thù công việc nên hầu như chỉ tuyển nữ như bộ phận bàn, buồng, bar. Trong khi đó lại có một số bộ phận chỉ tuyển nam để phù hợp với tính chất của công việc như bộ phận bảo vệ, bộ phận bảo trì và bộ phận IT.
Về trình độ chuyên môn và trình độ ngoại ngữ thì ta thấy số lượng nhân viên có chuyên môn cấp bậc đại học và sau đại học chủ yếu tập trung ở khối hành chính, còn khối sự nghiệp nhà khách rất ít đại học chủ yếu chỉ dừng lại ở bậc cao đẳng và trung cấp. Còn về trình độ ngoại ngữ thì đa số nhân viên của Nhà khách đều đạt được mức chuẩn khá cao, số lượng nhân viên đạt bằng B, C anh văn nhiều đặc biệt là bằng C. Điều này cho thấy chất lượng nhân viên của đơn vị khá cao điều này cho thấy sự tương xứng với cấp của đơn vị trong ngành.
2.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh của Nhà khách
Bảng 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Nhà khách
ĐVT: nghìn đồng
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014
So sánh 2014/2013 Chênh lệch Tốc độ phát triển (%) Doanh thu 30.057.968 31.175.823 1.117.855 103,7% Chi phí 25.487.132 26.651.465 1.164.333 104,6% Lợi nhuận 4.570.836 4.524.358 46.478 101% (Nguồn: Phòng tài vụ)
Nhìn vào số liệu tình hình kinh doanh của Nhà khách Cục Quản trị T.26 trong những năm gần đây ta có thể nhận thấy doanh thu có xu hướng tăng qua các năm. Chi phí cũng tăng nhưng tăng với tốc độ nhanh hơn so với doanh thu cho nên đã dẫn đến lợi nhuận đều có xu hướng tăng nhưng chậm hơn. Đây là một kết quả khả quan về tình hình hoạt động kinh doanh của Nhà khách. Tuy nhiên Nhà khách cần rà sát lại về việc quản lý các chi phí phát sinh của mình xem có thể giảm bớt những khoản chi phí nào không cần thiết nhằm góp phần làm tăng lợi nhuận cho Nhà khách.
Về doanh thu có thể thấy doanh thu của Nhà khách tăng khá đồng đều trong 2 năm. Cụ thể doanh thu năm 2014 của Nhà khách đạt tới 31.175.823 nghìn đồng, tăng 3,7% so với năm 2013 tương ứng với mức tăng là 1.117.855 nghìn đồng. Đây là dấu hiệu đáng mừng cho Nhà khách, nó cho thấy lượng khách đến lưu trú và tiêu dùng các dịch vụ tại Nhà khách đang tăng lên.
Còn về chi phí thì ta thấy chi phí năm 2014 cao hơn so với năm 2013. Điều này có thể lý giải là do Nhà khách đã đầu tư nhiều hơn vào cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như nguồn nhân lực nhằm thu hút khách đến và sử dụng dịch vụ tại Nhà khách. Trong năm 2014 mức chi phí mà Nhà khách chi ra là 26.651.465 nghìn đồng cao hơn so với mức thu phí năm 2013 là 25.487.132 nghìn đồng. Mức chi phí chênh lệch giữa 2 năm là 1.164.333 nghìn đồng tương ứng với tốc độ tăng là 4,6%. Điều này đã dẫn đến hệ quả là lợi nhuận thu được trong năm 2014 có xu hướng giảm so với năm trước đó. So với lợi nhuận thu được năm 2013 là 4.570.836 nghìn đồng thì lợi nhuận thu được năm 2014 thấp hơn 46.478 nghìn đồng. Do vậy Nhà khách cần có biện pháp để tối thiểu hóa chi phí và tăng lợi nhuận cho Nhà khách nhưng vẫn đảm bảo