8. Cấu trúc của luận văn
2.1.3. Bộ máy quản lý của Nhà khách Cục Quản trị T.26
a. Sơ đồ tổ chức (Nguồn: Phòng hành chính tổ chức Cục Quản trị T.26) Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
b. Chức năng, nhiệm vụ của các chức danh
- Ban Quản trị Cục T.26:
Là những người đứng đầu điều hành những công việc chung của Cục Quản trị T.26 bao gồm các công việc ở khối hành chính và khối đơn vị sự
Ban Quản lý dự án T.26 P. Quản trị - Lễ tân P. H. chính – Tổ chức Nhà khách T.26 P. Xây dựng – Điện máy P. Tài vụ P. Quản lý ô tô Ban Quản trị Cục T.26 Khu nghỉ dưỡng Lăng Cô Nhà khách số 8 Bạch Đằng Giám đốc nhà khách Quản lý dịch vụ ăn uống Quản lý dịch vụ lưu trú BP buồng bảo BP bàn BP vệ BP bếp BP bảo trì BP Lễ tân BP bar
nghiệp. Chịu trách nhiệm trước Đảng các công việc chung của Cục.
- Phòng hành chính – tổ chức
Có nhiệm vụ tuyển dụng và lựa chọn những nhân viên phù hợp với các vị trí công việc trong Nhà khách, đồng thời chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên mới và quản lý nhân viên trong Nhà khách. Giúp Giám đốc nhận xét, đánh giá nhân viên trong Nhà khách theo định kỳ.
Thẩm định trình giám đốc quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật,… đối với tất cả nhân viên làm việc trong Nhà khách.
- Phòng quản trị - lễ tân:
Chịu trách nhiệm trong việc lên chương trình đón tiếp và phục vụ các lãnh đạo cấp cao của nhà nước khi đến làm việc và nghỉ ngơi tại Nhà khách.
- Phòng quản lý xe ô tô:
Chịu trách nhiệm trong việc điều hành và quản lý đội xe của Nhà khách cũng như của toàn Cục. Bố trí xe đưa đón khách tại sân bay, Nhà khách và đến địa điểm làm việc.
- Phòng tài vụ:
Chịu trách nhiệm tổng hợp các số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của Nhà khách, báo cáo cho giám đốc những kết quả đạt được và chưa đạt được về mục tiêu kinh doanh của Nhà khách, lập bảng lương và kế hoạch chi lương, kiểm soát chi phí và lợi nhuận của các bộ phận trong Nhà khách.
Quản lý mọi khoản thu theo đúng chế độ, chính sách của nhà nước và qui định của Nhà khách. Tổng hợp, lập báo cáo thống kê về tài chính, kế toán, báo cáo thống kê định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh. Trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách nghĩa vụ thuế đối với nhà nước theo luật định.
Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lắp đặt hệ thống cơ sở vật chất trong toàn hệ thống Nhà khách. Chịu trách nhiệm đảm bảo cho cơ sở vật chất kỹ thuật luôn hoạt động tốt. Quản lý hệ thống của website của Nhà khách, xử lý các phần mềm trong Nhà khách.
- Ban quản lý dự án T.26:
Là bộ phận nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án của Cục hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.
- Giám đốc Nhà khách:
Là người vạch ra phương hướng kinh doanh cho Nhà khách, trực tiếp tổ chức điều hành và giám sát nhân viên, khai thác các nguồn lực đầu tư cho Nhà khách, lập kế hoạch kinh doanh và chịu trách nhiệm quản lý công tác tài chính kế toán. Ngoài ra Giám đốc Nhà khách còn tổ chức các hoạt động khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc và kỷ luật những nhân viên vi phạm nội quy của Nhà khách. Quản lý chặt chẽ các khoản thu chi nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Trực tiếp ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng với các đơn vị khác. Phụ trách đảm bảo các công việc trong Nhà khách đúng nguyên tắc quy định của pháp luật và quy chế.
- Quản lý dịch vụ lưu trú:
Chịu trách nhiệm quản lý nhân viên cấp dưới, thực hiện giám sát đôn đốc nhân viên làm tốt công việc được giao, điều hành công việc ở các phòng bên dưới, tham gia tuyển chọn nhân viên và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới.
Tổ lễ tân: Nhận đặt phòng và làm thủ tục giấy tờ thanh toán cho khách, thông báo cho các bộ phận có liên quan chuẩn bị đón tiếp khách, giới thiệu các dịch vụ trong nhà khách cho khách đồng thời giải quyết các phàn nàn cho khách một cách nhanh chóng.
Tổ buồng: Làm vệ sinh trong nhà khách và khu vực phòng khách, bảo quản hành lý của khách, báo cáo cho lễ tân những đồ ăn mà khách đã dùng trong thời gian lưu trú.
Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm cà thẻ cho nhân viên khi nhân viên đi làm, quản lý khách ra vào Nhà khách, đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho khách lưu trú tại Nhà khách. Giữ trật tự an ninh trong Nhà khách.
Tổ bảo trì: Có chức năng thực hiện tốt công tác bảo trì sửa chữa các trang thiết bị trong Nhà khách, nhà hàng nhằm duy trì hoạt động tối ưu cho hệ thống thiết bị.
- Quản lý dịch vụ ăn uống:
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động của nhà hàng gồm có bộ phận bàn, bar, bếp, quản lý đảm bảo các hoạt động xuất nhập cung ứng hàng hóa cho nhà hàng.
Tổ bàn: Chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo nhà hàng, có chức năng đón tiếp khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống tại nhà hàng.
Tổ bếp: Có chức năng chế biến các món ăn theo yêu cầu của khách, chịu trách nhiệm về chất lượng và thời gian chế biến món ăn. Nắm vững các kế hoạch thực đơn, yêu cầu chế biến từng ngày, dự trữ đủ nguyên liệu để chế biến.
Tổ bar, hồ bơi: Phục vụ các loại thức uống cho khách, phục vụ “welcome drink” khi khách đến check in, thực hiện dọn dẹp và giữ gìn vệ sinh khu vực hồ bơi.