Vị trí việc làm là một trong số những nguyên tắc quản lý cán bộ, công chức. Luật cán bộ, công chức quy định về các nguyên tắc quản lý cán bộ, công chức, trong đó có nguyên tắc “Kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế” [32, Điều 5]
Khâu đầu tiên trong sử dụng công chức là việc sắp xếp, bổ trí công chức vào vị trí công việc trong tổ chức. Vấn đề đặt ra là cơ sở nào để việc bố trí công chức đúng vị trí việc làm, phù hợp với năng lực.
Cơ sở để bố trí công chức đầu tiên là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, xác định khối lượng công việc của tổ chức và số lượng công chức cần có để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc. Nhưng khối lượng công việc không thể gộp chung chung mà cần phải có phân định cụ thể từng nhóm, từng lĩnh vực và mỗi nhóm, mỗi lĩnh vực cần bao nhiêu nhân lực…Vì vậy cần phải có bản mô tả công việc của tổ chức. Bản mô tả công việc tốt là phản ánh đúng, đầy đủ công việc của tổ chức, trong đó đã phân định rõ nhóm công việc hay lĩnh vực công việc tùy theo quy mô của tổ chức, mô tả chi tiết từng phần việc cần phải làm trong từng nhóm hay từng lĩnh vực công việc; đòi hỏi mỗi nhóm hay mội lĩnh vực công việc cần đến trình độ chuyên môn nào? Kỹ năng nào? Thái độ công chức, ngạch công chức như thế nào để đáp ứng? Trên cơ sở bản mô tả công việc, tiến hành rà soát công chức trong tổ chức, đánh giá cụ thể từng công chức về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng, trách nhiệm đối với công việc trong thời gian qua, khả năng thích nghi với sở trường nào. Trên cơ sở bản bô tả công việc và rà soát, đánh giá cụ thể từng công chức để cân nhắc bố trí công chức cho đúng với năng lực, sở trường của họ. Như thế là bố trí công chức đúng vị trí việc làm, phù hợp năng lực.
Để làm tốt nội dung này, đòi hỏi trách nhiệm người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức phải chỉ đạo làm tốt công tác xây dựng bản mô tả công việc, phân tích công việc, xác định tốt các vị trí việc làm, yêu cầu về năng lực. Chú trọng công tác xem xét, đánh giá thật sát đúng năng lực, sở trường của công chức để lựa chọn, bố trí công chức đúng công việc, phù hợp với năng lực của công chức. Mặt khác bố trí, phân công công tác cho công chức phải bảo đảm phù hợp giữa quyền hạn và nhiệm vụ được giao với chức danh, chức
vụ và ngạch công chức được bổ nhiệm. Thường xuyên theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức, nếu phát hiện thấy việc bố trí chưa phù hợp thì phải kịp thời điều chỉnh; nếu công chức đảm nhiệm công việc ở một vị trí quá lâu sẻ sinh bệnh chủ quan kinh nghiệm, không có tư duy sáng tạo thì định kỳ phải chuyển đổi vị trí công tác để không ngừng phát huy khả năng sáng tạo của họ.