Trong hoạt động sử dụng công chức xã cần tuân thủ theo những nguyên tắc sau đây:
Thứ nhất, hoạt động sử dụng công chức xã cần bảo đảm sự lãnh đạo của
Đảng Cộng sản Việt Nam, sự quản lý của Nhà nước. Trong bất kỳ hoạt động nào của bộ máy nhà nước trong đó có hoạt động sử dụng công chức xã thì vấn đềđảm bảo sự lãnh đạo của Đảng, đặc biệt đối với hoạt động sử dụng công chức xã thì đảm bảo sự lãnh đạo của cấp ủy đảng địa phương là một nguyên tắc quan trọng nhất.
Đảng lãnh đạo công tác cán bộ, trong đó công tác sử dụng công chức thông qua các hoạt động như: Đảng giới thiệu người của Đảng vào các vị trí công chức xã nhằm
đảm bảo hiệu lực, hiệu quả của hoạt động này. Đảng kiểm tra, giám sát, kỷ luật đối với các Đảng viên đang nắm giữ các vị trí trong bộ máy công chức, trong đó có công chức cấp xã. Như vậy, công tác sử dụng công chức xã cần đảm bảo sự lãnh
đạo của Đảng theo một nguyên tắc chung, thống nhất, thực hiện đầy đủ các yêu cầu,
đòi hỏi của các Nghị quyết về vấn đề phát triển đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
Bên cạnh đó, việc bảo đảm sự quản lý của Nhà nước về công tác công chức là một yêu cầu đòi hỏi quan trọng từ đó tạo ra sự thống nhất, hiệu quả của công tác sử dụng công chức. Hiện nay, nhà nước đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các hệ thống quy trình quy chế về sử dụng công chức, vì vậy, việc thực hiện đúng các quy định này, gắn chặt việc sử dụng công chức xã với hoạt động quản lý của Nhà nước là một nguyên tắc quan trọng.
Thứ hai, nguyên tắc kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế.
Một trong những nguyên tắc quan trọng trong hoạt động sử dụng công chức xã đó là, nguyên tắc kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm của công chức xã với chỉ tiêu biên chế mà Nhà nước ấn định cho đội ngũ công chức xã. Trong lịch sử chế độ công vụ, công chức ở nước ta có nhiều văn bản quy phạm pháp luật thể hiện nguyên tắc kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh với vị trí việc làm trong quản lý cán bộ, công chức. Bài viết đánh giá, phân tích hệ thống “chức nghiệp” và “vị trí việc làm”, qua đó, nhận diện chếđộ công vụ, công chức trong lịch sử nền công vụ Việt Nam; từ đó, rút ra một số bài học, kinh nghiệm trong việc đổi mới QLNN về cán bộ, công chức, góp phần thực hiện tốt yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới. Luật Cán bộ, công chức năm 2008 quy định: “Kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế”[43] là một nguyên tắc cơ bản trong quản lý sử dụng công chức. Theo nguyên tắc này, “biên chế” là công cụ trong quản lý công chức ở nước ta. Thực hiện Luật Cán bộ, công chức, việc kết hợp 3 yếu tố “tiêu chuẩn chức danh”, “vị trí việc làm” và “biên chế” trong quản lý chưa làm rõ được các hình thức, nội dung, phương pháp kết hợp. Điều này dẫn đến thực trạng không tinh giản được biên chế, mà còn trở nên cồng kềnh, kém hiệu lực, hiệu quả. Như vậy, trong sử dụng công chức xã phải bố
trí, sắp xếp công chức phù hợp với vị trí công tác, vị trí việc làm theo tổng chỉ
tiêu biên chế từ đó mới có thể quản lý, sử dụng phù hợp với yêu cầu sử dụng công chức xã ở các địa phương.
Thứ ba, nguyên tắc tập trung dân chủ, chếđộ trách nhiệm cá nhân và phân công, phân cấp rõ ràng trong sử dụng công chức.
Đểđảm bảo hiệu lực, hiệu quả của quá trình sử dụng công chức, việc đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo trách nhiệm cá nhân, và phân cấp rõ ràng trong sử dụng công chức là một yêu cầu quan trọng. Trong hoạt động sử
dụng công chức phải đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ tức là tạo điều kiện dân chủ, minh bạch trong lựa chọn công chức xã vào các vị trí việc làm phủ hợp với sở trường công tác, đảm bảo công chức đúng tiêu chuẩn, có phẩm chất và năng lực, hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác được giao.
Bảo đảm đúng tiêu chuẩn nghĩa là công chức nói chung và công chức xã nói riêng cần có tinh thần yêu nước, tận tụy phục vụ nhân dân, kiên định mục tiêu độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội phấn đấu thực hiện có kết quảđường lối của đảng và chính sách, pháp luật của nhà nước; cần kiệm, liêm chính, chí công vô tư; có trình độ hiểu biết về lý luận chính trị, quan điểm, đường lối của đảng và chính sách, pháp luật của nhà nước; có trình độ văn hóa, chuyên môn, đủ năng lực và sức khỏe để làm việc có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao; coi trọng cả đức và tài, đức là gốc. Ngoài các tiêu chuẩn chung, cán bộ lãnh đạo
đảng, nhà nước, đoàn thể; cán bộ lãnh đạo lực lượng vũ trang; cán bộ khoa học, chuyên gia còn phải đảm bảo các tiêu chuẩn cụ thể theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Đảm bảo khách quan, công bằng đòi hỏi việc lựa chọn, bố trí, sử dụng công chức phải căn cứ vào nhu cầu thực tế của công việc, căn cứ theo đúng quy
định của pháp luật, đảm bảo hiệu lực, hiệu quả sử dụng công chức, tránh tình trạng mất công bằng, tạo ra sự tâm tư, chán nản của các công chức.
Thứ tư, nguyên tắc sử dụng, đánh giá, phân loại công chức phải dựa trên phẩm chất chính trị, đạo đức và năng lực thi hành công vụ.
Việc sử dụng, đánh giá, phân loại công chức là một công việc quan trọng trong quá trình hoạt động quản lý công chức nói chung và công chức xã nói
riêng. Trong quá trình đánh giá, sử dụng công chức đều phải kết hợp song hành cả hai phẩm chất là về chính trị và phẩm chất về chuyên môn. Một công chức hoàn thành, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ không chỉ hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình mà còn cần có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, đáp ứng được đầy đủ
các tiêu chuẩn chức danh mà công chức đó thực thi công vụ.