6. Tổng quan về tài liệu nguyên cứu
1.2.2. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo nhằm mục đích giải quyết vấn đề đặt ra như: Những kiến thức, kỹ năng cần thiết để đáp ứng VTVL; Những kiến thức, kỹ năng cần thiết mà công chức hiện đang có, những kiến thức, kỹ năng mà công chức còn thiếu so với yêu cầu của VTVL đang đảm nhiệm.
Xác định nhu cầu đào tạo là công việc đầu tiên khi tiến hành xây dựng một chương trình đào tạo. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo chúng ta phải tiến hành nghiên cứu kết quả của các phân tích liên quan đó là phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích nhân viên nhằm xác định được bộ phận nào có nhu cầu đào tạo. Đào tạo những kỹ năng kiến thức nào, cho đối tượng lao động nào
a. Phân tích tổ chức
- Phân tích mục tiêu phát triển của tổ chức: Bao gồm các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Đây là nhân tố đóng vai trò quyết định trong xác định nhu cầu đào tạo và phát triển tổng thể.
- Phân tích nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức: Số lượng và chất lượng nguồn nhân lực mà tổ chức cần có để thực hiện mục tiêu chiến lược trong thời gian tới.
- Phân tích hiệu suất của tổ chức: Thông qua đánh giá chất lượng và số lượng hiệu quả hoạt động của tổ chức để nhận biết các vấn đề có cải thiện bằng đào tạo.
- Phân tích tổ chức là phân tích mức độ đạt được mục tiêu thông qua
các chỉ tiêu như: năng suất lao động, chất lượng thực hiện công việc, hiệu quả, chi phí lao động, đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức để xác định sự cần thiết áp dụng các hình thức đào tạo.
b. Phân tích tác nghiệp
Đó là phân tích kỹ năng và các hành vi cần thiết để CBCC xác định được cách thức thực hiện tốt công việc được giao. Phân tích tác nghiệp chú trọng đến việc xác định xem CBCC cần phải làm gì để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Thực chất của phân tích tác nghiệp là sử dụng bản mô tả công việc và yêu cầu công việc đối với người thực hiện, thông qua bảng mô tả này thì tổ chức có thể nắm bắt được trình độ của mỗi CBCC, từ đó có thể bố trí, phân công công việc phù hợp với trình độ năng lực và khả năng giải quyết công việc được giao.
c. Phân tích nhân viên
Đó là phân tích năng lực và đặc tính của từng nhân viên từ đó xác định ai là người cần thiết phải đào tạo và những quan điểm, kỹ năng, chương trình
nào cần phải được chú trọng bổ sung đào tạo cho mỗi nhân viên đảm bảo trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng đáp ứng nhiệm vụ được giao.
Phân tích nhân viên đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng của cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của họ.
Thông qua các hoạt động phân tích này chúng ta có thể xác định được nhu cầu đào tạo của tổ chức trong thời gian tới để cân nhắc khi xây dựng một kế hoạch đào tạo có hiệu quả.
d. Lực chọn đối tượng đào tạo
Đào tạo CBCC là nhiệm vụ có tính chiến lược lâu dài nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho quản ly để phát triển KT-XH phù hợp với đặc điểm của từng địa phương. Vì vậy, lựa chọn đối tượng cần phải căn cứ vào nhu cầu đào tạo và đánh giá chất NLĐ hiện có, đánh giá việc thực hiện công việc của từng dựa vào đó xác định đối tượng đào tạo là những người chưa đủ yêu cầu đáp ứng công việc được giao hiện tại, người có hiệu quả công việc thấp phải được đào tạo để bắt kịp trình độ với đồng nghiệp, đáp ứng nhu cầu công việc được giao. Đồng thời đối với những người có hiệu suất làm việc cao, có thành tích tốt cũng cần được đào tạo để tổ chức có kế hoạch thuyên chuyển và sắp xếp họ ở vị trí quan trọng hơn trong tổ chức. Việc lựa chọn đối tượng đào tạo phải kịp thời nhằm khuyến khích động viên NLĐ đáp ứng công việc hiện tại và tương lai của tổ chức. Qua đó xác định đối tượng đào tạo là những người chưa qua đào tạo, chưa đáp ứng yêu cầu công việc hoặc những người có thành tích tốt, hiệu suất làm việc cao có thể tiến hành đào tạo thêm để tạo nguồn trong tương lai.
Một số yêu cầu khi lựa chọn đối tượng để đào tạo:
Phải dựa trên cơ sở mục tiêu của tổ chức, khả năng, kỹ năng, trình độ cũng như nhu cầu được đào tạo của NLĐ.
với yêu cầu công việc.
1.2.3. Xây dựng chƣơng trình, nội dung đào tạo
Việc xây dựng chương trình đào tạo phải dựa vào nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, thời gian và đối tượng tham gia. Các kiến thức cần đào tạo chủ yếu bao gồm:
- Đào tạo về lý luận chính trị,
- Đào tạo kiến thức kỹ năng về quản lý nhà nước,
- Đào tạo kiến thức, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ
- Đào tạo về ngoại ngữ, tin học
Từ nhu cầu và mục tiêu đào tạo cũng như các điều kiện hiện có của địa phương, các cơ quan quản lý sẽ định hướng và điều chỉnh các chương trình đào tạo của các cơ sở đào tạo đang hoạt động ở địa phương mình.
Chương trình đào tạo thường chia làm hai loại:
+ Chương trình chung: Sẽ giúp cho người học hình thành những kiến thức cơ bản, là điều kiện cần thiết của nhiều lĩnh vực. Với những kiến thức này người học có thể làm việc ở nhiều bộ phận khác nhau.
+ Chương trình chuyên sâu: Chương trình này sẽ giúp cho người học có được năng lực chuyên môn. Nắm vững kiến thức trong lĩnh vực được đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu có tính chuyên môn của một lĩnh vực hoạt động chuyên biệt và mang lại hiệu quả cao.
1.2.4. Xây dựng kế hoạch đào tạo
Xây dựng kế hoạch đào tạo là việc làm xác định nhu cầu về số lượng và chất lượng, thời gian đào tạo, địa điểm tổ chức và đối tượng cần thiết phải tham gia đào tạo
Khi xây dựng kế hoạch đào tạo phải đảm bảo có tính linh hoạt về thời gian, chủ động về địa điểm. Đảm bảo việc thực hiện không ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức, cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực
trong từng thời kỳ cụ thể, bám sát vào nhu cầu, dựa vào nguồn lực sẵn có cũng như nhu cầu công việc trong tương lai từ đó nhận thấy tính hợp lý hay không về phương diện khối lượng, thời gian và kiến thức đào tạo.
1.2.5. Lựa chọn phƣơng pháp
Lực chọn phương pháp đào tạo là khâu mang tính trọng yếu của quá trình đào tạo, nó có vai trò rất lớn trong việc quyết định tới hiệu quả của quá trình đào tạo. Căn cứ vào nhu cầu cần tạo, đối tượng đào tạo mà xây dựng chương trình đào tạo cho phù hợp. Vì vậy, để chương trình đào tạo có hiệu quả cao thì phải thường xuyên xây dựng, đổi mới các phương thức đào tạo. Việc lựa chọn phương thức đào tạo thích hợp có vai trò hết sức quan trọng. Nếu đúng phương thức đào tạo sẽ tiết kiệm được nhiều kinh phí đào tạo, thời gian và nâng cao chất lượng đào tạo
Một chương trình đào tạo có thể áp dựng nhiều phương pháp đào tạo khác nhau. Để chương trình đào tạo có hiệu quả thì việc lực chọn phương pháp đào tạo, phương tiện đào tạo, đội ngũ giáo viên thích hợp với mục tiêu và đối tượng đào tạo là rất quan trọng.
Phương pháp ĐTCC đòi hỏi phải xem người học như là đối tác, thậm chí hơn nữa là chủ thể của quá trình đào tạo. Vấn đề không phải họ đến chỉ đơn thuần để nghe giảng mà còn để tham gia giải quyết các vấn đề đặt ra trong thực tiễn hoạt động công vụ.
Trên thực tế hiện nay người ta sử dụng rất nhiều phương pháp đào tạo khác nhau áp dụng cho nhiều đối tượng. Tuy nhiên ở phạm vi đề tài này tác giả chỉ nêu ra một số phương pháp có thể áp dụng để đào tạo đối với nguồn lực đang nghiên cứu.
- Phương pháp kích thích tư duy, tìm ý tưởng: Phương pháp này giúp tìm ra các phương án, biện pháp thích hợp để kích thích khả năng sáng tạo, tăng cường khả năng tư duy của người học về một vấn đề hay lĩnh vực để tìm
ra các phương án giải quyết. Phương pháp này đã và đang được triển khai ở các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của cá nhân hay tập thể.
- Phương pháp thảo luận: Đây là phương pháp đào tạo sử dụng các tài liệu đã được biên soạn dưới hình thức sách giáo khoa hoặc file mềm. Nội dung soạn thảo của tài liệu phải đưa ra được các dữ kiện, các câu hỏi, các nội dung của vấn đề mà học viên cần nắm bắt, cho phép học viên tự kiểm tra nhận thức của mình qua học tập bằng cách tự trả lời các câu hỏi có sẵn; phải đảm bảo thông tin phản hồi lại được cho học viên về kết quả của các câu trả lời mà họ đã trả lời.
- Phương pháp thuyết trình có minh họa: Học viên học ngay trên máy vi tính và được trả lời những thắc mắc của mình nhờ những chương trình máy tính đã được chuẩn bị trước. Phương pháp này còn cho phép kiểm tra kiến thức của học viên, từ đó họ có thể nhận biết được bản thân còn thiếu các kiến thức và kỹ năng nào, cần phải tham khảo tài liệu gì.
- Phương pháp nghiên cứu tình huống: Phương pháp tình huống dựa trên bảng mô tả tình huống, yêu cầu học viên phải nghiên cứu tình huống đó để nhận diện, phân tích vấn đề, đề xuất các giải pháp. Phương pháp này tạo nên môi trường học tập sinh động, khuyến khích mọi thành viên chia sẻ ý tưởng, giải pháp của mình và học hỏi lẫn nhau.
- Phương pháp luân chuyển: Đây là phương pháp luân chuyển nhân viên hoặc cấp lãnh đạo từ phụ trách lĩnh vực công tác này sang lĩnh vực công tác khác nhằm mục đích cung cấp cho họ những kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn. Kiến thức thu được trong quá trình luân chuyển công tác rất cần thiết cho họ sau này để đảm nhiệm các công việc khác ở vị trí cao hơn.
- Phương pháp đối thoại: Đây là phương pháp được sử dụng rộng rãi để ĐTCC lãnh đạo quản lý trẻ trở thành nhà quản lý giỏi. Cách này không chỉ tạo cơ hội để học mà còn đòi hỏi sự ủy quyền hợp lý, tạo ra cảm giác tự tin hơn.
Tuy nhiên, phương pháp này sẽ thất bại nếu không cung cấp đủ thời gian cho học viên; học viên không được phép mắc sai lầm nếu có sự tranh đua, nếu nhu cầu độc lập của học viên không được nhận thấy và chấp nhận bởi cấp trên.
- Phương pháp đào tạo theo kiểu kèm cặp, chỉ dẫn công việc: Thông qua việc kèm cặp và hướng dẫn, luân chuyển, người học sẽ được kèm cặp bởi người phụ trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao và chuyên sâu, có nền tảng kiến thức. Ngoài cơ hội quan sát, ghi nhớ, học tập người học còn có cơ hội được thực hành ngay và được giao cho một số công việc cụ thể phù hợp với năng lực của mình. Với phương pháp này giúp học viên nhanh chóng nắm bắt và tiếp cận với kỹ năng công việc thực tế, chi phí thấp, thời gian đào tạo ngắn, hiệu quả cao. Tuy nhiên phương pháp này vẫn còn một số hạn chế nhất định do học viên học tập theo kinh nghiệm bắt chước nên không được trang bị kiến thức một cách có hệ thống, nền tảng, hoặc người hướng dẫn cảm thấy học viên ấy là mối nguy hiểm đối với bản thân họ nên họ không nhiệt tình hướng dẫn. Thông thường có ba cách kèm cặp chỉ dẫn đó là kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp ; kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn ; kèm cặp bởi người cố vấn.
1.2.6. Kinh phí đào tạo
Chi phí cho đào tạo là những khoản chi phí cần phải chi cho việc thực hiện chương trình đào tạo CBCC khi tham gia khóa học. Đối với đội ngũ CBCC phần lớn kinh phí đào tạo từ ngân sách nhà nước và nguồn ngân sách này dành cho đào tạo và phát triển thường hạn hẹp ảnh hưởng đến công tác đào tạo. Vì vậy, trước khi thực hiện đào tạo, cần phải tiến hành lập kế hoạch chi phí cho đào tạo để từ đó căn cứ quyết định hình thức đào tạo phù hợp. Kinh phí đào tạo bao gồm:
a. Kinh phí cho việc giảng dạy
lương cán bộ quản lý trong thời gian kèm cặp nhân viên; tiền thù lao cho giáo viên …; Các khoản chi phí về công cụ dụng cụ, trang thiết bị phục vụ giảng dạy và những khoản thù lao phải trả cho cố vấn, cho những tổ chức, bộ phận bên ngoài liên quan đến công tác đào tạo. Khoản kinh phí này có thể do tổ chức hoặc cá nhân NLĐ bỏ ra. Tổ chức bỏ ra kinh phí đào tạo có ưu điểm sẽ thực hiện đúng mục tiêu của tổ chức, đúng vị trí làm việc, gắn việc học với đào tạo, quy hoạch, bố trí, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Tuy nhiên tổ chức bỏ tiền ra để đào tạo đôi khi không phù hợp với yêu cầu và nguyện vọng của người được đào tạo. Ngược lại khi cá nhân bỏ tiền để học những ngành nghề mình thích sẽ tích cực học tập, chất lượng đào tạo sẽ được nâng lên. Tuy nhiên đôi khi không phù hợp với công việc mà mình đang đảm nhiệm.
b. Kinh phí cho việc học
Là toàn bộ chi phí phải trả trong thời gian CBCC tham gia học tập gồm: Chi phí trả cho CBCC đi học; chi về công cụ dụng cụ trong học tập; Chi phí do hiệu quả công việc thấp của nhân viên học việc…
Kinh phí đào tạo có thể do tổ chức hoặc cá nhân NLĐ bỏ ra.
1.2.7. Đánh giá kết quả đào tạo cán bộ công chức
Sau khi thực hiện chương trình đào tạo thì chúng ta phải tổ chức đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo thông qua một số nội dung như sau:
Đánh giá kết quả ĐTCC chính là kiểm định lại các nội dung: có đạt được mục tiêu đào tạo đề ra không; nội dung, chương trình đã phù hợp chưa; giảng viên có đáp ứng được yêu cầu của chương trình đào tạo không; lượng kiến thức, kỹ năng học viên tiếp thu, đặc biệt khả năng và mức độ ứng dụng vào công việc thực tiễn hay không …
Tùy theo các cấp độ đánh giá mà có thể sử dụng các phương pháp đánh giá khác nhau: điều tra, phỏng vấn, kiểm tra thực hành, thi viết, quan sát thực
thi công vụ, thảo luận, …
Theo các nhà nghiên cứu, có 4 cấp độ đánh giá chương trình đào tạo như sau:
Đánh giá phản ứng của người học: Ý kiến của học viên về đào tạo
vào các thời điểm trước, trong, cuối khoá đào tạo và thời điểm sau đào tạo.
Đánh giá kết quả học tập: Học viên đã tiếp thu những gì từ khóa
học; có sự kiểm tra về kiến thức, kỹ năng, thái độ và đối chiếu với những mục tiêu đã đề ra.
Đánh giá những thay đổi trong công việc: Học viên áp dụng những
kiến thức đã học vào công việc như thế nào; những thay đổi đối với việc thực hiện công việc.
Đánh giá tác động, hiệu quả của đào tạo đến đơn vị: Việc đào tạo có
tác động, ảnh hưởng tới kết quả của đơn vị ở mức độ nào, hiệu quả của đào tạo như thế nào.
1.2.8. Chính sách đối với ngƣời đƣợc đào tạo