7. Tổng quan tài liệu
1.2.5.Tổ chức và kiểm soát quá trình đào tạo
a. Chuẩn bị
- Lập kế hoạch đào tạo: Lên lịch trình học tập gồm thời gian bắt đầu học, khoảng thời gian hoàn thành khóa học là đào tạo ngắn hạn hay đào tạo dài hạn, xác định nội dung và thứ tự các môn học. Trong đó, đào tạo ngắn hạn là đào tạo trong một thời gian ngắn về nghiệp vụ nào đó, thông thƣờng chƣơng trình đào tạo đởn giản, ngắn, đi sâu vào các thao tác, kỹ năng về một nghiệp vụ. Mục đích của chƣơng trình này nhằm có thể sử dụng ngay nguồn nhân lực, đáp ứng ngay đƣợc nhu cầu về nhân lực cho tổ chcs, doanh nghiệp. Còn đào tạo dài hạn là đào tạo trong một thời gian dài, thông thƣờng thời gian sẽ là từ 2 năm trở lên, học viên học theo một chƣơng trình cơ bả. Chƣơng trình đào tạo này đa phần là đối tƣợng các nhà quản lý hay nhân viên kỹ thuật cao làm việc trong những bộ phận đòi hỏi cần có trình độ chuyên môn cao.
- Lựa chọn giảng viên đào tạo và cơ sở đào tạo: Nếu là đào tạo trong tổ chức thì phải tiến hành lựa chọn giảng viên, vì thế trƣ c đó cần có quá trình đào tạo giảng viên. Nếu là đào tạo ngoài tổ chức thì phải lựa chọn cơ sở đào tạo phù hợp.
Trình độ của đội ngũ đào tạo là một phần quyết định đến hiệu quả đào tạo. Cần phải lựa chọn đội ngũ giảng dạy từ các nguồn khác nhau nhƣ trong nội bộ tổ chức hay liên kết v i các trƣờng chính quy hoặc mời chuyên gia về đào tạo. Nhƣng các giảng viên cần có kiến thức sâu rộng, có kinh nghiệm và đặc biệt am hiểu về tình hình của doanh nghiệp cũng nhƣ các chiến lƣợc, phƣơng hƣ ng đào tạo của tổ chức. Tùy theo đối tƣợng mà lựa chọm giảng viên, đối v i ngƣời lao động trực tiếp nên lựa chọn ngƣời có tay nghề giỏi, có khả năng truyền đạt và có lòng nhiệt tình trong doanh nghiệp để giảng dạy nhằm giảm chi phí thuê bên ngoài. Và nếu cần thiết thì cần có một khóa đào tạo giảo viên trƣ c khi thực hiện đào tạo đại trà trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Chuẩn bị tài liệu và phƣơng tiện phục vụ đào tào: bài giảng, giáo trình, slide...
- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho quá trình dạy và học: giảng đƣờng, máy chiếu, loa đài, nhà ăn, kí túc xá...
b. Tổ chức việc đào tạo
- Lựa chọn thời điểm tiến hành: Thời gian bắt đầu từ tháng nào trong năm và kết thúc tháng nào trong năm. Chú ý tránh những khoảng thời gian công việc khẩn trƣơng, mùa vụ nhƣ cuối tháng, cuối quý, cuối năm... để phù hợp v i điều kiện sản xuất kinh doanh của tổ chức.
- Doanh nghiệp, tổ chức cân nhắc việc lựa chọn các chƣơng trình đào tạo nội bộ hay các chƣơng trình bên ngoài. Sự chuẩn bị cho chƣơng trình đào tạo đòi hỏi tổ chức phải đầu tƣ thời gian và nỗ lực hơn. Tuy nhiên chƣơng trình đào tạo từ bên ngoài thƣờng tốn kém hơn chƣơng trình do tổ chức thực hiện. Các tiêu chí trong việc lựa chọn tổ chức đào tạo: Mức độ uy tín của tổ chức trong công tác đào tạo; kinh nghiệm công tác hƣ ng dẫn, đào tạo của giáo viên; giảng đƣờng nào là phù hợp, kinh phí tổ chức các khóa học.
- Việc sử dụng nguồn giáo viên nào cũng có những ƣu nhƣợc điểm riêng. Do đó, để có thể thiết kế nội dung chƣơng trình đào tạo phù hợp nhất v i thực tế tại doanh nghiệp, có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm tại doanh nghiệp. Việc kết hợp này cho phép ngƣời lao động tiếp cận v i kiến thức m i, đồng thời không xa rời v i thực tế tiễn tại tổ chức, doanh nghiệp. Sau khi lựa chọn giáo viên thì cần tiến hành tập huấn, cung cấp cho họ những thông tin về mục tiêu, đối tƣợng và nội dung đào tạo để học có thể phát huy đƣợc hiệu quả cao nhất.
c. Kiểm tra, kiểm soát quá trình đào tạo
Kiếm tra, kiểm soát quá trình phải gồm kiểm tra hành chính, nội dung quy chế của khóa đào tạo và kiểm tra về nội dung bài học. Việc tiến hành tiến
trình đào tạo đƣợc phân rõ trách nhiệm cho một đối tƣợng trực tiếp quản lý, báo cáo và chịu trách nhiệm trƣ c cấp trên. Trong quá trình thực hiện tiến trình nếu có điều không phù hợp xảy ra thì phải kịp thời báo ngay v i lãnh đạo cấp trên để trực tiếp xem xét, thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp. Trong quá trình đào tạo sẽ kiểm tra xem việc chấp hành nội duy có đƣợc đảm bảo hay không. Từ giảng viên đến ngƣời học có đƣợc điểm danh đầy đủ hay không, có thực hiện nghiêm túc theo lịch trình đã đƣợc sắp xếp hay không. Ngƣời phụ trách, giám sát sự tiến bộ và phản ứng của ngƣời học, thử đánh giá hiệu quả của việc thiết kế và chuyển giao khi đào tạo bắt đầu trải qua và điều chỉnh trong suốt thời gian cần thiết. Những ghi nhận trong giai đoạn này có giá trị trong giai đoạn đánh giá.