a) Khái niệm, vai trò của danh mục hồ sơ
Khái niệm: Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.
- Vai trò của danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện;
+ Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ đầy đủ, chính xác;
+ Giúp cho cán bộ lưu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn;
+ Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan;
+ Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và là cơ sở để các cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
b) Nội dung (nhiệm vụ) xây dựng danh mục hồ sơ
Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ:
Khung đề mục của danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, địa phương. Những cơ quan, địa phương có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấutổ chức. Những cơ quan, địa phương có cơ cấu tổ chức phức tạp, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, địa phương làm đề mục lớn; trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;
- Nếu theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, địa phương làm đề mục lớn; trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động;
- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;
- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả rập;
Thông thường khung đề mục danh mục hồ sơ của bộ ban ngành các tổng cục, cục, vụ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức.
Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ. - Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập.
- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ (đã nêu trên), đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, địa
phương và của các đơn vị trực thuộc, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị;
- Tiêu đề hồ sơ là nơi khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, vì vậy tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
Một số tiêu đề hồ sơ (theo phụ lục XIII kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV).
c) Sử dụng danh mục hồ sơ trong lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan:
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty…
- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
Cách làm danh mục hồ sơ: Có hai cách
* Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt hồ sơ.
Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp.
* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp…) thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành. Cách làm này có ưu điểm: Danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính xác hơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ. Văn phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên các đơn vị.
Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm trước. Những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, những năm sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác năm đó và tiếp tục sử dụng.
Cách sử dụng hồ sơ:
Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao thành nhiều bản: Trưởng phòng tổ chức hành chính giữ 1 bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc hồ sơ. Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc phần mình phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào công văn đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký công văn đi, đến. Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ. Phòng
Tổ chức hành chính sao (hoặc trích sao) gửi mỗi phòng trong cơ quan một bản để thực hiện.
Cán bộ nghiệp vụ căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình phải lập những hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ (như trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công việc tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ kết thúc khi công việc được giải quyết xong (hoặc hết năm văn thư đối với các tập lưu công văn đi).