Công tác quản lý hồ sơ tài liệu là đầu mối thông tin, là hoạt động không thể thiếu được trong hoạt động chung của cơ quan Tổng cục Thuế. Nhận thức được điều đó với sự quan tâm của lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo Văn phòng đến nay quản lý hồ sơ tài liệu đã có những bước cải tiến tích cực. Việc giải quyết công văn giấy tờ cũng diễn ra nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn.
Công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính thực hiện theo phương châm” Quản lý hồ sơ tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, công văn giấy tờ của Tổng cục Thuế đều được sắp xếp bảo quản khoa học và đúng quy trình.
Cơ sở vật chất đã được đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ tài liệu Hiện nay, Phòng Hành chính - lưu trữ của Tổng cục Thuế được trang bị: 08 máy in, 07 máy photocopy, 01 máy fax, 02 máy hủy tài liệu, 03 máy scan, 14 máy vi tính trang bị cho mỗi cán bộ, máy hút ẩm.
Về nhân sự của phòng Hành chính - lưu trữ: Tổng biên chế của phòng là 14 người. Trong đó, có ba phó phòng phụ trách ba mảng là (đi, đến, lưu trữ) một người phụ trách chung, còn lại là các công chức làm bên bộ phận công văn đến, công văn đi và lưu trữ.
Về trình độ: Có bằng từ Cao đẳng trở lên đến trên đại học, học đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ; Văn phòng, việc chuyên môn hóa công việc cụ thể cho từng cán bộ, giúp cho bộ máy vận hành nhịp nhàng, hiệu quả.
Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu văn thư: Tập trung thống nhất tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều thực hiện theo đúng quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn các nghiệp vụ cũng như ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực văn thư, lưu trữ được chú trọng. Vì thế trình độ chuyên môn của cán bộ làn công tác quản lý hồ sơ tài liệu văn thư, lưu trữ được nâng lên, đáp ứng ngày càng tốt hơn theo yêu cầu công tác của cơ quan và xã hội trong giai đoạn hiện nay.
Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ: Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.v.v.. được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Tài liệu lưu trữ nhìn chung đã được chỉnh lý, xác định giá trị; bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ cơ quan và tổ chức khai thác, sử dụng.
Có được kết quả trên là do sự quan tâm bằng những chính sách và chỉ đạo chung của Nhà nước thông qua các hướng dẫn bằng văn bản cụ thể của
Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội; những quy định về biên chế văn thư chuyên trách do Bộ Nội vụ hướng dẫn.
Một số điểm đáng lưu ý là từ ngày 15/8/2016 Bộ Tài chính giao cơ quan Tổng cục Thuế thực hiện triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành (eDocTC), với phần mềm này thì việc tiếp nhận theo đường văn bản điện tử sẽ thuận lợi hơn cho người sử dụng, có thể biết được thông tin văn bản đó đang ở đâu và quá trình xử lý ra sao, chuyên viên nào xử lý, v.v…và đây cũng một phần giúp cho lưu trữ văn bản được tốt hơn.
Tổng cục Thuế đã tổ chức được các lớp tập huấn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản khác về quản lý hồ sơ tài liệu văn thư, lưu trữ đến từng cán bộ trong cơ quan để nâng cao hiểu biết của cán bộ, công chức về văn thư, lưu trữ tạo điều kiện cho công tác này được làm tốt nhằm đảm bảo công việc được giao thực hiện tốt và hiệu quả cao.