Công tác lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ có vị trí rất quan trọng bởi đây là cơ sở để xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, là cơ sở để tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, công tác lưu trữ chỉ được tiến hành tốt khi văn bản, tài liệu đã được lập theo đúng phương pháp, nguyên tắc từ các Vụ, đơn vị trong cơ quan và nộp lưu vào lưu trữ đúng thời hạn quy định;
Việc lập hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế sẽ phục vụ tốt cho việc tra tìm nhanh chóng để giải quyết công việc một cách kịp thời và có hiệu quả. Quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và của cơ quan, tạo điều kiện cho việc tra tìm trước mắt và lâu dài;
Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Cán bộtại các Vụ, đơn vị cùng với cán bộ văn thư tại đơn vị đó lập hồ sơ hoàn thành (cán bộ xử lý có trách nhiệm thu thập thông tin, bổ sung các văn bản cần thiết để lập thành hồ sơ công việc);
Bước 2: Cán bộ các đơn vị lập danh mục hồ sơ cá
Bước 3: Cán bộ đơn vị, cán bộ văn thư và lãnh đạo đơn vị đó xác định hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
Bước 4: Cán bộ văn thư tại các đơn vị và lãnh đạo đơn vị thống nhất; Bước 5: Sau khi đã thống nhất tài liệu nộp lưu thì cán bộ văn thư các Vụ, đơn vị và cán bộ lưu trữ Văn phòng làm biên bản bàn giao nhận hồ sơ tài liệu;
Có thể nói, việc lập hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện khá chặt chẽ, đúng quy định của Nhà nước, chất lượng hồ sơ được lập tương đối tốt. Ý thức cán bộ trong công tác lập hồ sơ đã được cải thiện trong những năm gần đây. Đầu năm, cán bộ làm về lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế tổng hợp và lập danh mục hồ sơ cho cả cơ quan. Do vậy, công tác lập hồ sơ được diễn ra chủ động, khoa học và hợp lý.
Tuy nhiên, việc lập hồ sơ của một số cán bộ, công chức trong những trường hợp thiếu trách nhiệm còn chưa được tốt: Tài liệu trong hồ sơ chưa được thu thập đầy đủ, chưa sắp xếp và biên mục, chưa loại được tài liệu không còn giá trị và tài liệu trùng thừa. Khi nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan thì cán bộ lưu trữ lại phải sắp xếp, loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa và biên mục hồ sơ;
Theo tác giả, lãnh đạo Tổng cục Thuế chỉ đạo và yêu cầu các Vụ, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc và lập hồ sơ cần phải làm tốt và đầy đủ các yêu cầu của việc lập hồ sơ. Như vậy, hồ sơ được lập mới phản ánh rõ được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ;
Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế cũng được thực hiện khá nghiêm túc và đúng thời gian quy định. Tổng cục Thuế hiện nay có hai kho lưu trữ tài liệu: Một kho lưu trữ tại cơ quan Tổng cục tại địa chỉ số
123 phố Lò Đúc và một kho lưu trữ Hào Nam tại ngõ 466 Đê La Thành, Tổng cục đã thu và bảo quản tài liệu từ năm 1992 đến nay.
Tuy nhiên, việc giao nộp hồ sơ đến thời hạn vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc tại một số Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế. Một số Vụ, đơn vị do bận công việc, tài liệu của Vụ đó quá ít, Vụ đó muốn giữ lại tài liệu để tiện tra tìm nhanh hoặc do văn thư của Vụ không thực hiện giao nộp vào lưu trữ cơ quan, đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan thì tài liệu của các năm đó đã được cán bộ lưu trữ cơ quan chỉnh lý từ mấy năm trước gây khó khăn trong việc lập mục lục hồ sơ.
Vì vậy, Tổng cục Thuế cần có biện pháp thúc đẩy các Vụ, đơn vị trong việc nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, giúp cho công tác lưu trữ của cơ quan Tổng cục thuế được tốt hơn và tránh được thất thoát tài liệu trong hồ sơ. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, phục vụ khai thác tài liệu sau này.
Bảng 2.2 Mẫu danh mục hồ sơ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ);
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ….. (tên cơ quan, tổ chức)
Năm ….
(Ban hành kèm theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)
Số và ký hiệu HS Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi chú 1 2 3 4 5 I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN 1. Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ
Bản Danh mục hồ sơ này có ………..(1) hồ sơ, bao gồm: ………..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
………. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên Hướng dẫn sử dụng:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này)
Côt 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này).
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v....
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.