quản tại Lưu trữ ở cơ quan.
- Việc sao, chụp tài liệu phải do công chức làm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan trực tiếp thực hiện.
1.6. Tổ chức bộ máy biên chế làm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan quan
Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp
Công tác quản lý hồ sơ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ; - Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan; - Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của công tác quản lý hồ sơ đối với sự phát triển của cơ quan.
Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệ thống tổ chức các cơ quan quản lý hồ sơ lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan.
Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác quản lý hồ sơ thường là một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu của cơ quan.
Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộ phận làm công tác quản lý hồ sơ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan, tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân.
Dù ở cơ quan nào thì công tác quản lý hồ sơ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy, công tác quản lý hồ sơ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng. Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ.