- Hình thức mượn tài liệu là hình thức phổ biến, việc tổ chức cho mượn tài liệu lưu trữ ở cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện rất tốt, các Vụ, đơn vị trong quá trình làm việc cần đến văn bản, hồ sơ tài liệu trong vòng 5 năm trở lại đây từ 2015 - 2019 thì xuống trực tiếp bộ phận lưu trữ để bộ phận lưu trữ tra tìm ngay tại kho lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế, sau khi tra tìm xong bộ phận lưu trữ vào sổ và có chữ ký của người mượn tài liệu.
Tài liệu lưu trữ chủ yếu là bản gốc nên bộ phận lưu trữ phải photocopy để phục vụ người mượn tránh thất thoát tài liệu. Tuy nhiên, nếu cán bộ tại cơ quan Tổng cục mà mượn tài liệu trước đó khoảng 7-10 năm trở về trước thì sẽ mất thời gian vì tài liệu đó để ở kho lưu trữ Hào Nam cách xa cơ quan làm việc nên cán bộ phải đến lưu trữ để được phục vụ, điều này gây trở ngại rất lớn cho việc tra cứu tài liệu của cán bộ trong cơ quan.
- Đối tượng mượn tài liệu: Chủ yếu là các cán bộ trong cơ quan Tổng cục Thuế mượn tài liệu để nghiên cứu, tra tìm, nhưng cũng có người ngoài cơ quan vào mượn tài liệu, đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giới thiệu và ý kiến đồng ý của lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thuế.
- Về công cụ tra cứu tài liệu: Hiện nay, công cụ tra cứu khoa học trong kho lưu trữ của Tổng cục Thuế mới chỉ xây dựng mục lục hồ sơ là chủ yếu, bên cạnh cũng có bộ thẻ tra tìm tài liệu. Việc tra cứu trên máy vi tính đang được triển khai và đã đưa vào sử dụng.
Thủ tục để tra tìm, khai thác tài liệu tại kho lưu trữ Hào Nam và lưu trữ tại cơ quan Tổng cục rất đơn giản, thuận tiện cho cán bộ. Cán bộ trong nội bộ cơ quan Tổng cục thuế có nhu cầu khai thác tài liệu để giải quyết công việc được giao thì chỉ cần có giấy mượn tài liệu và có chữ ký của lãnh đao Vụ, đơn vị
gửi Văn phòng, lãnh đạo Văn phòng có ý kiến chuyển bộ phận Quản lý hồ sơ tài liệulưu trữ là cán bộ có thể tìm được hồ sơ mình cần tìm. Cán bộ đến mượn tài liệu đều được cán bộ lưu trữ ghi vào sổ theo dõi và ký mượn, khi trả cán bộ Quản lý hồ sơ tài liệulưu trữ kiểm tra lại trước khi nhận tài liệu và ký nhận.
Cán bộ đến mượn tài liệu chỉ được sử dụng bản photocopy ngay tại kho lưu trữ. Trừ trường hợp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế hoặc Bộ trưởng Bộ Tài chính yêu cầu cần bản chính thì mới được phép mượn (nhưng phải có ý kiến của Chánh Văn phòng) cán bộ lưu trữ mới cung cấp.
Trong 5 năm từ năm (2015-2019) số lượng cán bộ đến khai thác và số lượng tài liệu, hồ sơ đưa ra phục vụ tại kho lưu trữ Tổng cục Thuế đã tăng lên những năm gần đây, đối tượng khai thác chủ yếu là các Vụ: Chính sách, Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn, Kê khai và kế toán thuế, Quản lý thuế Thu nhập cá nhân, Vụ khai thác nhiều nhất là: Vụ Chính sách, Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn và Vụ Kê khai và kế toán thuế. Điều đó chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ đã và đang phát huy được vai trò của mình và tư liệu đắc lực phục vụ cho công việc nghiên cứu giải quyết công việc của cán bộ trong cơ quan. (Số
lượt liệu khai thác tài liệu lưu trữ được nêu trong Bảng 2.8)
Bảng 2.8 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm (2015-2019)
STT Năm Lượt người
khai thác
Lượt tài liệu
khai thác (hồ sơ) Số bản chụp 1 2015 385 201 520 2 2016 420 236 568 3 2017 459 254 593 4 2018 482 217 750 5 2019 530 231 620 2.276 1.139 3.051
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức, sử dụng tài liệu ở Tổng cục Thuế vẫn còn những tồn tại nhất định như: Cán bộ Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ ít (02 người) không đáp ứng được nhu cầu tra tìm, khai thác tài liệu của 19 Vụ, đơn vị; các phương tiện, thiết bị phục vụ khai tài liệu còn thô sơ; các hình thức tổ chức sử dụng còn nghèo nàn; tồn tại lớn nhất hiện nay là Tổng cục Thuế chưa lập được cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra tìm chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Vẫn chưa thể tra cứu tài liệu trên máy được.
Đặc biệt việc tổ chức phòng đọc cho việc tra cứu tài liệu còn chưa có. Chủ yếu các cán bộ công chức khi muốn tra cứu hồ sơ, tài liệu đều phải photocopy rồi mang về nơi làm việc để nghiên cứu. Điều này gây ra sự lãng phí không cần thiết cho cơ quan và cho xã hội.
Tổng cục Thuế cần sớm khắc phục những hạn chế trên để thúc đẩy công tác tổ chức, sử dụng tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu tra tìm, khai thác tài liệu phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cán bộ cơ quan.