Thống kê tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ, thực hiện tốt nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng cho công tác báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm theo quy định.
Thống kê tài liệu lưu trữ là việc thu thập, ghi chép lại các số liệu định kỳ hàng năm về tài liệu lưu trữ. Thông qua kết quả thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho các cơ quan nắm được số lượng, thể loại, chất lượng tài liệu lưu trữ và báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của pháp luật.
Thống kê nhà nước về lưu trữ được quy định tại Điều 27 của Luật Lưu trữ và quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu
lưu trữ được Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện tại Thông tư số 09/2013/TT- BNV, ngày 31 tháng 10 năm 2013.
Mặt khác, thực hiện tốt nghiệp vụ thống kê công quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ làm cơ sở để đề ra biện pháp, giải pháp xây dựng chương trình, kế hoạch nhằm tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ góp phần phát triển công tác văn thư, lưu trữ.
1.5.3.1.Đối tượng và nội dung thống kê
Trong các phòng, kho lưu trữ, đối tượng thống kê yêu cầu những nội dung cụ thể như sau:
a) Công tác văn thư
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư (Quy chế công tác VTLT; Danh mục hồ sơ cơ quan…)
- Tổ chức văn thư: (phòng, tổ, bộ phận) - Nhân sự làm công tác văn thư
- Văn bản đi, văn bản đến - Hồ sơ công việc
- Trang thiết bị dùng cho văn thư b) Công tác lưu trữ
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (Bảng thời hạn bảo quản; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan; Nội quy kho Lưu trữ…)
- Tổ chức lưu trữ
- Nhân sự làm công tác lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ (Số lượng tài liệu của từng phông, của kho; Thành phần tài liệu; Tình hình tài liệu).
- Thu thập và loại hủy tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
c) Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ
1.5.3.2.Phạm vi và phương pháp thống kê
Thống kê trong quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ được thực hiện ở các phạm vi khác nhau: thống kê trong phạm vi một kho lưu trữ; thống kê trong phạm vi một ngành, một địa phương; thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ.
Thống kê trong phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm nắm bắt về nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, công tác văn thư, lưu trữ và tình hình tài liệu … trong từng phòng, kho lưu trữ.
Thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ nhằm tổng hợp về số lượng, thành phần, tình hình tài liệu lưu trữ … trong phạm vi địa phương, cả nước.
Thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ chủ yếu được thực hiện kết hợp trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu. Ngoài ra, việc thống kê còn được thực hiện định kỳ hàng năm theo quy định của nhà nước.