2.3.2.1. Thực trạng quản lý lập hồ sơ, thành phần khối lượng tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ của Tổng cục Thuế
Tổng cục Thuế là cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực thuế, là cơ quan đầu ngành phụ trách 63 Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Vì thế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng cục Thuế rất đa dạng và số lượng nhiều. Hiện nay, tại kho lưu trữ Hào Nam của Tổng cục Thuế đang bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Tổng cục Thuế giai đoạn năm 1996-2008.
Theo quy định tại khoản 6 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định về Phông lưu trữ như sau: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
hoặc của cá nhân”.
Tài liệu trong kho lưu trữ gồm có hai nhóm tài liệu sau đây:
* Nhóm tài liệu chung
Tài liệu về công tác hành chính tổng hợp; tài liệu về kế hoạch thống kê; tài liệu về tổ chức cán bộ lao động tiền lương; tài liệu về đào tạo bồi dưỡng cán bộ thuế; tài liệu nghiên cứu chính sách thuế, chế độ thuế và nghiên cứu khoa học; tài liệu về tuyên truyền thi đua; tài liệu về công tác hành chính văn thư, lưu trữ; tài liệu về tài chính kế toán; tài liệu về quản trị xây dựng cơ bản; tài liệu về Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên…
*Nhóm tài liệu của ngành Thuế
Hồ sơ các loại thuế, phí, lệ phí và thu khác; tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin ngành Thuế; tài liệu ấn chỉ Thuế; tài liệu dự toán; tài liệu về thu nhập đối với người có thu nhập cao; tài liệu về thanh tra; tài liệu về Tạp chí thuế; tài liệu về quản lý Hiệp định và hợp tác quốc tế về Thuế.
2.3.2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Trong quý I hàng năm, bộ phận quản lý hồ sơ lưu trữ lập kế hoạch giao nộp tài liệu cho các Vụ, đơn vị để các Vụ, đơn vị trong cơ quan Tổng cục Thuế tiền hành thống kê, thu thập hồ sơ tài liệu về kho lưu trữ. Mỗi năm bộ phận lưu trữ thu khoảng hơn 900m tài liệu tại các Vụ, đơn vị về kho lưu trữ cơ quan. Sau khi thu tài liệu về kho lưu trữ, bộ phận lưu trữ lập kế hoạch chỉnh lý, thống kê, bảo quản an toàn tài liệu, đồng thời tiến hành thu thập tài liệu về kho lưu trữ lịch sử khi đến hạn (10 năm đối với khối tài liệu Vĩnh viễn), làm thủ tục tiêu hủy tài liệu không còn giá trị sử dụng và phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu có hiệu quả. Hàng năm, ngoài việc cung cấp phục vụ công việc hàng ngày, bộ phận lưu trữ đã cung cấp khoảng hơn 600 hồ sơ vụ việc phục vụ Thanh tra Chính phủ và Kiểm toán nhà nước. (Số liệu chỉnh
lý được nêu trong bảng số 2.6)
Bảng 2.6 Số liệu chỉnh lý từng năm (từ năm 2015-2019)
Số TT Năm chỉnh lý Số mét/giá chỉnh lý thêm
1 2015 543,4 2 2016 554,2 3 2017 557,4 4 2018 586,6 5 2019 652,6
(Nguồn tại: Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính)
Nhận xét
Như vậy là trong 5 năm từ 2015 đến 2019 số lượng chỉnh lý hồ sơ năm 2019 là 2894,2 hồ sơ phải chính lý, nguyên nhân trong năn 2017 có nhiều chính sách thuế được bàn hành nên số lượng chỉnh lý nhiều.
Số lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trong 5 năm từ năm (2015-2019) được nêu tại bảng 2.7
Bảng 2.7 Số lượng quản lý tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý từ năm (2015- 2019) TT Năm chỉnh lý
Đã chỉnh lý (hồ sơ) Dự kiến tài liệu hết giá trị và trùng thừa (mét)
Tổng
số Vĩnh viễn 20 năm 10 năm
1 2015 6.041 52 4.257 1.764 42,2 2 2016 6.862 86 6.635 4.080 32,6 3 2017 7.946 72 5.182 2.745 41,7 4 2018 8.880 34 1.495 2.379 400 5 2019 8.853 43 4.531 2.270 40,8
(Nguồn: Tổng cuc Thuế, Bộ Tài Chính)
Nhận xét
Phòng Hành chính - Lưu trữ đã chủ trì xây dựng và trình Tổng cục ban hành Quyết định số 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 về Quy chế công tác quản lý hồ sơ lưu trữ ngành Thuế với 3 chương và 20 Điều. Quy chế quy định cụ thể về hệ thống lưu trữ ngành Thuế; các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện từ khi thu thập hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành; lập hồ sơ; chỉnh lý tài liệu; nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lịch sử; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; thống kê; bảo quản hồ sơ tài liệu. Quyết định số 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 được áp dụng chung trong toàn ngành Thuế trong việc thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ.
2.3.2.3 Quản lý hồ sơ giao nộp vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định
Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế thuộc nguồn tài liệu nộp vào lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III. Việc tổ chức giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III cũng được Tổng cục Thuế chỉ đạo thực hiện nghiêm túc. Hiện nay, tài liệu đã được chỉnh lý của Tổng cục Thuế giao nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III từ năm (1990-1995). Tài liệu từ
năm (1996-2009) cũng đã được chỉnh lý và bảo quản tại kho lưu trữ Hào Nam; tài liệu từ 2010-2015 được chỉnh lý lưu tại kho tầng 10 cơ quan Tổng cục Thuế; tài liệu các năm từ 2016 đến nay cũng được bảo quản và lưu tại cơ quan Tổng cục Thuế, 123 Lò Đúc để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, giải quyết công việc của các Vụ, đơn vị của cơ quan Tổng cục Thuế.