bất cập
Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính còn có một số hạn chế cụ thể như:
* Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu văn thư:
Ngoài những ưu điểm về trách nhiệm trong soạn thảo, ban hành văn bản và việc giám sát kỹ quy trình ban hành văn bản thì Tổng cục Thuế vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, tồn tại và thể thức, thẩm quyền ban hành và thủ tục ký duyệt văn bản do những giây phút tắc trách của một số ít cán bộ, công chức:
- Về thể thức:
Tuy được tập huấn khá kỹ và được nhắc nhở sửa chữa rất nhiều lần nhưng một số công chức Tổng cục Thuế vẫn mắc những thói quen cũ trong soạn thảo văn bản dẫn đến sai về thể thức.
- Về thẩm quyền ban hành:
Có một số văn bản của Tổng cục Thuế nhưng lại chứa nội dung về quy phạm pháp luật. Điều này trái với Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Vì các nội dung quy phạm buộc phải được ban hành bằng văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên ở đây văn bản lại chứa nội dung quy phạm: ví dụ như “công văn số 1133/TCT-TNCN ngày 05/4/2011 của Tổng cục Thuế quy định việc thu thuế thu nhập cá nhân đối với ủy quyền chuyển nhượng bất động sản”.
- Về thủ tục ký:
Vẫn còn tình trạng một số tờ trình, văn bản do các Vụ, đơn vị dự thảo để thẩm quyền ký của Tổng cục trưởng là thay mặt “TM. TỔNG CỤC THUẾ”. Đây là sai lầm nghiêm trọng, vì Tổng cục Thuế là cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Một số văn bản được lãnh đạo Tổng cục giao cho các Vụ, đơn vị ký thừa lệnh “TL.”, Tuy nhiên, các Vụ, đơn vị còn giao cho cấp phó ký thay văn bản thừa lệnh đó. Đây là nội dung còn nhiều tranh cãi (do không có quy định cụ thể về việc giao cấp phó đơn vị ký thay văn bản khi được thủ trưởng cơ quan giao ký thừa lệnh”TL”.
Như vậy, việc còn những lỗi sai trong quá trình soạn thảo văn bản, vi phạm thẩm quyền ban hành cũng như thủ tục, thẩm quyền ký văn bản đã tạo ra những trở ngại cho việc ban hành, thực thi văn bản. Điều đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả lao động quản lý nhà nước của một cơ quan như Tổng cục Thuế.
Trình độ cán bộ quản lý hồ sơ tài liệu còn hạn chế; một số cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ tài liệu tại các Vụ, đơn vị cũng như văn thư Tổng cục vẫn còn bằng tốt nghiệp Trung cấp, cao đẳng;
Công tác lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn còn một số hạn chế về quy trình: Tài liệu trong hồ sơ lộn xộn, không sắp xếp và biên mục tài liệu trong hồ sơ gây khó khăn và mất thời gian làm cho cán bộ làm công tác lưu trữ;
Ý thức nhận thức của cán bộ làm công tác chuyên môn tại các Vụ, đơn vị về công tác quản lý hồ sơ tài liệu còn chưa tốt, đôi khi còn là sự chống chế, miễn cưỡng;
Quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan Tổng cục Thuế chủ yếu là xử lý trên bản giấy có áp dụng lưu văn bản điẹn tử nhưng còn khá nhiều lúng túng trong nhiệp vụ;
Chương trình quản lý phần mềm quản lý hồ sơ tài liệuvăn bản đi, công văn đến của Tổng cục Thuế do Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Tổng cục Thuế xây dựng từ năm 1992 cho toàn ngành Thuế, với phần mềm quản lý văn bản này từ khi xây dựng đến nay đã được nâng cấp nhiều lần nhưng chưa bắt kịp với thời cuộc phát triển công nghệ thông tin hiện nay, phần mềm đang sử dụng chỉ được vài tiêu chí theo chương trình như là: Số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng văn bản, nơi gửi, ngày nhận, thời hạn xử lý, trích yếu, đơn vị xử lý, chưa có bản scan gắn cùng.
* Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ
Biên chế cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục thuế còn ít (02 cán bộ) chưa đáp ứng được hết yêu cầu công việc lưu trữ do khối lượng tài liệu lớn của Tổng cục thuế như bảo quản tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả. Tổng cục Thuế đã tổ chức thi tuyển công chức chuyên ngành về văn thư, lưu trữ nhiều lần nhưng các thí sinh đăng ký thi vào chuyên ngành này chưa đạt do các môn điều kiện như ngoại ngữ, tin học.
Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, tuy đã được lãnh đạo Tổng cục quan tâm hơn trước, nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc như diện tích kho hẹp, kho lưu trữ tại Hào Nam ở xa cơ quan làm việc, khó khăn cho việc tra cứu sử dụng tài liệu, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu như giá để tài liệu dẫn đến việc tài liệu thu về còn phải để ở sàn nhà nên ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu.
Bên cạnh đó chưa có phòng đọc và làm việc riêng cho cán bộ lưu trữ, gây ảnh hưởng đến sức khỏe của cán bộ, ảnh hưởng đến chất lượng khai thác tài liệu của cán bộ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại cơ quan Tổng cục thuế chưa được thực hiện gây khó khăn trong việc tra tìm, khai thác tài liệu (Tổng cục đã có phầm mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, nhưng để sử dụng được phần mềm này phải cần đến nhiều kinh phí thì phần mềm này mới triển khai được như: Mua máy scan để scen lại toàn bộ hồ sơ tài
liệu đã được chỉnh lý, với số lượng lớn tài liệu đã chỉnh lý từ nhiều năm …).
Một số Vụ, đơn vị chỉ nộp những hồ sơ công việc là bản sao giữ lại bản chính hoặc không nộp hết tài liệu mà giữ lại để tra tìm cho nhanh chóng (nhất là tài liệu của Vụ tài vụ quản trị, Vụ Dự toán thu thuế) dẫn đến hồ sơ trong Phông của Tổng cục Thuế chưa được hoàn chỉnh.
Tiểu kết Chương 2
Qua phân tích thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu hiện nay tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chính, những kết quả đã đạt được và những mặt còn hạn chế của cơ quan, cho thấy một thực tiễn là Tổng cục Thuế chưa ứng dụng được rộng rãi phần mềm quản lý văn bản điều hành(eDocTC) ngành Tài chính cho toàn ngành Thuế, mới chỉ triển khai được cơ quan Tổng cục Thuế và một số số Cục Thuế tỉnh, thành phố (Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh), phần mềm lưu trữ chưa triển khai được. Phương thức hoạt động, quản lý công văn, giấy tờ nặng nề về phương pháp truyền thống (chủ yếu là bản giấy), gắn với sổ sách, giấy tờ thực sự là một rào cản cho sự phát triển của cơ quan Tổng cục thuế trong giai đoạn hội nhập như hiện nay. Qua đó, bản thân tác giả luận văn rút ra được những kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính được thực hiện tốt hơn trong thời gian tới.
Tại chương này, tác giả đã chỉ ra nguyên nhân, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại hạn chế về công tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chính. Đây là cơ sở để luận văn đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính trong chương tiếp theo.
Chương 3
PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TỔNG CỤC THUẾ BỘ TÀI CHÍNH