hồ sơ lưu trữ của Tổng cục Thuế
Bộ phận lưu trữ của Tổng cục Thuế gồm hai cán bộ chuyên trách lưu trữ có bằng đại học chuyên môn về lĩnh vực lưu trữ. Việc bố trí riêng các cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu được tốt hơn;
Đi liền với công tác văn thư, công tác lưu trữ cũng được Tổng cục quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ là văn thư của các Vụ,
đơn vị thuộc Tổng cục Thuế khá đều đặn hàng năm. Bên cạnh đó, còn triển khai sát sao việc thực hiện các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước như:
- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001;
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ;
- Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP ngày 28/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ;
- Thông tư số: 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;
- Tổng cục Thuế đã ban hành các Quyết định, công văn chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ như:
Quyết định số: 1138TCT/QĐ-HC ngày 04/8/2003 về việc ban hành thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế;
Quyết định số: 367TCT/QĐ-VP ngày 26/5/2005 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy chế về công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế;
Quyết định số: 1854/QĐ-TCT ngày 20/12/2011 của Tổng cục Thuế về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ban hành quy chế về công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế;
Quyết định số: 1528/QĐ-TCT ngày 31/10/2007 của Tổng cục Thuế về việc khen thưởng thành tích trong công tác văn thư lưu trữ;
Quyết định số: 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về quy chế công tác lưu trữ ngành thuế;
Công văn số 1390/TCT-VP ngày 08/4/2008 về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
Thông báo số 155/TB-TCT về việc bảo quản hồ sơ khi xử lý, trả lời văn bản về lưu trữ; Thông báo số 62/TB-TCT ngày 09/3/2011 về việc giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ Hào Nam;
Công văn số 767/TCT-VP ngày 08/3/2011 chỉ đạo về báo cáo công tác văn thư, lưu trữ;
Tổng diện tích kho lưu trữ của Tổng cục thuế hiện có 400m2 kho đạt tiêu chuẩn tại hai địa điểm: Tại trụ sở Tổng cục Thuế số 123 phố Lò Đúc và kho lưu trữ Hào Nam tại ngõ 466 Đê La Thành, đang quản lý khoảng hơn 9000 hồ sơ, tài liệu; kho lưu trữ Hào Nam được bố trí một nơi yên tĩnh, ít người qua lại và được trang bị cơ sở vật chất cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt nhất như: Hệ thống giá để tài liệu thông minh, hệ thống chiếu sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy; máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, giá, bìa, hộp, cặp và các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ: Bàn làm việc, tủ cá nhân, điện thoại cố định, máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy in…
Tuy nhiên, vị trí kho lưu trữ của Tổng cục Thuế như hiện nay được bố trí ở xa nơi làm việcnơi sản sinh ra tài liệu lưu trữ. Chính vì thế việc tra tìm tài liệu của cán bộ quản lý hồ sơ khi cần để xử lý công việc gặp nhiều khó khăn, đều đó gây chậm trễ tiến độ cho công tác giải quyết công việc.