văn phòng và trong mối quan hệ với tổ chức làm công tác hành chính.
3.2.4. Nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ hồ sơ
Hiện nay, do nhận thức về công tác quản lý hồ sơ còn hạn chế nên không ít cơ quan, tổ chức đã không chú ý đến số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý hồ sơ chuyên trách. Không ít cơ quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán bộ để làm công tác quản lý hồ sơ hoặc bố trí đủ người làm công tác quản lý hồ sơ lại không được đào tạo cơ bản nên hiệu quả công việc còn nhiều hạn chế.
Năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 129/2007/QĐ- TTg ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước với mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc một cách chuyên nghiệp và hiện đại, góp phần vào công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước, nhằm bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Trong điều kiện như vậy công tác văn thư, lưu trữ ngành Thuế cũng đã, đang xây dựng nếp sống văn hóa công sở văn minh, tạo môi trường làm việc thuận lợi, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc và đã đạt được kết quả nhất định. Tác phong của cán bộ, công chức, viên chức đặc biệt là bộ phận tiếp dân và bộ phận một cửa ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại; chấn chỉnh tình trạng một số cán bộ có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
Một số biện pháp được chú trọng như: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền trong cán bộ, công chức về ý thức, tầm quan trọng của hoạt động xây dựng đời sống văn hóa cơ sở gắn với nội dung tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp
luật; phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức hiểu rõ nhiệm vụ và quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của người lao động cũng như người quản lý sử dụng lao động trong việc xây dựng đời sống văn hóa, với những việc làm cụ thể, thiết thực.
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của mỗi loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của phần mềm ứng dụng về quản lý thuế, số hóa tài liệu.
Mặt khác, dưới góc độ quản lý Nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương.
Trong thời điểm hiện nay, công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản và đăng ký văn bản đi, văn bản đến. việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong công tác văn thư như: Soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế quan liêu giấy tờ.
Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ như phần mềm quản lý văn bản đi, văn văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng là một trong những điểm mới tiến bộ được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, góp phần đáng kể giảm công sức, thời gian tra cứu, tìm kiếm các văn bản khi cần, hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng.
Trong năm 2016, Tổng cục Thuế đã và đang thực hiện theo yêu cầu của Bộ Tài chính về việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành tại Bộ Tài
chính với xu hướng sử dụng trục tích hợp trao đổi văn bản giữa nhiều hệ thống thông qua chuẩn định dạng thống nhất, ngành Tài chính đã triển khai phần mềm mới thống nhất cho ngành Tài chính, cài đặt ứng dụng theo mô hình bán tập trung bao gồm hệ thống đặt tại cơ quan Bộ và các Tổng cục. Theo lộ trình, chương trình quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (eDocTC) cho Bộ Tài chính và các đơn vị hệ thống thuộc Bộ Tài chính sẽ bắt đầu triển khai từ 01/12/2015 và chính thức áp dụng phần mềm mới từ 1/1/2016.
Từ ngày 15/8/2016 Tổng cục Thuế đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành cho 3 cấp gồm: Cấp Tổng cục (19 Vụ/đơn vị thuộc Tổng cục Thuế), đến năm 2019 là 22 Vụ/đơn vị; cấp Cục Thuế (3 Cục Thuế tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh); cấp Chi cục Thuế của 3 Cục thuế: Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh.
Chương trình quản lý văn bản và điều hành bao gồm 11 phân hệ đáp ứng yêu cầu công tác quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cấp trong ngành Thuế gồm: Phân hệ quản lý văn bản đến; phân hệ quản lý tờ trình; phân hệ quản lý văn bản đi; phân hệ quản lý văn bản nội bộ; phân hệ quản lý giao việc…
Sau thời gian triển khai đến nay, hệ thống quản lý văn bản và điều hành là giải pháp giúp tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của ngành Thuế một cách toàn diện gồm: Thống nhất và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn phòng trên phạm vi 3 cấp: Tổng cục, Cục Thuế và Chi cục Thuế của ngành Thuế.
Các văn bản giấy gửi đến Tổng cục, Cục thuế và Chi cục thuế nếu không thuộc phạm vi nhạy cảm đều được chuyển thành tệp điện tử và gửi đến các đơn vị. Từ đó giảm thiểu sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí photo cũng như giảm đáng kể thời gian luân chuyển văn bản đến cá nhân, đơn vị xử lý, giúp cán bộ, công chức ngành Thuế có nhiều thời gian xử lý công việc.
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là giải pháp giúp tăng cường hiệu quả của công tác điều hành. Theo đó, các thông tin chỉ đạo, điều hành không thuộc phạm vi nhạy cảm của các cấp lãnh đạo từ cấp Tổng cục, Cục thuế, Chi cục thuế được đưa lên phần mềm để lãnh đạo các cấp bất cứ lúc nào cũng có thể xem lại ý kiến chỉ đạo, cũng như theo dõi cá nhân đơn vị được giao có thực hiện theo ý kiến chỉ đạo không.
Chương trình là công cụ giúp lãnh đạo các cấp theo dõi chặt chẽ tình hình xử lý của cá nhân, đơn vị được giao một cách chặt chẽ thông qua việc theo dõi toàn bộ quá trình xử lý từ khâu nhập cho đến khâu xử lý cuối cùng; thông qua công cụ báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý văn bản và điều hành là giải pháp giúp thực hiện các mục tiêu Chính phủ điện tử trong ngành Thuế, đảm bảo việc liên thông văn bản điện tử không chỉ trong nội bộ ngành Thuế từ cấp Tổng cục đến Cục thuế và đến cấp Chi cục Thuế mà còn liên thông với Bộ Tài chính, với các hệ thống thuộc Bộ Tài chính và với các cơ quan Nhà nước thông qua trục tích hợp trao đổi điện tử ngành Tài chính.
Năm 2020, Tổng cục Thuế triển khai mở rộng chương trình quản lý văn bản và điều hành nhằm tạo ra một môi trường làm việc điện tử cho các công chức ngành Thuế, giúp việc phối hợp xử lý công việc và tìm kiếm văn bản nhanh chóng, đáp ứng mục tiêu tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của ngành Thuế. Sẽ có 57 Cục Thuế thuộc Tổng cục Thuế triển khai chương trình này (trừ 6 Cục Thuế tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Hồ Chí Minh và Đồng Nai).