Quản lý Thư viện số và Kho dữ liệu số cung cấp khả năng quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu (document lifecycle), từ lúc khởi tạo, kiểm duyệt, sử dụng cho tới lúc lưu trữ và đào thải, bắt buộc tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý nội dung theo quy định của pháp luật và tổ chức.
Phân hệ cung cấp các thuận lợi sau:
Đối với tổ chức sẽ giảm rất nhiều chi phí quản lý thông tin, cải thiện hiệu suất làm việc và hướng tới văn phòng không giấy như:
Thiết lập một hệ thống duy nhất để quản lý tài liệu và hồ sơ xuyên suốt cả tổ chức, hình thành các thư viện dữ liệu chứa tài liệu điện tử và cả tài liệu giấy (đã được scan và lập chỉ mục).
Đáp ứng các các tiêu chuẩn về kiểm soát tài liệu và hồ sơ - một trong các yêu cầu cơ bản của tất cả các hệ thống quản lý ISO (Chất Lượng, Môi trường, An ninh thông tin...).
Tuân thủ đúng quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động theo quy định của pháp luật.
Giảm bớt không gian lưu trữ giấy tờ.
Tiết kiệm giấy và chi phí liên quan như in, gửi nhận.
Cải thiện phương thức lưu trữ và chia sẻ tài liệu - thay cho việc lưu trữ
Cung cấp truy cập đồng thời cho nhiều nhân viên tại nhiều đơn vị, chi nhánh.
Đảm bảo mức độ bảo mật cho tài liệu và hồ sơ tuân thủ đúng qui định của tổ chức.
Hạn chế tối đa khả năng bị mất thông tin.
Áp dụng công nghệ bảo mật cao cấp IRM để bảo vệ các tài liệu & hồ sơ quan trọng.
Tăng mức độ an toàn cho tài liệu & hồ sơ lưu trữ, đảm bảo có thể thể phục hồi khi có thảm họa xảy ra.
Đối với nhân viên.
Được cung cấp đầy đủ tài liệu thông tin, qui định, chính sách cụ thể, kịp thời, chính xác.
Truy cập sử dụng từ mọi nơi, từ nhiều loại thiết bị. Xem, sửa tài liệu office và pdf online.
Trao đổi ý kiến, thảo luận trên từng tài liệu. Giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu.
Mỗi nhân viên sẽ có một My Documents riêng để sử dụng và chia sẻ tài liệu.
Sử dụng OneDrive for Business để tự động đồng bộ với thư viện dữ liệu và truy cập offline.
Đối với nhân viên tạo, quản lý và kiểm soát tài liệu.
Dễ dàng xây dựng các thư viện dữ liệu theo nhu cầu của tổ chức.
Sử dụng các siêu dữ liệu (meta data) có sẳn cho từng loại nội dung để đưa vào khai thác, sử dụng, cho phép dễ dàng thiết lập thêm siêu dữ liệu.
Cấp phát quyền truy cập đơn giản, trực quan nhưng hiệu quả, hỗ trợ nguyên tắc kế thừa quyền truy cập của cấp cha để đơn giản hóa việc quản lý truy cập.
Sử dụng các công cụ quen thuộc để phối hợp soạn thảo, kiểm duyệt. Hệ thống sẽ tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.
Dễ dàng thiết lập, điều chỉnh luồng phê duyệt cho từng loại tài liệu với công cụ quản lý qui trình làm việc.
Giúp người dùng phục hồi dữ liệu lỡ bị xóa với công cụ Recycle Bin quen thuộc.
Có được đầy đủ báo cáo, thống truy cập cập sử dụng tài liệu & hồ sơ của tất cả nhân viên.