Việc tổ chức quản lý khoa học tài liệu là linh hồn của công tác quản lý hồ sơ tài liệu; việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu của công tác lưu trữ. Ý thức được điều đó, tại kho lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế, tài liệu được phân loại; lập hồ sơ; xác định giá trị; bổ sung và thống kê theo đúng các khâu nghiệp vụ để đảm bảo cho ra đời một kho lưu trữ được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả nhất; tài liệu được sắp xếp theo phương pháp khoa học, hợp lý giúp tạo ra sự tiện lợi cho việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu.
Hàng năm, Tổng cục Thuế đã rà soát, kiểm tra hồ sơ, tài liệu đúng quy định như:
- Công tác quản lý lập hồ sơ, bổ sung hồ sơ được quy định rất rõ như: Tài liệu nộp vào lưu trữ sau một năm phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, không giao nộp từng bó, từng cặp lộn xộn. Đồng thời cũng phải lập biên bản giao nhận tài liệu và phải đăng ký vào sổ nhập tài liệu. Do vậy, công tác này được diễn ra thường xuyên và định kỳ nhằm hoàn thiện khối tài liệu trong kho lưu trữ.
- Các tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật như: Các file văn bản quan trọng được scan lại; các đĩa CD, băng thu âm về các chương trình tập huấn về thuế hay các bài phát biểu của lãnh đạo, các bản vẽ kiến trúc xây dựng trụ sở làm việc của cơ quan, v.v… đều được Quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học và giao nộp đúng thời hạn và bảo quản
Tại Tổng cục Thuế tình hình Quản lý hồ sơ tài liệu bảo quản tài liệu được thực hiện khá tốt. Lãnh đạo Tổng cục, chỉ đạo Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm, chỉ đạo và kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan. Thông qua đó, Tổng cục phải có kế hoạch nâng cấp kho lưu trữ và đầu tư những trang thiết bị hiện đại, phù hợp để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Hàng năm Tổng cục đầu tư kinh phí mời chuyên gia tập huấn cho cán bộ lưu trữ về nghiệp vụ bảo quản tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu. Mặc dù vậy, trong lĩnh vực Quản lý hồ sơ tài liệu bảo quản tài liệu tại Tổng cục Thuế còn một số tồn tại sau như sau:
- Biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu còn thủ công, ít có sự trợ giúp của máy móc. Do vậy, cũng ảnh hưởng đến công tác bảo quản tài liệu;
- Số lượng cán bộ ít (02 người) và việc tra tìm tài liệu còn thủ công (mục lục hồ sơ, bộ thẻ) chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của cán bộ đến khai thác tài liệu;
Để khắc phục tồn tại trên, đề nghị Lãnh đạo Tổng cục Thuế quan tâm bổ sung thêm nhân sự về lưu trữ và sớm triển khai được phần mềm lưu trữ để phục vụ cho việc khai thác tài liệu được tốt hơn.
Quản lý hồ sơ tài liệu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Việc kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, ngoài sự tác động của cán bộ lưu trữ, phải có sự hợp tác, giúp đỡ của các ngành như: Xây dựng, vật lý, hóa học, sinh học…
Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế là những tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, hình thành trong quá trình hoạt động của các Vụ, đơn vị trực thuộc Tổng cục Thuế được lựa chọn đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ, công tác Quản lý hồ sơ tài liệu bảo quản tài liệu được thực hiện đúng theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ. Quản lý hồ sơ tài liệu tài liệu lưu trữ cũng có rất nhiều loại như: Bằng giấy, băng, đĩa, máy ghi âm nên công
tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được lãnh đạo Tổng cục quan tâm và tạo điều kiện để trang bị đầy đủ các thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như: Máy điều hòa, máy hút mùi, máy hút ẩm, thuốc để chống mối, mọt.,..