8. Kết cấu của luận văn
1.3.1. Khái niệm kiểm soát chi thƣờng xuyên
Chi thƣờng xuyên là quá trình phân phối, sử dụng vốn NSNN để đáp ứng cho các nhu cầu chi gắn liền với thực hiện các nhiệm vụ của Nhà nƣớc về lập pháp, hành pháp, tƣ pháp và dịch vụ công cộng khác mà Nhà nƣớc vẫn phải cung ứng.
Kiểm soát chi thƣờng xuyên là việc tiến hành kiểm tra, kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do Nhà nƣớc quy định theo những nguyên tắc, hình thức, phƣơng thức quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi ngân sách, góp phần loại bỏ các khoản chi sai chế độ, định mức, đơn giá.
1.3.2. Nội dung kiểm soát chi thƣờng xuyên
a. Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân
*Mục tiêu kiểm soát:
Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thƣờng xuyên cho con ngƣời.
* Nội dung kiểm soát:
Kiểm soát các khoản chi thuộc nhóm này bao gồm: kiểm soát các khoản chi lƣơng, phụ cấp, tiền thƣởng, các khoản đóng góp, phúc lợi xã hội... Đây là nhóm chi bắt buộc trong chi thƣờng xuyên NSNN cho các cơ quan nhà nƣớc, mục chi này phải đƣợc thực hiện nghiêm túc, công bằng, đúng chính sách chế độ.
Đầu năm ngân sách: Đơn vị phải gửi các loại văn bản, giấy tờ để kiểm tra và lƣu giữ nhƣ:
Đối với các khoản chi lƣơng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp,…: danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng, sinh hoạt phí, danh sách những ngƣời hƣởng tiền công lao động thƣờng xuyên theo hợp đồng,…
Hàng tháng, khi nhận đƣợc giấy rút dự toán ngân sách kèm theo bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lƣơng đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, kế toán thực hiện các nhiệm vụ nhƣ kiểm tra giấy rút dự toán kinh phí, kiểm tra bảng tăng, giảm biên chế, tiền lƣơng,…
b. Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
* Mục tiêu kiểm soát:
Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
* Nội dung kiểm soát:
Nhóm chi này bao gồm các khoản chi chủ yếu: Chi mua sắm trang thiết bị, thanh toán dịch vụ công cộng (tiền điện, tiền nƣớc), văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tƣ văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, hội nghị, công tác phí, mua sắm trang thiết bị,..v.v. Cần quản lý tiết kiệm, tránh lãng phí trong chi tiêu các khoản chi này sẽ giúp cho Văn phòng tiết kiệm kinh phí
Đây là nhóm mục chiếm tỷ trọng tƣơng đối lớn trong tổng chi thƣờng xuyên nên cán bộ cần tập trung kiểm soát chặt chẽ hồ sơ, chứng từ để tránh lãng phí, tiết kiệm chi cho NSNN.
Đối với các mục chi thanh toán dịch vụ, mục chi vật tƣ văn phòng, mục chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: Căn cứ hồ sơ đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến, cán bộ kiểm soát chi KBNN đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán bảng kê chứng từ thanh toán căn cứ đối chiếu, chế độ, định mức quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ đơn vị sử dụng ngân sách gửi đầu năm nếu khớp đúng thì cán bộ kiểm soát chi tiến hành thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách để chi trả cho đối tƣợng đƣợc hƣởng hoặc thanh toán trực tiếp cho đối tƣợng đƣợc hƣởng mở tài khoản tại Ngân hàng.
Mục chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ. Khi đơn vị gửi hồ sơ thanh toán khoản mục chi này, căn cứ vào định mức chi tiêu hội nghị cho từng đại biểu tham gia hội nghị theo quy định của Bộ Tài chính, đúng đối tƣợng và theo đúng nội dung chi đƣợc xây dựng trong dự toán chi, có giấy triệu tập hội nghị, chƣơng trình hội nghị, có danh sách nhận tiền kiểm soát thanh toán. Đây là khoản chi thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trƣờng hợp phải gửi Hợp đồng).
Mục chi công tác phí bao gồm các khoản chi tàu xe, phụ cấp công tác phí, thuê phòng nghỉ,…
c. Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ
*Mục tiêu kiểm soát:
Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua các khoản chi này.
* Nội dung kiểm soát:
Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo dõi tài sản cố định về số lƣợng cũng nhƣ hiện trạng sử dụng.
Khi mua sắm, đầu tƣ tài sản cố định phải có báo giá cạnh tranh đối với những tài sản có giá trị nhỏ, đấu thầu đối với những tài sản có giá trị lớn.
Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích.
Kiểm soát tình hình TSCĐ định thanh lý, đã thanh lý, xem xét nguyên nhân thanh lý, việc tổ chức thanh lý tài sản, chi phí, thu nhập từ việc thanh lý.
thời, đầy đủ đối với các TSCĐ do đơn vị quản lý.
d. Kiểm soát các khoản chi khác
*Mục tiêu kiểm soát:
Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
*Nội dung kiểm soát:
Đây là khoản chi nhằm đảm bảo cho công tác quản lý hành chính phục vụ cho hoạt động của Văn phòng. Mức độ chi tiêu nhiều hay ít của nhóm này phụ thuộc vào quy mô, định mức và mức độ sử dụng của các bộ phận: chi tiếp khách.
Văn phòng hiện nay đƣợc tự chủ về tài chính, đƣợc chủ động bố trí kinh phí trên cơ sở chế độ, định mức chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nƣớc. Việc tự chủ về sử dụng kinh phí phải đƣợc thực hiện thông qua quy chế chi tiêu nội bộ. Hàng năm sau khi trang trải các khoản chi phí, các khoản nộp khác theo quy định; phần kinh phí tiết kiệm chi, chênh lệch thu lớn hơn chi đơn vị đƣợc sử dụng để chi trả thu nhập tăng thêm cho ngƣời lao động.
1.3.3. Quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên
KSC (Kiểm soát chi) thƣờng xuyên là việc tiến hành thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do nhà nƣớc quy định theo những nguyên tắc, điều kiện, hình thức và phƣơng pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi của NSNN.
Quy trình KSC phải đáp ứng đƣợc yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ;
đảm bảo. Kiểm soát chi thƣờng xuyên thực hiện theo quy trình sau: Bƣớc 1: Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu
Bƣớc 2: Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ Bƣớc 3. Trình duyệt
Bƣớc 4. Hoàn tất thủ tục thanh toán.
Bƣớc Các bƣớc công việc Thời gian
thực hiện Trách nhiệm
1
Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu ≤ 20 ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ thanh toán hợp lệ - Các cá nhân, bộ phận sử dụng kinh phí. 2 Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ Ngƣời đề nghị chuyển cho kế toán kiểm tra đúng theo chế độ quy định để tổng hợp
3
Trình duyệt
„- Kế toán ký xong trình cho chủ tài khoản 2 ký xác nhận bảng kê đề nghị thanh toán, phiếu theo dõi nhập xuất.
„- Trình Chánh văn phòng duyệt chi thanh toán
4
Hoàn tất thủ tục thanh toán.
Ngƣời đề nghị thanh toán sẽ đƣợc nhận tiền từ thủ quỹ hoặc qua tài khoản cá nhân
(Nguồn: Bùi Quang Bình (2011), Giáo trình kiểm soát chi NS)
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong Chƣơng 1 tác giả đã nêu tổng quan cơ sở lý luận về kiểm soát chi thƣờng xuyên, về kiểm soát nội bộ trong hoạt động kiểm soát chi. Tập trung trình bày lý luận về chi thƣờng xuyên đối với đơn vị hành chính, đƣợc đặc điểm, vai trò của nó để làm cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu thực trạng tại Chƣơng 2.
Có thể nói, công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên đƣợc thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc sẽ góp phần làm lành mạnh công tác tài chính trong các đơn vị hành chính, đảm bảo giảm thiểu các sai sót, ngăn chặn gian lận, tránh thất thoát tài sản, giảm thiểu chi phí, nâng cao thu nhập của cán bộ nhân viên. Đồng thời là cơ sở cho việc nghiên cứu tình hình chi thƣờng xuyên tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH VĨNH THẠNH
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh UBND huyện Vĩnh Thạnh
Huyện Vĩnh Thạnh nằm phía Tây bắc tỉnh Bình Định, Tây và Tây bắc giáp các huyện An Khê và K'Bang (Gia Lai), Kon Plong (Kon Tum) và huyện An Lão; Đông và Đông bắc nối liền các huyện Hoài Ân, Phù Mỹ, Phù Cát. Phía Nam sát cánh cùng huyện Tây Sơn và Vân Canh.
Vĩnh Thạnh vốn là những làng của ngƣời dân tộc Bana. Khoảng đầu thế kỷ XVIII, ngƣời Kinh lên vùng đất này lập nghiệp dựng xóm ấp cho đến cuối năm 1945, những làng vùng này thuộc Tổng Vĩnh Thạnh của huyện Bình Khê (nay là huyện Tây Sơn) và Tổng Kim Sơn của huyện Hoài Ân.
Tháng 4 năm 1947 tỉnh Bình Định lập 4 huyện miền núi: Vân Canh, Vĩnh Thạnh, Kim Sơn và An Lão. Tên huyện Vĩnh Thạnh bắt đầu từ đó.
Khoảng cuối năm 1952, theo chủ trƣơng của Khu 5, huyện Vĩnh Thạnh nhập vào tỉnh Gia-Kon, đến tháng 7-1954 trở về thuộc tỉnh Bình Định. Cho đến năm 1954 toàn huyện Vĩnh Thạnh gồm 50 làng thuộc 11 xã: Vĩnh An, Vĩnh Hòa, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo, Vĩnh Kim, Vĩnh Châu, Vĩnh Trƣờng, Vĩnh Bình, Vĩnh Nghĩa, Vĩnh Hƣng và Vĩnh Thuận.
Năm 1961, nhằm động viên nhân dân bƣớc vào cuộc chiến đấu mới chống giặc Mỹ xâm lƣợc và để giữ bí mật, lãnh đạo tỉnh đã lấy tên sông núi, tên ngƣời có công đặt tên cho xã (nhƣ núi Yang Điêng thay cho tên gọi xã Vĩnh Hiệp, suối LơPin là xã Vĩnh Trƣờng, Bok Toih là xã Vĩnh Bình…) và các chữ cái kèm con số đặt tên
cho một số làng từ đó mới có các tên mật danh: M6 (Làng Lơ Ye), K11 (Kon Kriêng), N3 (Đe Klăng), O5 (Kon Trinh)…
Trong suốt cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nƣớc (1954 - 1975) do đòi hỏi của các công tác chống địch và sản xuất, việc tách, nhập làng ở Vĩnh Thạnh luôn luôn xảy ra (cuối năm 1955 toàn huyện có 60 làng, đến năm 1971 còn 40 làng, đến năm 1974 là 45 làng).
Năm 1976, hai huyện Vĩnh Thạnh và Bình Khê hợp thành huyện Tây Sơn. Năm 1982 lập lại huyện Vĩnh Thạnh gồm 6 xã trong đó có 5 xã miền núi (Vĩnh Sơn, Vĩnh Kim, Vĩnh Hảo, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hòa) và xã trung du Bình Quang.
Năm 1986 tỉnh điều chỉnh địa giới 3 xã Bình Quang, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo thành 4 xã: Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo, Vĩnh Thịnh, Vĩnh Quang.
Hiện nay toàn huyện có 57 thôn, làng nằm trong 8 xã, 01 thị trấn: Vĩnh Sơn, Vĩnh Kim, Vĩnh Hảo, Vĩnh Hòa, Vĩnh Thuận, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Quang, Vĩnh Thịnh và thị trấn Vĩnh Thạnh.
Phòng Giáo dục và Đào Tạo huyện Vĩnh Thạnh thành lập ngày 01-07-1982 tại địa chỉ Khu phố Định Tố, thị trấn Vĩnh Thạnh, Huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định.
2.1.2. Chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh
Văn phòng HĐND và UBND huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; có chức năng tham mƣu - tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mƣu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá
nhân, tổ chức.
Văn phòng có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng, đƣợc dự toán kinh phí để hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc theo quy định. chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
2.1.3.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Văn phòng được thể hiện qua Hình 2.1
(Nguồn: Bộ phận Tài chính, Văn phòng HĐND và UBND huyện)
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Văn phòng HĐND và UBND
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh có Chánh văn phòng, 02 Phó chánh văn phòng, Văn thƣ, Thủ quỹ, các chuyên viên thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ và Kế toán
Phó Chánh văn phòng 2 Chuyên viên K1, K2, K3, K4, K5, K6, K7, K8 Văn thƣ lƣu trữ Kế toán Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng 1 Thủ quỹ
- Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện là ngƣời đứng đầu Văn Phòng HĐND và UBND huyện.
+ Phụ trách chung, điều hành toàn bộ hoạt động của cơ quan Văn phòng; chịu trách nhiệm trƣớc trƣớc pháp luật trong việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng theo quy định;
+ Tham mƣu trên lĩnh vực: công tác nội chính, nội vụ, ngoại vụ, thống kê, cải cách hành chính, tổng hợp báo cáo, Trang thông tin điện tử của UBND huyện;
- Phó Chánh Văn phòng 1:
+ Giúp Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng, trƣớc pháp luật về những nhiệm vụ đƣợc phân công.
+ Giúp Chánh Văn phòng tham mƣu công tác của HĐND, công tác các ngành, lĩnh vực: tài chính - kế hoạch; đầu tƣ xây dựng cơ bản, thuế, kho bạc nhà nƣớc; ngân hàng chính sách xã hội; văn hóa - xã hội; chƣơng trình giảm nghèo nhanh và bền vững theo Nghị quyết 30a; hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO; kiểm soát thủ tục hành chính;
+ Trƣởng bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả huyện; - Phó Chánh Văn phòng 2:
+ Giúp Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng và trƣớc pháp luật về những nhiệm vụ đƣợc phân công.
+ Giúp Chánh Văn phòng tham mƣu công tác các ngành, lĩnh vực: nông nghiệp và phát triển nông thôn; tài nguyên và môi trƣờng, quản lý và bảo vệ rừng, bồi thƣờng giải phóng mặt bằng; kinh tế và hạ tầng; chƣơng trình xây dựng nông thôn mới; chƣơng trình 135; phòng, chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn; ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn; dân tộc;
+ Trƣởng Ban Tiếp công dân huyện;
- Các chuyên viên:
xây dựng cơ bản.
+ Chuyên viên K2: Trực tiếp theo dõi, tham mƣu, đề xuất trên lĩnh
vực: giáo dục và đào tạo, y tế, lao động - thƣơng binh và xã hội, chƣơng trình giảm nghèo nhanh và bền vững theo Nghị quyết 30a. Giúp Lãnh đạo Văn phòng giữ mối quan hệ công tác với các phòng, ban, ngành, hội, đoàn thể có liên quan.
+ Chuyên viên K3: Trực tiếp theo dõi, tham mƣu công tác của HĐND