8. Kết cấu của luận văn
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân hạn chế
- Một số hạn chế
+ Công tác kiểm soát đối với các khoản chi lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: Do việc thanh toán lƣơng đƣợc thực hiện từ đầu tháng, nên có trƣờng hợp cán bộ công chức (CBCC) nghỉ việc trong tháng vẫn đƣợc nhận tiền lƣơng của tháng đầy đủ, việc thu hồi tiền lƣơng và các khoản thanh toán trong tháng gặp nhiều khó khăn.
+ Đối với khoản chi trả thu nhập tăng thêm: Việc đánh giá chất lƣợng công tác của CBCC trong quí để thực hiện chi trả thu nhập tăng thêm chƣa có qui định cụ thể về tiêu chí đánh giá nên hầu hết đơn vị áp dụng tỉ lệ tối đa qui định tại qui chế chi tiêu nội bộ để bình xét phân loại CBCC, việc đánh giá phân loại còn mang tính hình thức, nể nang, chƣa thực sự là động lực khuyến khích CBCC trong công tác để làm theo năng lực, hƣởng theo thành quả đạt đƣợc, chƣa thật sự khuyến khích CBCC trong việc thực hành tiết kiệm để giảm chi phí trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
+ Công tác kiểm soát đối với nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm soát việc sử dụng điện, nƣớc tại Văn phòng HĐND và UBND huyện còn lỏng lẻo, chƣa kiên quyết trong việc xử lý việc sử dụng điện, nƣớc không tiết kiệm. Kiểm soát khoản chi thuê mƣớn chi đúng theo hợp đồng, tuy nhiên đơn vị chƣa lấy báo giá của nhiều đơn vị cung ứng để lựa chọn ký hợp đồng. Kiểm soát khoản chi nghiệp vụ chuyên môn, tất cả các khâu có liên quan đến việc mua, cung ứng, theo dõi, quản lý đều do bộ phận chuyên môn và bộ phận Văn phòng thực hiện, chƣa có sự kiểm soát bộ phận kế toán nên dễ xảy ra sai sót và gian lận.
+ Công tác kiểm soát đối với nhóm chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định: đây là khoản chi chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi hoạt động thƣờng xuyên tại Văn phòng. Tuy nhiên, Văn phòng chƣa xây dựng đƣợc quy trình kiểm soát cụ thể cho các khoản trọng yếu nên dễ xảy ra gian lận.
+ Công tác kiểm kê tài sản tại đơn vị đƣợc tổ chức hằng năm, tuy nhiên việc kiểm kê tài sản cũng chỉ mang tính hình thức, không có sự giám sát, kiểm tra chặt chẽ.
+ Trong công tác kế toán: Các khoản tạm ứng kéo dài, …vì chƣa đủ chứng từ thanh toán kịp thời nên dẫn đến việc thanh toán và đối chiếu số liệu còn gặp nhiều khó khăn.
- Nguyên nhân hạn chế
+ Chánh văn phòng tập trung quá nhiều vào chuyên môn, chƣa thực sự quan tâm đến công tác kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên tại đơn vị.
+ Về công tác kế toán: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ chƣa đƣợc hoàn thiện, còn chậm, các khoản tạm ứng kéo dài nên dẫn đến việc thanh toán và đối chiếu số liệu còn gặp nhiều khó khăn.
+ Về quy trình kiểm soát: Chƣa thực sự có một quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên của Văn phòng HĐND và UBND huyện.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Qua nghiên cứu và phân tích thực tế hệ thống kiểm soát thu chi đối với công tác thu, chi tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh cho thấy hệ thống kiểm soát thu chi của Văn phòng HĐND và UBND huyện cơ bản vận hành tốt, các thông tin cung cấp cho lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện và đối tƣợng sử dụng khác đảm bảo chính xác, tin cậy, tài sản của đơn vị cơ bản đƣợc sử dụng đúng mục đích và bảo quản an toàn.
Nhìn chung, quy trình và thủ tục kiểm soát các hoạt động thu, chi tại Văn phòng HĐND và UBND huyện cơ bản đƣợc tổ chức chặt chẽ góp phần sử dụng nguồn lực tài chính phục vụ cho công tác đào tạo và nâng cao điều kiện cơ sở vật chất. Tuy nhiên, với quy mô ngày càng phát triển, ngành nghề đào tạo ngày càng đa dạng vì vậy các hoạt động thu chi cũng ngày càng sẽ phức tạp hơn từ đó một số quy trình và thủ tục kiểm soát hiện tại chƣa theo kịp những sự thay đổi nhanh chóng đó. Vì vậy, những sai sót cũng nhƣ những rủi ro tiềm ẩn trong công tác quản lý tài chính nói chung và công tác thu chi nói riêng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh là không thể tránh khỏi.
Từ thực tế đó, yêu cầu phải nâng cao hơn nữa hệ thống kiểm soát thu chi đối với các hoạt động thu, chi tại Văn phòng HĐND và UBND huyện là một yêu cầu cấp thiết nhằm hạn chế thấp nhất những rủi ro tiềm ẩn.
Do đó, trong Chƣơng 3 luận văn sẽ đƣa ra những giải pháp phù hợp góp phần cải tiến phƣơng pháp quản lý cũng nhƣ hoàn thiện cơ chế kiểm soát các hoạt động thu chi sao cho mang lại hiệu quả.
Chƣơng 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH