8. Kết cấu của luận văn
3.2.5. Một số giải pháp khác
3.2.5.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
- Phân công quyền hạn và trách nhiệm các cấp trong kiểm soát chi thƣờng xuyên
+ Bố trí cán bộ, công chức, dựa trên năng lực, trình độ chuyên môn ở từng lĩnh vực. Thực hiện luân chuyển cán bộ theo qui định của Chính phủ và bố trí cán bộ phù hợp với khả năng chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt chế độ trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan đơn vị. Bồi dƣỡng, đào tạo cán bộ trong bộ máy kiểm soát chi thƣờng xuyên, cán bộ quản lý, kế toán của đơn vị để tạo sự đồng bộ trong quá trình sử dụng ngân sách. UBND huyện Vĩnh Thạnh cần sắp xếp kiện toàn chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN cho Văn phòng HĐND và UBND huyện phù hợp với yêu cầu của tình hình mới
+ Để nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực cần đổi mới bộ máy tổ chức kiểm soát chi thƣờng xuyên. Đổi mới tổ chức bộ máy phải đáp ứng yêu cầu: Tổ chức và hoạt động trong khuôn khổ Hiến pháp và pháp luật.
+ Việc phân công phân, nhiệm rõ ràng sẽ tạo ra sự chuyên môn hoá cao trong công việc, ít xảy ra sai sót nếu có thì dễ phát hiện nhờ có sự kiểm tra chéo, đồng thời, khi đã giao cụ thể nhƣ vậy sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận và họ sẽ làm tốt hơn với khả năng có thể. Cần có chế độ khen thƣởng rõ ràng, để khuyến khích các cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, trách đùng đẩy trách nhiệm. vì vậy cần chú trọng đổi mới chi ngân sách theo hƣớng tiết kiệm và hiệu quả với giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực của công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên tại Văn Phòng là phân định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm của các cấp trong kiểm soát chi thƣờng xuyên, tránh chồng chéo và có thể kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.
+ Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các cấp trong kiểm soát chi thƣờng xuyên tại Văn phòng. Cần khắc phục tình trạng kiêm nhiệm trong kiểm soát chi nhằm cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan, ngăn ngừa các sai phạm và các hành vi lạm quyền.
+ Kiện toàn bộ máy tổ chức; nâng cao năng lực và hiệu quả của bộ máy hành chính. Phân định rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quản lý tài chính theo quy định (Phòng Tài chính – Kế hoạch, Kho bạc Nhà nƣớc huyện). + Thực hiện chế độ trách nhiệm đúng luật định đối với chủ tài khoản và cán bộ làm công tác tài chính kế toán tại Văn phòng, tăng cƣờng kiểm soát trƣớc khi chuẩn chi. Có biện pháp xử lý kiên quyết đối với các trƣờng hợp vi phạm kỷ luật tài chính tùy tiện, lập chứng từ thanh toán không đúng với thực tế...
+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý chuẩn chi sai chế độ quy định phải có trách nhiệm bồi hoàn lại cho ngân sách. Các khoản chi để ngoài sổ sách kế toán phải đƣợc thu hồi và truy cứu trách nhiệm đối với cá nhân cố tình vi phạm.
+ Cần làm tốt hơn nữa trong việc tăng quyền chủ động trong việc quyết định các khoản chi, tiêu dùng thƣờng xuyên và cũng có chế độ trách nhiệm cụ
thể đối với Chánh văn phòng. Thực tế, các khoản chi thƣờng xuyên của Văn phòng trong thời gian qua luôn gắn liền với nhiệm vụ, khối lƣợng công việc các cá nhân và tập thể hoàn thành, đảm bảo đƣợc sự ổn định nhiệm vụ chi.
+ Bên cạnh đó, cần có chế độ khen thƣởng xứng đáng đối với những cán bộ hoạt động có hiệu quả, tham mƣu đề xuất sáng kiến, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong chi tiêu ngân sách.
3.2.5.2 Nâng cao năng lực cho cán bộ tài chính kế toán
- Nhằm góp phần thực hiện thành công chiến lƣợc phát triển Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh đến năm 2025: Văn phòng phải nâng cao hiệu quả về tổ chức bộ máy và chất lƣợng nguồn nhân lực, hoàn thiện chính sách và quy trình quản lý đội ngũ cán bộ công chức trong đơn vị vì Nhân tố nguồn lực con ngƣời là nhân tố quyết định đến sự thành công của một tổ chức.
Nói đến phát triển nguồn nhân lực, không thể không nói đến việc duy trì và phát triển sức lao động của đội ngũ cán bộ. Do vậy cùng với việc thực hiện đổi mới chính sách tiền lƣơng của nhà nƣớc, cụ thể của Văn phòng, Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh cần phải luôn quan tâm đến việc nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán bộ, công chức của mình, cũng nhƣ tạo ra môi trƣờng lành mạnh, trong sạch cho tất cả các cán bộ có điều kiện, cơ hội bình đẳng để thể hiện và cống hiến cho sự phát triển của ngành.
- Trong kiểm soát chi thƣờng xuyên phải chuyên môn hóa đội ngũ cán bộ công chức, mỗi cán bộ phải có năng lực chuyên môn cao, đƣợc đào tạo và bồi dƣỡng, am hiểu và nắm vững tình hình kinh tế xã hội cũng nhƣ cơ chế chính sách của Nhà nƣớc. Đồng thời, có tƣ cách phẩm chất đạo đức tốt, có trách nhiệm, tâm huyết với công việc đƣợc giao. Để thực hiện đƣợc những điều kiện trên, hằng năm đơn vị phải rà soát và phân loại cán bộ làm công tác
kiểm soát chi theo các tiêu chuẩn đạo đức, trình độ chuyên môn, năng lực quản lý. Từ đó, có kế hoạch bồi dƣỡng sắp xếp, phân công công tác theo đúng năng lực và trình độ của từng ngƣời. Thực hiện chế độ khen thƣởng công bằng, hợp lý. Bên cạnh đó, cũng cần xử phạt một cách nghiêm minh đối với những cán bộ cố tình làm trái chính sách chế độ, sai quy trình nghiệp vụ gây thất thoát ngân sách. Kiên quyết loại bỏ những cán bộ thoái hoá, biến chất hoặc không đủ năng lực, trình độ.
- Cán bộ kế toán là ngƣời tham mƣu cho chủ tài khoản về việc chi tiêu đúng chế độ quy định và tổ chức quản lý chi thƣờng xuyên của Văn phòng một cách tiết kiệm, chặt chẽ, có hiệu quả. Vì thế, để công tác chấp hành kỷ luật tài chính tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh sớm đi vào nề nếp cần có chế độ khen thƣởng đối với cán bộ tài chính kế toán và cán bộ lãnh đạo làm tốt chuyên môn, quản lý nhằm khuyến khích, động viên họ phát huy hơn nữa nhân tố tích cực, xây dựng môi trƣờng làm việc trong sạch, đồng thời phát hiện những sai phạm trong kiểm soát và xử lý nghiêm minh những truờng hợp sai phạm, những hành động không tốt ảnh hƣởng đến Văn phòng.
- Bên cạnh đó cũng cần xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với cán bộ kế toán tài chính.
+ Ngƣời làm công tác tài chính là ngƣời phải có đạo đức và liêm khiết trong thực thi công vụ. Định kỳ phải có sự kiểm tra sàng lọc nhằm phát hiện những sai sót trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của kế toán, tuỳ theo mức độ mà có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Đối với cán bộ không đủ năng lực phẩm chất thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao thì không bố trí làm công tác kế toán.
+ Cần duy trì biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác tài chính kế toán thông qua các lớp tập huấn, bồi dƣỡng các kiến thức, các chế độ, chính sách mới cần thiết về quản lý tài chính giúp cán bộ
đƣợc cập nhật và nghiên cứu thực hiện đúng, hiệu quả các văn bản quản lý của Nhà nƣớc, tạo điều kiện để cán bộ kế toán am hiểu sâu rộng về nghiệp vụ, có khả năng thích ứng với ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán và kiểm soát.
+ Hơn nữa, cần có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng cho cán bộ về chính trị, tin học, ngoại ngữ nhằm trang bị kỹ năng cần thiết phục vụ công việc chuyên môn, đặc biệt giúp cán bộ kế toán tiếp cận với công nghệ thông tin, thích ứng nhanh với môi trƣờng tin học hoá công tác kế toán phát triển nhanh nhƣ hiện nay.
+ Đồng thời, tổ chức đào tạo cơ bản cho cán bộ quản lý tài chính kế toán của Văn phòng biết sử dụng phần mềm kế toán, tạo môi trƣờng thống nhất cho công tác kiểm soát. Đặc biệt, khuyến khích cán bộ kế toán tự học để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nắm bắt kiến thức mới, những chế tài, luật định áp dụng trong sử dụng ngân sách nhà nƣớc, cập nhật chế độ chính sách mới để nâng cao năng lực thực tiễn nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
3.2.5.3 Xây dựng hệ thống định mức chi tiêu khoa học phù hợp với thực tiễn của Văn phòng HĐND và UBND để làm cơ sở kiểm soát chi thường xuyên
Cần thực hiện các biện pháp cụ thể sau:
- Tăng cƣờng kiểm soát chi thƣờng xuyên, bảo đảm tiết kiệm, chặt chẽ và hiệu quả.
- Chủ động rà soát, sắp xếp lại các nhiệm vụ chi thƣờng xuyên; cắt giảm hoặc lùi thời gian thực hiện các nhiệm vụ chi chƣa thực sự cấp thiết, các khoản chi mua sắm trang thiết bị; hạn chế tối đa tổ chức hội nghị, …
- Tiết giảm tối thiểu 15% chi phí xăng xe, công tác phí, văn phòng phẩm, … Khung định mức chi tiêu là chế độ chi tiêu do các cơ quan có thẩm quyền ban hành, là căn cứ pháp lý để Văn phòng chấp hành khi chi tiêu thƣờng xuyên nhà nƣớc cấp. Văn phòng cần xây dựng cho mình hệ thống
định mức chuẩn sao cho phù hợp với điều kiện kinh phí của Văn phòng. Khi tiến hành xây dựng hệ thống định mức phải có sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn và do Phòng Kế toán tham mƣu, việc xây dựng định mức cụ thể cho từng nội dung chi tiêu sẽ giúp cho đơn vị chủ động hơn trong việc chi tiêu qua từng thời kỳ nhất định và căn cứ vào định mức đơn vị sẽ dễ dàng kiểm tra, kiểm soát hơn.
- Xây dựng cơ cấu chi hợp lý Ngân sách Nhà nƣớc cho Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh:
Mục đích của giải pháp này đƣa vốn tới đúng đối tƣợng chi, thực hiện mục đích đầu tƣ. Vì vậy, việc tạo lập một cơ cấu sử dụng vốn hợp lý có ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả của vốn đầu tƣ, bao gồm:
+ Chi thanh toán cá nhân.
+ Chi nghiệp về hàng hóa dịch vụ. + Chi về mua sắm, sửa chữa tài sản. + Chi thanh toán dịch vụ công cộng.
Có thể nói xây dựng đƣợc một cơ cấu chi NSNN một cách cân đối hợp lý, tỷ trọng của nhóm chi này phụ thuộc vào yêu cầu tính chất của từng nội dung chi sẽ góp phần không nhỏ đem lại hiệu quả quản lý và sử dụng vốn NSNN ở mức cao nhất.
- Trong việc mua sắm hoặc đầu tƣ trang thiết bị dùng cho nghiệp vụ chuyên môn, thì phải dựa trên nhu cầu thực tế việc sử dụng, tránh hiện tƣợng một số thiết bị mua về không sử dụng đƣợc dẫn tới lãng phí trong chi tiêu ngân sách.
- Cơ quan tài chính cần chủ động về nguồn kinh phí, chủ động với Kho bạc Nhà nƣớc kiểm tra, giám sát các khoản chi đảm bảo đúng chính sách, đúng chế độ và theo dự toán đƣợc duyệt, cấp phát theo hình thức rút dự toán tại Kho bạc Nhà nƣớc cần phải đƣợc tăng cƣờng sự phối kết hợp giữa các cơ
quan chức năng và đơn vị thụ hƣởng ngân sách.
3.2.5.4 Xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ
- Kiểm soát nội bộ là công việc kiểm soát đƣợc tiến hành bởi các nhân viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm việc trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ chủ yếu đánh giá việc thực hiện các quy chế chi tiêu nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và thực thi công tác tài chính ở Phòng.
- Để thực hiện tốt công tác kiểm tra, kiểm soát, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên theo chức năng, nhiệm vụ. Cần phân công 01 lãnh đạo Phó Trƣởng phòng làm công tác kiểm soát nội bộ kiêm nhiệm và chịu trách nhiệm trƣớc trƣởng phòng về các báo cáo kiểm tra, kiểm soát của mình. Định kỳ từng quý, năm bộ tiến hành kiểm tra, kiểm soát công tác chi tiêu thƣờng xuyên tại đơn vị. Qua đó, kịp thời phát hiện những nội dung chi không phù hợp để kịp thời sữa chữa, rút kinh nghiệm, kết quả kiểm tra sẽ đƣợc báo cáo với lãnh đạo phòng. Đồng thời kiến nghị các thay đổi về chính sách, đƣờng lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ một cách chặt chẽ, đảm bảo hoàn thành công việc và theo đúng các quy định chung
- Quy chế chi tiêu nội bộ bao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống nhất trong Văn phòng và do Văn phòng tự xây dựng phù hợp với hoạt động đặc thù của mình để thực hiện đƣợc các nhiệm vụ đƣợc giao nhƣng vẫn sử dụng kinh phí có hiệu quả. Quy chế chi tiêu nội bộ cần đƣợc xây dựng trên nguyên tắc ƣu tiên chi cho nghiệp vụ để đảm bảo chất lƣợng chuyên môn, tiết kiệm chi quản lý hành chính và phân công lao động hợp lý, hiệu quả.
- Các nội dung chi không thuộc diện bắt buộc theo đúng quy định của Nhà nƣớc thì Chánh văn phòng căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao để xác định mức tăng, giảm hợp lý:
- Đối với chi văn phòng phẩm: Cần xây dựng định mức cụ thể cho từng cá nhân tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Có thể khoán bằng tiền hàng tháng để cán bộ, công chức, viên chức sử dụng tiết kiệm và hiệu quả.
- Đối với chi công tác phí: Cần quy định cụ thể mức khoán cho từng cá nhân trong quy chế chi tiêu nội bộ (theo Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND ngày 18/12/2017 của UBND tỉnh Bình Định) để tiết kiệm chi phí.
- Đối với quản lý và sử dụng tài sản: Gắn trách nhiệm của ngƣời quản lý sử dụng tài sản: quy định trách nhiệm bồi thƣờng thiệt hại đối với từng cá nhân, tập thể làm hƣ hỏng và mất mát tài sản.
3.2.5.5 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và tự kiểm tra tài chính
- Theo quy định hiện nay, tất cả các khoản chi NSNN phải đƣợc kiểm tra, kiểm soát trƣớc, trong và sau quá trình cấp phát, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán NSNN đƣợc duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định và đã đƣợc thủ trƣởng đơn vị sử dụng kinh phí NSNN chuẩn chi.
- Tăng cƣờng công tác kiểm tra, kiểm soát quá trình chi tiêu các khoản chi NSNN nhằm khắc phục tình trạng khi đơn vị chi xong mới tiến hành kiểm tra, kiểm soát.
- Đối với cơ quan tài chính các cấp ngoài việc tổ chức các hình thức cấp phát vốn một cách thích hợp phải tăng cƣờng kiểm tra, giám sát một cách thƣờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhận và sử dụng kinh phí tại mỗi đơn vị đƣợc cấp sao cho mỗi khoản chi tiêu kinh phí vừa phải đảm bảo đúng dự toán, đúng tiêu chuẩn của chế độ chi NSNN hiện hành, góp phần nâng cao tính tiết kiệm và hiệu quả trong quản lý các khoản chi NSNN.
yếu thực hiện công tác kiểm tra khi quyết toán kinh phí hàng năm, vì vậy không có tác dụng ngăn ngừa và xử lý kịp thời các trƣờng hợp vi phạm kỷ luật tài chính phát sinh nên thời gian tới phải tăng cƣờng công tác kiểm tra, giám sát hàng tháng qua mỗi nghiệp vụ cấp phát kinh phí. Đồng thời, thực