8. Kết cấu của luận văn
3.2.3. Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản
Đối với chi mua sắm, sửa chữa tài sản: Mua sắm tài sản cố định chủ yếu là mua máy móc thiết bị văn phòng, sửa chữa, bảo dƣỡng xe ô tô. Đối với sửa chữa xe ô tô trƣớc khi tiến hành sửa chữa phải lấy ba báo giá từ 03 nhà
cung cấp độc lập trình chánh văn phòng cho ý kiến để lựa chọn đơn vị nhận sửa chữa để tiến kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lƣợng.
- Định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản công để có biện pháp bảo quản cũng nhƣ có kế hoạch sửa chữa, mua sắm tài sản kịp thời để thay thế móc móc, thiết bị cũ bị hƣ hỏng để phục vụ công tác kịp thời, đồng thời tránh thất thoát tài sản.
Khi đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt danh mục mua sắm tài sản phục vụ chuyên môn, Văn phòng lập kế hoạch mua sắm bao gồm các bƣớc:
Bƣớc 1: Lựa chọn thiết bị có cấu hình và tính năng kỹ thuật phù hợp với yêu cầu chuyên môn.
Bƣớc 2: Thuê đơn vị có chức năng thẩm định giá tài sản. Bƣớc 3: Trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt giá. Bƣớc 4: Lập hồ sơ và tổ chức đấu thầu mua sắm tài sản.
Bƣớc 5: Ký hợp đồng và nghiệm thu, thanh lý hợp đồng mua sắm. Quy trình kiểm soát các bƣớc mua sắm tài sản nhƣ sau:
- Kiểm soát bƣớc 1: Thông báo cho các thành viên của Hội đồng chuyên môn dự kiến mua sắm trang thiết bị và yêu cầu các thành viên tham khảo các thiết bị có cấu hình và tính năng kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phục vụ chuyên môn. Họp Hội đồng chuyên môn và thống nhất cấu hình và tính năng kỹ thuật của thiết bị cần mua sắm.
Nếu tài sản cần mua sắm vƣợt quá khả năng của Hội đồng chuyên môn thì mời chuyên gia tƣ vấn, nhà tƣ vấn phải có đủ trình độ chuyên môn phù hợp với thiết bị cần mua. Chuyên gia tƣ vấn phải có chứng chỉ trình độ chuyên môn phù hợp, hoạt động độc lập hoặc thuộc một tổ chức hoạt động theo quy định của pháp luật. Chuyên gia tƣ vấn phải chịu trách nhiệm với đơn vị về tính đúng đắn, chính xác, khách quan đối với thiết bị và hoàn thành hợp đồng đã ký.
- Kiểm soát bƣớc 2: Giao cho kế toán lựa chọn đơn vị có chức năng thẩm định giá có uy tín để thẩm định giá cho thiết bị cần mua trên thị trƣờng tại thời điểm mua sắm trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt và lập các thủ tục thuê thẩm định giá.
- Kiểm soát bƣớc 3: Sau khi có chứng thƣ xác định kết quả thẩm định giá tài sản, kế toán lập thủ tục trình cơ quan chức năng phê duyệt kết quả thẩm định giá tài sản.
- Kiểm soát bƣớc 4: Sau khi có Quyết định phê duyệt giá của cơ quan chức năng, giao cho kế toán lập hồ sơ mời thầu và tiến hành các bƣớc đấu thầu theo luật định.
+ Hạn chế đấu thầu bằng hình thức chỉ định thầu. Thông báo công khai yêu cầu mua sắm của đơn vị trên các phƣơng tiện thông tin theo quy định trong thời gian 10 ngày trƣớc khi phát hành hồ sơ mời thầu.
+ Lập Hồ sơ mời thầu đảm bảo khả năng tham gia của tất cả các nhà thầu có đủ năng lực, không đƣợc đƣa các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.
+ Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu có đủ trình độ chuyên môn liên quan đến thiết bị cần mua sắm và đã đƣợc đào tạo về đấu thầu theo quy định.
+ Kiểm tra, lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực thực hiện hợp đồng, kiểm tra các sự việc khi có vƣớng mắc, khiếu nại của tổ chức, cá nhân. Kiểm soát quá trình thực hiện công tác đấu thầu từ giai đoạn mở thầu, xét thầu, trình duyệt và công bố kết quả đấu thầu.
- Kiểm soát bƣớc 5: Sau khi công bố kết quả trúng thầu. Đơn vị mời nhà thầu trúng thầu thƣơng thảo ký kết hợp đồng mua sắm tài sản theo từng khoản mục chi tiết của tài sản. Sau khi ký hợp đồng, đơn vị phải đôn đốc nhà thầu thực hiện hợp đồng và khi bàn giao tài sản, Hội đồng phải nghiệm thu
từng chi tiết của tài sản theo Hồ sơ yêu cầu và nội dung Hợp đồng đã ký.