8. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Kiểm soát các khoản chi hoạt động chuyên môn:
Nhóm chi này nhằm đảm bảo cho hoạt động chung của Văn phòng đƣợc duy trì. Nội dung chi này gồm chi thanh toán các hoạt động của HĐND huyện (chi hội nghị), chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi mua vật tƣ văn phòng; chi thông tin tuyên truyền liên lạc, chi công tác phí, chi thuê mƣớn, chi nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành,… chiếm 11,48% tổng chi thƣờng xuyên NSNN đƣợc thể hiện qua bảng 2.3
Bảng 2.3: Tình hình thanh toán nội dung chi nghiệp vụ chuyên môn tại Văn phòng
ĐVT: Đồng
STT Mục Nội dung Năm 2019
01 6500 Chi thanh toán dịch vụ công cộng 307.671.854
02 6550 Chi vật tƣ văn phòng 81.412.000
03 6600 Chi thông tin, tuyên truyền liên lạc 52.510.717
05 6700 Chi công tác phí 51.810.000
06 6750 Chi phí thuê mƣớn 38.536.200
07 6900 Sửa chữa tài sản phục vụ công tác
chuyên môn 39.150.000
08 7000 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng
ngành 206.622.750
Tổng cộng 827.167.521
(Nguồn: Báo cáo quyết toán năm 2019
Đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn thực hiện kiểm soát theo quy trình sau: (1) (2) (5) (4) (3) (6)
Hình 2.3: Quy trình kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
2.2.3.1. Kiểm soát chi hoạt động của HĐND huyện
Kế toán kiểm tra đối chiếu theo định mức cho
phép trình duyệt Chánh văn phòng duyệt chi duyệt chi Phó chánh văn phòng 2 xem xét duyệt dự trù Các bộ phận, chuyên viên lập dự trù kinh phí
Căn cứ Theo Nghị Quyết số 16/NQ-HĐND ngày 24/12/2013 của HĐND huyện Vĩnh Thạnh quy định một số chế độ, định mức chi phục vụ hoạt động của HĐND các cấp huyện Vĩnh Thạnh. Quy định cụ thể định mức chi cho từng khoản chi của HĐND huyện nhƣ: Chi phục vụ kỳ họp HĐND huyện, chi họp giao ban hàng tháng, hàng quý, năm và các khoản chi khác.
Thủ tục thanh toán: khi có phát sinh nội dung các khoản chi phục vụ HĐND huyện thì bộ phận chuyên môn căn cứ vào định mức chi quy định tại Nghị quyết HĐND huyện và các quyết định thành lập, danh sách hoặc các giấy tờ có liên quan lập thủ tục thanh toán chuyển bộ phận kế toán. Trên cơ sở đó kế toán đối chiếu, kiểm tra nếu chứng từ đảm bảo thì trình Chánh văn phòng duyệt chi.
2.2.3.2. Kiểm soát chi thanh toán dịch vụ công cộng
- Đƣợc thanh toán theo thực tế tiêu thụ và Hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
+ Đối với chi thanh toán tiền nhiên liệu xe ô tô: Văn phòng HĐND và UBND huyện đƣợc giao quản lý 2 xe ô tô để phục vụ công tác của Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện nên ở mục này chủ yếu là chi thanh toán tiền xăng, nhớt xe ô tô. Xăng chạy xe ô tô phục vụ công tác, đƣợc thanh toán theo định mức tiêu hao nhiên liệu và số km xe di chuyển trong tháng cụ thể: Xe ô tô biển kiểm soát 77A-002.08 là 19,68 lít/100 km và xe ô tô biển kiểm soát 77B-1115 là 22.2 lít/ 100 km. Mỗi chuyến công tác, phải có lệnh điều xe đƣợc đánh số thứ tự để theo dõi và phải đóng dấu của nơi đến công tác (Xem Phụ lục 06. Lệnh điều xe; Phục lục 07. Bảng kê lệnh điều xe và Phụ lục 08. Giấy đề nghị thanh toán).
Kế toán phải mở sổ theo dõi đơn giá xăng, dầu tăng giảm mỗi tháng để chuyển sang kho bạc thanh toán (mẫu nhƣ Phụ lục 05. Giấy rút dự toán ngân sách mẫu số C2-02a/NS theo Thông tƣ 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của Bộ Tài chính) cho nhà cung cấp theo công thức sau:
(Số Km chạy trong tháng) x (Định mức tiêu hao nhiên liệu của mỗi xe) x
(đơn giá xăng, dầu).
+ Đối với tiền điện, tiền nƣớc sinh hoạt, nƣớc uống trong quy chế chi tiêu nội bộ cũng đề cập đến việc thực hiện tiết kiệm điện, nƣớc, điện thoại sao cho hiệu quả: Khi ra khỏi phòng hoặc khi không có nhu cầu sử dụng cho công việc chung phải tắt đèn, quạt, máy lạnh và các thiết bị máy móc khác.
Thanh toán tiền điện, tiền nƣớc sinh hoạt,: Hàng tháng, căn cứ số KW điện và số khối nƣớc tiêu thụ theo hóa đơn GTGT thực tế của đơn vị cung cấp kế toán lập Giấy rút dự toán chuyển sang kho bạc thanh toán từ nguồn kinh phí ngân sách tự chủ.
2.2.3.3 Kiểm soát chi mua vật tư văn phòng:
Theo quy chế chi tiêu nội bộ đầu năm Văn phòng HĐND và UBND huyện đã khoán văn phòng phẩm cho cán bộ, công chức,viên chức nhƣ: bút bi, giấy ghi chú, sổ tay, vật rẻ tiền mau hỏng 40.000đ/tháng/ngƣời.
Vật tƣ văn phòng phẩm dùng chung nhƣ: Giấy A4, bìa kính, hộp đựng hồ sơ, mực máy in, mực máy photocoppy, phim fax chi theo nhu cầu thực tế phát sinh và đƣợc ghi sổ nhập xuất và ký nhận đầy đủ.
Máy photocopy, máy in: Thực hiện photo công văn, tài liệu, đối với những văn bản lƣu hành nội bộ, không photocoppy văn bản, tài liệu… cho bên ngoài. Hằng tháng bộ phận văn thƣ căn cứ vào Quy chế chi tiêu nội bộ và số dƣ văn phòng phẩm cuối trƣớc để làm dự trù kinh phí trong tháng (nhƣ phụ lục 04. Dự trù kinh phí), trình Phó Chánh văn phòng hoặc Chánh văn phòng phê duyệt sau khi dự trù đƣợc phê duyệt tiến hành mua nhập kho và lập thủ tục chuyển bộ phận kế toán thanh toán. Bộ phận kế toán xem xét, trình Chánh văn phòng duyệt chi lập giấy rút dự toán nhƣ Phụ lục 05. Giấy rút dự toán kinh phí.
2.2.3.4. Kiểm soát chi thông tin tuyên truyền liên lạc:
thoại bàn, Fax, Internet của phòng, phải nhằm phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị và tiết kiệm; không sử dụng vào việc riêng.
Căn cứ thông báo và hóa đơn thanh toán tiền điện thoại, kế toán rà soát và đối chiếu số tiền sử dụng của các máy điện thoại, nếu máy của bộ phận nào sử dụng quá định mức thì yêu cầu ngƣời sử dụng điện thoại nộp số tiền chênh lệch để hoàn trả cho ngân sách của văn phòng HĐND và UBND huyện.
Mặt khác, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã lắp đặt đƣờng truyền internet mạng Lan cho tất cả các phòng để truy cập đƣợc internet nên việc truy cập để khai thác thông tin, báo điện tử thuận lợi hơn và tiết kiệm hơn.
2.2.3.5. Kiểm soát chi Hội nghị:
Văn phòng HĐND và UBND huyện chủ yếu tổ chức hội nghị triển khai các Nghị quyết HĐND, Hội nghị sơ kết, tổng kết. Chế độ hội nghị đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính. Theo nghị quyết số 16/NQ-HĐND ngày 24/12/2013 của HĐND huyện Vĩnh Thạnh.
Trƣớc khi tổ chức Hội nghị bộ phận chuyên môn lập dự trù các khoản chi và trình cho Chánh văn phòng phê duyệt. Sau khi tổ chức hội nghị xong bộ phận chuyên môn tổng hợp lập danh sách chi bồi dƣỡng đại biểu dự họp, cán bộ phục vụ kỳ họp, chi bồi dƣỡng báo cáo viên và chi trà nƣớc phục vụ cho hội nghị ...v.v trên cơ sở dự trù kinh phí đã đƣợc duyệt và các chứng từ có liên quan chuyển cho kế toán xem xét trình chủ tài khoản duyệt chi. Trƣờng hợp nếu vƣợt quá dự trù kinh phí đã đƣợc phê duyệt thì phải giải trình lý do vì sao vƣợt dự trù để trình chủ tài khoản duyệt chi, nếu xét thấy hợp lý thì chủ tài khoản duyệt chi, nếu không thì không đƣợc chi.
2.2.3.6. Kiểm soát chi công tác phí:
Khi có giấy mời, Công văn triệu tập hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công đi công tác, ngƣời đƣợc cử đi công tác phải lập giấy đi đƣờng để ký đóng dấu xác nhận nơi đi và nơi đến công tác để làm chứng từ thanh toán kèm
theo công văn triệu tập, vé tàu, xe ...v.v và hoá đơn thuê phòng nghỉ nếu có. Tiền công tác chí và tiền phòng nghỉ đƣợc tính kể từ ngày cán bộ, công chức, viên chức đƣợc cử đi công tác (ngày đi công tác ghi trên giấy đi đường).
Sau khi kết thúc chuyến công tác, ngƣời đi công tác lập chứng từ để thanh toán công tác phí gồm: phụ cấp lƣu trú, tiền vé máy bay, tàu xe (nếu không có chứng từ thì lập giấy tự báo) và hóa đơn phòng nghỉ,...v.v (nếu có), Giấy tự báo (Xem Phụ lục 09. Giấy đi đƣờng, Phụ lục 10. Giấy tự báo) trình lãnh đạo Văn phòng ký xác nhận duyệt chi và chuyển cho kế toán để thanh toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, tính các khoản thanh toán, trình lãnh đạo duyệt và thanh toán cho ngƣời đi công tác theo Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND ngày 18/12/2017 của UBND tỉnh Bình Định ban hành quy định mức chi công tác phí, chi hội nghị trên địa bàn tỉnh Bình Định. và mọi khoản thanh toán đều dựa trên quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc cụ thể:
*Thanh toán tiền phụ cấp lưu trú:
Phụ cấp lƣu trú đƣợc tính kể từ ngày cán bộ, công chức, viên chức rời khỏi cơ quan để đi công tác (ngày đi công tác ghi trên giấy đi đường) cụ thể nhƣ sau:
- Đi đi công tác ngoài tỉnh đƣợc chi phụ cấp lƣu trú: 200.000 đồng/ngƣời/ngày.
- Đi công tác trong tỉnh cách trụ sở cơ quan từ 15 km trở lên, riêng ở các huyện miền núi từ 10 km trở lên đƣợc hƣởng mức phụ cấp lƣu trú theo địa bàn các xã nhƣ sau:
+ Đến các xã vùng cao, miền núi và xã đảo Nhơn Châu: 160.000 đồng/ngày/ngƣời;
+ Đến các địa bàn còn lại: 120.000 đồng/ngày/ngƣời.
của cơ quan.
+ Cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động ở đất liền đƣợc cử đi công tác làm nhiệm vụ trên biển, đảo thì đƣợc hƣởng mức phụ cấp lƣu trú: 250.000 đồng/ngƣời/ngày thực tế đi biển, đảo (áp dụng cho cả những ngày làm việc trên biển, đảo, những ngày đi, về trên biển, đảo).
*Thanh toán tiền thuê phòng ngủ:
-Tiền thuê phòng ngủ đƣợc thanh toán theo hóa đơn thực tế :
+ Đi công tác tại các quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ƣơng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh đƣợc thanh toán mức giá thuê phòng tối đa là 1.000.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 02 ngƣời/1 phòng.
+ Đi công tác tại các địa bàn còn lại đƣợc thanh toán mức giá thuê phòng tối đa là 700.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 02 ngƣời/1 phòng.
-Tiền thuê phòng ngủ đƣợc thanh toán theo hình thức khoán
+ Đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ƣơng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh, mức khoán: 450.000 đồng/ngày/ngƣời.
+ Đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ƣơng, tại thị xã thành phố còn lại thuộc tỉnh, mức khoán: 350.000 đồng/ngày/ngƣời.
+ Đi công tác tại các địa bàn còn lại, mức khoán: 300.000 đồng/ngày/ngƣời.
+ Đi công tác trong tỉnh đƣợc chi tiền thuê phòng nghỉ theo mức khoán từng địa bàn nhƣ sau:
. Tại thành phố Quy Nhơn: 200.000 đồng/ngày/ngƣời;
. Tại các huyện, thị xã: 150.000 đồng/ngày/ngƣời.
* Thanh toán phƣơng tiện đi lại
Tiền thuê phƣơng tiện đi lại từ sân bay, ga tàu, bến xe đến nơi công tác và ngƣợc lại đƣợc thanh toán theo giá phí thực tế.
Bảng 2.4.
Bảng 2.4: Những quy định cụ thể thanh toán công tác phí
TT Nội dung Đơn vị tính Mức chi tối đa I. Phụ cấp công tác phí Đồng/ngày/ngày
1. Đi ngoài tỉnh 200.000-250.000
2. Đi trong tỉnh 100.000-120.000
II. Thuê phòng ngủ Đồng/ngày/ngày
1. Đi công tác ngoài tỉnh 700.000-1.000.000
3 Đi công tác trong tỉnh 150.000-450.000
3. Các trƣờng hợp thanh toán có hóa đơn khác Xem Phụ lục 09. Giấy đi đƣờng
2.2.3.7.Kiểm soát chi phí thuê mướn:
Mục này chủ yếu chi thuê đào tạo cán bộ, chi thuê phƣơng tiện vận chuyển, chi thuê cắt khẩu hiệu...bộ phận chuyên môn lập dự trù kinh phí trình Chánh văn phòng xem xét phê duyệt. Sau khi dự trù đƣợc phê duyệt, kế toán tiến hành ký hợp đồng với bên cho thuê để thực hiện, sau khi kết thúc tiến hành thanh lý hợp đồng. Bộ phận chuyên môn lập thủ tục thanh toán cho kế toán, kế toán xem xét chứng từ trình Chánh văn phòng duyệt chi.
2.2.3.8. Kiểm soát chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành
Nội dung chi mục này chủ yếu chi tiếp xúc cử tri đại biểu HĐND huyện, chi giám sát của các ban HĐND huyện: Ban kinh tế xã hội, ban pháp chế, ban dân tộc. Căn cứ vào Nghị quyết số 16/NQ-HĐND ngày 24/12/2013 của HĐND huyện Vĩnh Thạnh để tiến hành tiếp xúc cử tri, giám sát.
- Đối với chi tiếp xúc cử tri:
Đại biểu Hội đồng nhân dân là ngƣời đại diện cho cử tri ở đơn vị bầu ra mình, chịu sự giám sát của cử tri, có trách nhiệm thu thập và phản ánh trung thực ý kiến, nguyện vọng, kiến nghị của cử tri với Hội đồng nhân dân và
UBND huyện tại các kỳ họp HĐND huyện. Trƣớc và sau mỗi kỳ họp HĐND huyện đại biểu HĐND huyện tổ chức tiếp xúc cử tri để báo cáo với cử tri ở đơn vị bầu ra mình về kết quả của kỳ họp, phổ biến và giải thích các nghị quyết của Hội đồng nhân dân, về hoạt động trong năm, nhiệm vụ năm tới của mình và của Hội đồng nhân dân.
Sau mỗi đợt tiếp xúc cử tri đại biểu HĐND huyện, Tổ trƣởng các tổ đại biểu HĐND huyện tổng hợp chứng từ chi tiếp xúc cử tri để thanh toán gồm: Chi bồi dƣỡng cho đại biểu tiếp xúc cử tri, chi hỗ trợ điểm tiếp xúc cử tri, chi bồi dƣỡng cho đại biểu tham gia sinh hoạt tổ trƣớc khi tiếp xúc cử tri và chi bồi dƣỡng cho ngƣời tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri trình thƣờng trực HĐND huyện ký xác nhận và chuyển cho bộ phận kế toán để thanh toán. Sau khi nhận chứng từ tiếp xúc cử tri kế toán kiểm tra các khoản chi đảm bảo chi đúng, chi đủ theo quy định tại Nghị quyết số 16/NQ-HĐND ngày 24/12/2013 của HĐND huyện Vĩnh Thạnh chƣa và có xác nhận của thƣờng trực HĐND huyện thì kế toán trình cho Chánh văn phòng để duyệt chi.
- Đối với chi giám sát: Căn cứ vào Nghị quyết số 16/NQ-HĐND ngày 24/12/2013 của HĐND huyện Vĩnh Thạnh ban hành, các ban của HĐND huyện tiến hành giám sát việc thực hiện Nghị quyết chính sách pháp luật của nhà nƣơc. Sau khi đi giám sát các ban lập chứng từ chi bồi dƣỡng thành viên đoàn giám sát, ngƣời viết báo cáo kết quả giám sát chuyển cho kế toán, kế toán xem xét các khoản chi căn cứ vào Nghị quyết của HĐND huyện sau đó trình Chánh văn phòng phê duyệt để duyệt chi thanh toán.
* Nhận xét công tác kiểm soát đối với chi nghiệp vụ chuyên môn:
- Đối với khoản chi phục vụ kỳ họp HĐND huyện, chi họp giao ban hàng tháng, hàng quý, năm Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh chi đúng, đủ theo quy định.
và UBND huyện Vĩnh Thạnh chƣa có cơ chế giám sát việc sử dụng điện, nƣớc để có giải pháp tiết kiệm.
- Đối với khoản chi vật tƣ văn phòng: Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh chƣa có thủ kho nên chƣa thể tiết kiệm đƣợc chi phí.
- Đối với khoản chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh chỉ đặt 02 loại báo: báo Nhân dân và báo Bình Định nên đã tiết kiệm đƣợc một khoản chi phí cho đơn vị. Bên cạnh đó, Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh cũng đã lắp đặt internet, các bộ phận đều truy cập đƣợc internet nên việc truy cập để khai thác thông tin.
- Đối với khoản chi công tác phí: Cán bộ, công chức, viên chức đi công tác về nộp vé máy bay, vé tàu, giấy đi đƣờng và phê duyệt của lãnh đạo cử đi công tác cho kế toán để thanh toán theo Quy chế chi tiêu nội bộ.