8. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
* Hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán dịch vụ công cộng
- Kiểm soát mục chi tiền điện, nƣớc:
Xây dựng quy chế sử dụng điện, nƣớc tại đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm. Tăng cƣờng công tác kiểm soát việc sử dụng điện, nƣớc của Phòng, tất cả nhân viên trong đơn vị khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không đƣợc sử dụng điện, nƣớc cho nhu cầu cá nhân.
* Hoàn thiện kiểm soát chi vật tư văn phòng
- Đối với vật tƣ văn phòng:
+ Văn phòng xây dựng mức khoán bằng tiền cho từng cá nhân.
+ Văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tƣ văn phòng khác khi mua về phải có hóa đơn, mở sổ theo dõi xuất nhập, phải lập dự trù kinh phí trình lãnh đạo Văn phòng phê duyệt trƣớc khi mua. Việc mua công cụ dụng cụ nên áp dụng cách thức phải lấy ít nhất ba báo giá từ 03 nhà cung cấp độc lập (để đƣợc mua với giá rẻ nhất mà vẫn đảm bảo chất lƣợng sản phẩm và là cơ sở để kiểm soát sau này).
+ Hằng năm nên thay đổi ngƣời mua vật tƣ văn phòng để tránh tình trạng ngƣời mua hàng có quan hệ với nhà cung cấp nhất định ảnh hƣởng đến chất lƣợng vật tƣ cung cấp.
+ Khi hàng về nhập kho cần có sự giám sát của kế toán để kiểm tra các hoá đơn, biên bản bàn giao hàng, đây là cở sở để thanh toán và kiểm soát.
+ Cuối tháng, năm bộ phận văn phòng có trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê định kỳ.
* Hoàn thiện kiểm soát chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc
- Đối với sử dụng điện thoại:
Căn cứ vào mức khoán trên quy chế chi tiêu nội bộ và các hoá đơn của bƣu điện chuyển đến, kế toán kiểm tra, đối chiếu nếu máy điện thoại nào gọi
vƣợt so với mức khoán để có biện pháp xử lý và cá nhân sử dụng điện thoại đó chịu trách nhiệm thanh toán số vƣợt mức quy định. Nếu cƣớc phí vƣợt định mức quy định do biến động trong công tác chuyên môn nhƣ công tác chỉ đạo khắc phục hậu quả phòng chống thiên tai, bão lụt,.. thì sẽ đƣợc Trƣởng phòng xem xét cho thanh toán thực tế từng trƣờng hợp.
* Hoàn thiện kiểm soát chi Hội nghị
Đối với chi tổ chức Hội nghị bộ phận văn phòng bám sát vào các quy định nhƣ: Thông tƣ, Nghị quyết, Quyết định của cấp trên để tham mƣu cho lãnh đạo thực hiện đảm bảo theo quy định.
* Hoàn thiện kiểm soát chi công tác phí
Chi công tác phí thực hiện theo Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND ngày 28/12/2017 của UBND tỉnh Bình Định. Khi phân công cán bộ đi công tác phải đúng đối tƣợng, thành phần, thời gian và đƣợc ký công lệnh trƣớc khi cử đi công tác và thanh toán theo quy định.
* Hoàn thiện kiểm soát chi về chi phí thuê mướn:
Khi cần phải thuê ngoài, bộ phận chuyên môn phải làm hợp đồng trình chủ tài khoản thông qua. Khi thanh toán, kế toán căn cứ vào kế hoạch, kiểm tra đối chiếu với bảng dự trù kinh phí đã đƣợc duyệt cùng với hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý cần phải có chữ ký xác nhận của bộ phận văn phòng.
* Hoàn thiện kiểm soát chi về chi phí nghiệp vụ chuyên môn:
Chi nghiệp chuyên môn thực hiện theo Nghị quyết số 16/NQ-HĐND ngày 24/12/2013 của HĐND huyện Vĩnh Thạnh và kế hoạch giám sát, tiếp xúc cử tri đã đƣợc thông qua.