7. Kết cấu của đề tài
1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát theo COSO (2013).
Hệ thống kiểm soát bao gồm 5 yếu tố và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau
a. Môi trường kiểm soát: Phản ánh “sắc thái” chung của một tổ chức tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận
khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát chịu sự ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức và ngược lại nó ảnh hưởng đến ý thức của tất cả nhân viên trong tổ chức đó. Các đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được huấn luyện, đào tạo quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát. Quan điểm này do cấp quản lý thiết lập thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách hoạt động. Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:
- Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong tổ chức: Sự phát triển của một tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của tổ chức đó. Vì vậy, tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp tổ chức hoàn thành kế hoạch và đạt được mục tiêu của mình. Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của tổ chức. Nếu nhân viên có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đáng tin cậy nhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu và chính sách đề ra. Một chính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.
- Triết lí quản lí và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo.
Bộ máy của tổ chức hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lí quản lý, điều hành của ban Giám đốc, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm khả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong trong hoạt động của đơn vị.
Nhận thức của ban giám đốc về tầm quan trọng của việc liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy
chế, quy trình … Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên trong tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho hoạt động của tổ chức, đơn vị.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm.
Mỗi người phải nhận thức được công việc của mình có ảnh hưởng như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị đó.
- Sự quan tâm và chỉ đạo của cấp quản lý.
Các nhà quản lý luôn muốn thiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và cách thức điều hành đúng theo các chính sách của tổ chức đặt ra. Cụ thể, những chỉ đạo và hướng dẫn của ban giám đốc về hệ thống kế hoạch và dự toán. Đặc biệt, kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng của quá trình kiểm soát. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc, nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu.
Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn hệ thống kiểm soát nội bộ.
b. Đánh giá rủi ro: là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Mỗi đơn vị luôn
đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Không có cách nào triệt tiêu được rủi ro vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép.
Để thiết lập đầy đủ thành phần đánh giá rủi ro, tổ chức cần thực hiện 04 nguyên tắc sau:
- Tổ chức xác định các mục tiêu một cách rõ ràng để đảm bảo thực hiện nhận diện và đánh giá các rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu.
- Tổ chức nhận diện các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu và phân tích các rủi ro để làm cơ sở cho việc đối phó với rủi ro.
- Tổ chức xem xét khả năng của gian lận trong quá trình đánh giá rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu.
- Tổ chức nhận diện và đánh giá các thay đổi từ môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức mà có thể ảnh hưởng đáng kể đến các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu.
Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro một cách thích hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp. Bao gồm:
* Nhận dạng rủi ro:
Nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và từng hoạt động, rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm cả các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch của đơn vị.
* Đánh giá rủi ro
ro tồn tại, mà còn là đánh giá tầm quan trọng, tác hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro. Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống.
* Các biện pháp đối phó:
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: Chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro, xử lý hạn chế rủi ro và phân tán rủi ro. Biện pháp được sử dụng nhiều nhất là xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý. Khi môi trường thay đổi như các điều kiện kinh tế, chế độ của nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên được điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn.
c. Hoạt động kiểm soát: là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các quyết định của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với các rủi ro đe dọa đến việc đạt hoàn thành mục tiêu của tổ chức, đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ trong một tổ chức, đơn vị.
Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát.
d. Thông tin và truyền thông: là những thông tin cung cấp cho nhà quản lý để phục vụ chức năng kiểm soát nội bộ và đáp ứng các mục tiêu của đơn vị. Mọi bộ phận và cá nhân trong đơn vị đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ của mình. Một thông tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau như lập báo cáo tài chính, xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định… Hệ thống thông tin cần cung cấp các thông tin thích hợp để người thực hiện có thể thực hiện chức năng tài chính và tuân thủ.
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan ở trong hay ở ngoài đơn vị.
e. Hoạt động giám sát các kiểm soát: là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian nhằm đảm bảo hệ thống KSNB luôn hoạt động hữu hiệu. Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càng sớm, càng tốt.
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. - Giám sát thường xuyên
- Giám sát định kỳ. [12]
Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo INTOSAI 2013
Kiểm soát nội bộ được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu chung của tổ chức đều đã đạt được. Vì vậy mục tiêu rõ ràng là một điều kiện tiên quyết cho một quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả. Dựa trên nền tảng của Báo cáo COSO 2013, Hướng dẫn về KSNB của INTOSAI cũng đưa ra năm bộ phận của hệ KSNB bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Tuy nhiên, có những khác biệt nhất định về nội dung cụ thể. [13]
a.Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB, tạo lập kỷ cương, đạo đức và cơ cấu cho tổ chức. Các nhân tố trong môi trường bao gồm:
-Tính chính trực và giá trị đạo đức của cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên -Năng lực của đội ngũ nhân viên trong tổ chức
-Triết lý quản lý và phong cách điều hành của cấp lãnh đạo
-Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó -Chính sách nguồn nhân lực
Tính chính trực và giá trị đạo đức của cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên
trường kiểm soát, tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB. Các giá trị đạo đức chính là văn hóa của tổ chức, là những quy tắc ứng xử của cán bộ công chức, những chuẩn mực đạo đức mà cấp quản lý mong muốn xây dựng Nhà nước nhằm hạn chế những hành vi gian lận, tham nhũng… ảnh hưởng xấu đến tổ chức. Để đạt được điều này, cấp quản lý trước tiên phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các điều lệ, các quy định về cách ứng xử của cán bộ viên chức và cần phải phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các hình thức thích hợp. Đồng thời, các đơn vị thuộc khu vực công phải cho công chúng thấy được tinh thần nhân văn và các giá trị đạo đức trong nhiệm vụ và sứ mạng của mình thông qua các văn bản chính thức.
Năng lực của đội ngũ nhân viên trong tổ chức
Năng lực của đội ngũ nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng như có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB. Đảm bảo về năng lực là đảm bảo cho các thành viên trong tổ chức có được những kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Muốn vậy, cấp quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng để cá nhân có thể được bố trí công việc thích hợp.
Lãnh đạo và nhân viên phải có trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng, thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức. Đồng thời, mọi cá nhân trong tổ chức cần có ý thức không ngừng nâng cao trình độ, kinh nghiệm chuyên môn để có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc, vì mỗi cá nhân trong tổ chức là một mắt xích quan trọng không thể thiếu để tạo nên một hệ
thống KSNB hoàn chỉnh.
Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có những kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo cho mọi người có thể hoàn thành trách nhiệm được giao.
Ngoài ra, cấp quản lý cần nâng cao nhận thức cho các cá nhân giúp họ hiểu được mức đóng góp của mình trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức, hiểu được tầm quan trọng của mình trong việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu. Đào tạo là một cách thức hữu hiệu để nâng cao trình độ, phát triển kỹ năng cho các thành viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống gặp phải trong công việc.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của cấp lãnh đạo
Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện thông qua cá tính, tư cách và thái độ, quan điểm của nhà lãnh đạo khi điều hành hoạt động của đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành của các cấp quản lý có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Nếu nhà lãnh đạo cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó thông qua hành động, thái độ của nhà quản lý và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan.
Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức phù hợp là cơ cấu tổ chức được thiết kế
sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
-Sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn -Sự trao quyền và trách nhiệm giải trình -Hệ thống báo cáo phù hợp
Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động; không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
-Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản.
-Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc