7. Kết cấu của đề tài
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Bộ máy kiểm soát thu BHXH
Việc cải cách công tác thu BHXH đã và đang chuyển từ cơ chế hành chính sang cơ chế phục vụ đối tượng. Theo đó cơ cấu tổ chức tại BHXH huyện Phù Mỹ được thay đổi theo. Việc phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các phòng chức năng, các bộ phận từng bước đảm bảo được
các nguyên tắc như sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát tương đối đầy đủ các hoạt động của từng phòng, từng bộ phận trong cơ quan BHXH.
- Thực hiện sự phân chia các chức năng cụ thể cho từng phòng, từng bộ phận đảm trách. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, từng bộ phận được thể hiện cụ thể ở Bảng 2.7 sau:
Bảng 2.7: Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận tại BHXH huyện Phù Mỹ
T TT
Tên phòng Chức năng nhiệm vụ được giao 1
Bộ phận TNQLHS -Tuyên truyền, giải thích và hướng dẫn pháp luật BHXH cho NLĐ, đơn vị SDLĐ, đại lý, người dân đến làm viêc.
-Nhận hồ sơ từ đơn vị SDLĐ, đại lý, người dân và chuyển các phòng chức năng theo sự chỉ đạo của lãnh đạo BHXH.
2
Bộ phận Thu -Kiểm tra, đối chiếu, cập nhật thông tin về hồ sơ tham gia, quyết toán, truy thu, truy giảm, nộp BHXH, nộp BHYT.
-Quản lý nợ BHXH, tính lãi chậm nộp đối với đơn vị SDLĐ nợ BHXH.
3
Bộ phân kế toán SDLĐ, đại lý thu BHYT, BHXH - Quản lý số tiền nộp của NLĐ, đơn vị
4
Bộ phận cấp sổ thẻ - Quản lý quá trình, mức lương, mức thu nhập tham gia đóng BHXH, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người tham gia BHXH, BHYT.
(Nguồn: BHXH huyện Phù Mỹ)
Việc phân chia này từng bước đảm bảo các nghiệp vụ trong qui trình quản lý thu BHXH từ các đơn vị SDLĐ được thực hiện đúng theo các chính
sách và thủ tục kiểm soát của BHXH, nhưng vẫn còn một số hạn chế cơ bản nhất định, đó là:
-Do chức năng của một số phòng còn quá nhiều kiêm nhiệm và chồng chéo như: Bộ phận thu vừa làm công tác thu vừa làm công tác kiểm tra đơn vị SDLĐ, vừa làm công tác tuyên truyền chính sách BHXH, BHYT, BHTN,... dẫn đến vừa không bao quát hết toàn bộ các công việc, vừa dẫm chân lên nhau, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau trong quá trình kiểm soát thu BHXH;
-Việc giám sát thực hiện qui trình, qui chế làm việc của từng phòng, từng bộ phận chưa được thường xuyên, chặt chẽ. Do vậy đã dẫn đến việc một số bộ phận không thực hiện nghiêm túc các qui trình quản lý thu BHXH, qui trình kiểm tra đơn vị. Vì vậy đã làm giảm hiệu quả của việc kiểm soát BHXH từ các đơn vị nói chung và kiểm soát thu BHXH nói riêng.
Đội ngũ cán bộ trực tiếp kiểm soát thu BHXH
BHXH nói chung, BHXH huyện Phù Mỹ nói riêng là một ngành được mới thành lập với năng lực đội ngũ cán bộ BHXH vẫn còn nhiều yếu kém, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của ngành BHXH. Chính sách BHXH thường xuyên thay đổi cho phù hợp với sự phát triển, nguồn nhân lực vừa thiếu vừa yếu, đội ngũ cán bộ mới được tuyển dụng chưa có nhiều kinh nghiệm và năng lực trong công tác quản lý, nhất là trong công tác kiểm soát thu BHXH, BHYT, BHTN.
Trong những năm qua đội ngũ cán bộ làm công tác BHXH nói chung và cán bộ làm công tác kiểm soát thu BHXH ngày càng được bổ sung về số lượng và nâng cao về chất lượng nhưng lực lượng này vẫn chưa đáp ứng với yêu cầu của công tác quản lý thu BHXH, tại BHXH huyện Phù Mỹ phân bố lực lượng như sau :
Bảng 2.8: Phân bổ lực lượng kiểm soát thu BHXH, BHYT, BHTN T TT Bộ phận Số lượng 1 1 Ban giám đốc 3 2 2 Chế độ BHXH 1 3 3
Tiếp nhận quản lý hồ sơ 2 4 4 Kế toán 2 6 5 Cấp Sổ Thẻ 1 9 6 Thu BHXH 4 1 7 Giám định BHYT 1 Tổng Cộng 14 (Nguồn: BHXH huyện Phù Mỹ)
Tham gia kiểm soát thu BHXH, BHYT gồm 2 bộ phận với 5 người chiếm 35% trên tổng số viên chức BHXH huyện Phù Mỹ, trong đó bộ phận trực tiếp đối chiếu, kiểm tra hồ sơ tham gia BHXH là bộ phận Thu thực hiện đối chiếu, kiểm tra có 4 người, chiếm 23% tổng số cán bộ. Ngoài việc kiểm soát thu BHXH, BHYT, BHTN, các bộ phận này còn tham gia các chức năng khác. Số người hưởng lương thì nhiều, số người có trình độ tương xứng để đáp ứng yêu cầu kiểm soát thu BHXH ít, một số bộ phận viên chức có trình độ hạn chế về chuyên môn, chưa nắm bắt, hiểu rõ các chính sách, quy định của luật BHXH, chưa thực hiện đúng nội dung, yêu cầu của các qui trình quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN ảnh hưởng đến việc kiểm soát thu tại đơn vị.
Về phẩm chất đạo đức của cán bộ kiểm soát thu BHXH:
Công tác cán bộ được chú trọng từ khâu tuyển dụng, đến việc bồi dưỡng, rèn luyện, khen thưởng, kỷ luật bằng những nội quy, quy chế nghiêm
minh, nên nhìn chung đến nay phẩm chất đạo đức cán bộ BHXH nói chung, cán bộ kiểm soát thu BHXH, BHYT, BHTN nói riêng là trong sạch. Tuy nhiên, vẫn có một vài trường hợp cán bộ kiểm soát thu BHXH có tư cách đạo đức nghề nghiệp chưa tốt, hay sách nhiễu, nhưng hiện nay đã giảm. Mặt khác, công tác thu BHXH, BHYT, BHTN là lĩnh vực quản lý nhạy cảm, thêm vào đó, nhiệm vụ của một số bộ phận trong quy trình quản lý thu BHXH còn khép kín nên dễ dẫn đến rủi ro là tình trạng thông đồng, móc ngoặc giữa cán bộ thu và đơn vị SDLĐ.
Chính sách nhân sự
Đó là toàn bộ các chính sách về tuyển dụng công chức, quản lý nhân sự; qui hoạch, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo và các chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật theo các văn bản qui định của BHXH Việt Nam. Trong quá trình hoạt động chính sách quản lý nhân sự của BHXH huyện Phù Mỹ vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định, cụ thể như sau:
- Việc đào tạo lại cán bộ mới chú ý đến bằng cấp, chủ yếu trình độ đại học theo hệ tại chức hoặc từ xa nên chất lượng không cao, chưa chú ý đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu, chuyên ngành. Do vậy đã hạn chế hiệu quả việc kiểm soát thu BHXH từ đơn vị SDLĐ.
- Việc sắp xếp cán bộ vào các vị trí tác nghiệp chưa phù hợp với trình độ, năng lực, sở trường; việc luân chuyển, luân phiên cán bộ được triển khai áp dụng máy móc, chưa phù hợp với điều kiện thực tế của từng công việc dẫn đến cán bộ thu BHXH không có kiến thức nghiệp vụ chuyên sâu và chuyên môn hóa.
- Hiện nay, các chế độ đãi ngộ và việc thực hiện khen thưởng vẫn còn mang nặng tính hình thức, chưa xây dựng tiêu chí xét thi đua theo chức năng, nhiệm vụ và kết quả đạt được của từng cá nhân, bộ phận. Việc xem xét kỷ luật cán bộ nhiều lúc chưa có sự nghiêm minh, cả nể.
Cơ quan BHXH huyện Phù Mỹ đang từng bước nỗ lực hoàn thiện bộ máy tổ chức để nâng cao năng lực quản lý điều hành hoạt động BHXH đang trong quá trình mở rộng cho mọi đối tượng tham gia. Có xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và đạo đức mà các cán bộ, viên chức cần đạt. Các quy định của cơ quan không được phổ biến rộng rãi và hướng dẫn trực tiếp cho cán bộ, viên chức được biết.
+ Ban lãnh đạo BHXH huyện Phù Mỹ rất thận trọng đối với các rủi ro, đặc biệt là công tác thu. Đây là một trong những chỉ tiêu để đánh giá có hoàn thành nhiệm vụ hay không mà BHXH tỉnh đã giao phó. Lãnh đạo BHXH huyện đã nghiên cứu, hoàn thiện các văn bản, quy định liên quan đến KSNB, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và đôn đốc nhắc nhở bộ phận thu và các bộ phận liên quan thực hiện đúng quy trình thu. Tuy vậy, một số bộ phận vẫn chưa làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cụ thể như chuyên quản thu chưa tích cực thường xuyên đến đơn vị để đôn đốc thu hồi nợ hoặc chưa thực hiện đúng quy trình thu theo quy định.
Phong cách lãnh đạo của Ban lãnh đạo theo hình thức dân chủ. Ban lãnh đạo luôn tôn trọng ý kiến của các cán bộ, viên chức trong cơ quan khi xây dựng các quy định yêu cầu của cơ quan. Nội dung các cuộc họp này sẽ được các cán bộ chủ chốt triển khai lại với các nhân viên của mình.
Ngành BHXH nói chung và BHXH huyện phù Mỹ nói riêng có các tiêu chuẩn về việc xây dựng đội ngũ nhân viên. Trong đó có yêu cầu về việc am hiểu các văn bản về quản lý thu, về năng lực tin học, đặc biệt trong thời đại công nghệ tin học 4.0 hiện nay. Bên cạnh đó, BHXH huyện Phù Mỹ cũng thường xuyên đưa nhân viên đi tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thu khi BHXH tỉnh có thông báo. Ngoài ra, BHXH huyện Phù Mỹ cũng thường xuyên mở các đợt tập huấn về nghiệp vụ thu mỗi khi có văn bản mới của BHXH Việt Nam ban hành để các chuyên quản có thể nắm bắt kịp thời các
thay đổi trong quy định. Ngành cũng có chính sách tăng lương trước hạn đối với những nhân viên có thành tích tốt: ví dụ như hai năm liên tiếp đạt danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp cơ sở sẽ được nâng lương trước hạn, được giám đốc BHXH Việt Nam tặng giấy khen trong vòng 3 năm nếu có thành tích tốt sẽ được nâng lương trước hạn, hoặc có các đợt thưởng nóng cho các cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác thu và thu hồi nợ nhằm kịp thời động viên, khích lệ tinh thần phấn đấu hoàn thành xuất sắc công việc được giao.
Cơ quan chưa có sự tư vấn của chuyên gia về sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ tuy nhiên nếu có thì Ban lãnh đạo sẽ sẵn sàng thay đổi vì phong cách lãnh đạo của Ban lãnh đạo rất dân chủ và không bảo thủ về sự yếu kém của mình. Thành viên Ban lãnh đạo ít cùng tham gia các phong trào do cơ quan tổ chức, nếu tham gia chỉ mang tính chất phát động phong trào.
Để phù hợp với sự mở rộng của ngành và sự phát triển của điều kiện kinh tế - xã hội, Cơ quan BHXH đã chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên. Cải thiện thủ tục hành chính để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả. Khi phân công công việc, cơ quan có yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của cán bộ, viên chức để giao việc. Cơ quan biết rõ cán bộ, viên chức có đủ năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ thông qua việc đánh giá xếp loại của từng quý, xếp loại đánh giá cuối năm.
Bảo hiểm xã hội huyện Phù Mỹ thường xuyên cử cán bộ, viên chức tham gia học các lớp bồi dưỡng cho các cán bộ viên chức của Bảo hiểm xã hội do BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh Bình Định tổ chức ở các trường đào tạo nghiệp vụ, khuyến khích và hỗ trợ các cán bộ viên chức học tập nâng cao trình độ. Tạo điều kiện để cán bộ, viên chức cơ quan học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
-Xây dựng các giá trị đạo đức trong đơn vị mang tính cân bằng, dung hòa các lợi ích, giảm thiểu các yếu tố cơ hội phát sinh các gian lận, tham
nhũng, chẳng hạn như xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ đơn vị mang tính công khai, công bằng, khách quan, vô tư, không thiên vị,…
Ngoài ra, môi trường kiểm soát thu tại BHXH huyện còn phụ thuộc nhiều vào các nhân tố bên ngoài, đó là cơ quan quản lý ở cấp trên: phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, Liên đoàn lao động huyện Phù Mỹ, BHXH tỉnh; UBND huyện.