7. Kết cấu của đề tài
2.3.4. Thông tin và truyền thông
* Thông tin
Để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động BHXH đến mọi đối tượng, quản lý thông tin với khối lượng lớn và mang tính lâu dài. Cơ quan thường xuyên tiếp nhận các thông tin từ các đơn vị mà cơ quan liên kết. Thông tin được báo cáo cho Ban lãnh đạo khi gặp sự cố. Chuyên quản thu đã cập nhật số điện thoại của đối tượng tham gia BHXH, BHYT trên hồ sơ cá nhân của từng người để đối tượng dễ dàng kiểm tra quá trình đóng BHXH, BHYT của bản mình thông qua tin nhắn trên điện thoại. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện khi đến ngày đóng tiền BHXH sẽ có tin nhắn thông báo cho người tham gia. Trường họp khi khám chữa bệnh BHYT sẽ có tin nhắn thông báo số tiền BHXH chi trả cho đối tượng.
Đường truyền thông tin có thể kết nối trong toàn bộ hệ thống của đơn vị để trao đổi, truyền đạt các chính sách giữa các bộ phận trong cơ quan thích hợp và đảm bảo đầy đủ nhằm tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức thực hiện công việc của họ hiệu quả. Có bộ phận văn thư tổng hợp cập nhật hàng ngày các quy định của ngành, của pháp luật.
Cơ quan không có thiết lập những kênh thông tin cho mọi cán bộ, viên chức có thể báo cáo những sai phạm được họ phát hiện. Ban lãnh đạo cơ quan tâm đến sự phát triển của hệ thống thông tin. Cơ quan có thường xuyên tiếp nhận thông tin từ các cán bộ, viên chức trong cơ quan. Các thông tin về kết
quả hoạt động có được báo cáo kịp thời cho Ban lãnh đạo.
Hàng tháng, hàng quý theo định kỳ cơ quan cán bộ thu có làm các biểu mẫu báo cáo về tình hình hoạt động của công tác thu tại cơ quan. Tuy nhiên công tác báo cáo rất nhiều loại và nhiều biểu mẫu nên công tác báo cáo thường gặp khó khăn. Bên cạnh đó việc báo cáo lại tập trung vào một cán bộ tổng hợp thu nên đôi khi báo cáo không được thực hiện kịp thời.
Bên cạnh đó cơ quan cũng thường xuyên liên hệ, thu hập thông tin từ các cơ quan bên ngoài như cơ quan Thuế, phòng Lao động thương binh và xã hội huyện, phòng kế hoạch tài chính huyện...
* Truyền thông
Cơ quan BHXH huyện Phù Mỹ chú trọng và quan tâm đến việc áp dụng công nghệ vào quản lý hoạt động BHXH. Cơ quan có kênh truyền thông nhằm thông báo về trách nhiệm của cán bộ, viên chức và Ban lãnh đạo thông qua trang web của cơ quan. Cơ quan có kết hợp truyền thông từ cấp trên xuống, từ cấp dưới lên và truyền thông giữa các bộ phận với nhau.
Để giảm bớt khối lượng công việc, Cơ quan BHXH huyện Phù Mỹ cũng đề nghị các đơn vị tham gia BHXH cung cấp dữ liệu theo mẫu quy định riêng và nộp hồ sơ thông qua hồ sơ điện tử để bớt việc nhập liệu và dễ dàng kiểm tra thông tin. Có bộ phận quản lý sự vận hành của hệ thống công nghệ thông tin. Mặc dù áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong xử lý nghiệp vụ và quản lý hoạt động BHXH nhưng hệ thống báo cáo, mẫu biểu vẫn chưa phù hợp và đảm bảo sự chính xác. Hệ thống báo cáo rất nhiều loại nhưng lại không đầy đủ và chuẩn mực, rất hay thay đổi nên không thể đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin. Sự truyền đạt thông tin trong toàn hệ thống còn yếu kém, không kịp thời. Việc bảo mật thông tin, dữ liệu không kiểm soát được. Hiện nay, Cơ quan BHXH huyện Phù Mỹ chỉ sử dụng công nghệ thông tin để nhập liệu và lưu trữ nhưng khi làm thủ tục giải quyết thì vẫn
căn cứ trên các hồ sơ (sổ BHXH). Phần mềm quản lý hiện tại không đáp ứng được yêu cầu và không hiệu quả. Chất lượng đường truyền mạng thông tin không ổn định.
Tại các thời điểm cố định hàng tuần, cơ quan BHXH huyện Phù Mỹ có kết hợp với đài truyền thanh phát sóng những bài liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người dân để họ hiểu rõ hơn về nhu cầu và quyền lợi của mình khi tham gia BHXH. Bên cạnh đó, BHXH huyện Phù Mỹ còn tuyên truyền đến người lao động bằng các tờ rơi nhằm tăng sự hiểu biết để họ nắm rõ quyền lợi của mình. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính tại cơ quan BHXH huyện Phù Mỹ luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc cho người lao động về các chế độ BHXH, quá trình tham gia BHXH, điều kiện hưởng các chế độ BHXH để người lao động có thể so sánh giữa các chế độ và nhận chế độ nào có quyền lợi cao nhất. Công khai các thủ tục hành chính, quy trình làm việc tại bảng thông báo của cơ quan BHXH.
Tại trang web của BHXH tỉnh Bình Định
https://binhdinh.baohiemxahoi.gov.vn cũng có cập nhật các biểu mẫu, hồ sơ, thủ
tục hành chính và quy trình hoạt động BHXH để người lao động tham khảo. Song song với những mặt đạt được thì vẫn còn một số hạn chế trong công tác truyền thông và thông tin đến người lao động:
Do địa bàn và quy mô nhỏ hẹp, nên BHXH huyện Phù Mỹ chưa có bộ phận công nghệ thông tin chính mà chỉ kiêm nhiệm thêm. Vì vậy, sẽ hạn chế việc phát triển và áp dụng mạnh công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của cơ quan BHXH huyện Phù Mỹ như tạo một trang web riêng của BHXH huyện Phù Mỹ để hỗ trợ thông tin cho người lao động: các biểu mẫu thường dùng, các quy trình thủ tục ngắn gọn dễ hiểu, tra cứu thông tin cá nhân, quá trình tham gia BHXH của người lao động.
cập nhật kịp với những thay đổi mới của ngành thì việc này vẫn chưa làm tốt và ảnh hưởng làm chậm trễ, tốn thời gian của người lao động, người sử dụng lao động khi tiến hành làm thủ tục hồ sơ.
Hiện nay, các phần mềm đang dùng của ngành chưa được tích hợp vào một phần mềm chung và mỗi bộ phận thì dùng từng phần mềm khác nhau dẫn đến việc đồng bộ hóa dữ liệu, kiểm tra thông tin cũng gặp khó khăn.
Đánh giá:
-Do dữ liệu trên hệ thống thông tin chung của ngành chưa cập nhật đầy đủ nên khi giải quyết chế độ vẫn căn cứ vào sổ BHXH. Do vậy, khi NLĐ mất sổ cần cấp lại thì cơ quan BHXH phải gởi công văn xác nhận đến cơ quan BHXH khác, việc này rất tốn thời gian.
Chính sách BHXH, BHYT ngày càng hoàn thiện theo sự phát triển chung của cả nước, lực lượng lao động tham gia BHXH tăng theo từng năm, dự kiến đến năm 2020 có khoảng 80% người lao động trong độ tuổi lao động tham gia BHXH; 40% tham gia BHTN và trên 95% dân số trên địa bàn huyện tham gia BHYT. Đó là lực lượng phát sinh lớn về số người tham gia và tiền thu BHXH, BHYT, BHTN tăng cao qua các năm, do vậy cơ quan BHXH đã chú trọng và quan tâm đến việc áp dụng CNTT vào trong công tác quản lý, nên bước đầu đã cung cấp cho nhà quản lý kịp thời tình hình số lao động tham gia, số tiền thu vào quỹ BHXH, quỹ BHYT và tiền lương người lao động khi tham gia BHXH, BHYT.
Bên cạnh đó, trình độ cán bộ về CNTT còn yếu, việc phân quyền sử dụng phần mềm thực hiện chưa tốt, đồng thời nghiệp vụ hoạt động kiểm soát nội bộ đơn vị chưa hình thành rõ nét nên rất khó trong việc kiểm soát dữ liệu và gắn trách nhiệm khi xảy ra sai sót.