7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN tại BHXH huyện Phù Mỹ
Luật BHXH đã được ban hành nhằm đề cao vai trò của các tổ chức, cá nhân trong công tác quản lý thu BHXH, tạo điều kiện thuận lợi cho NLĐ, đơn vị SDLĐ thực hiện nghĩa vụ BHXH nộp đúng, đủ, kịp thời vào quỹ BHXH, để thống nhất các qui định về quản lý thu BHXH. Nhằm cụ thể hóa các quy
định trên, BHXH huyện Phù Mỹ đã ban hành các quy trình quản lý thu BHXH đảm bảo theo dõi, quản lý NLĐ, đơn vị SDLĐ tham gia BHXH thực hiện đúng nghĩa vụ khi tham gia BHXH đầy đủ, đúng qui định và đảm bảo công chức viên chức, cơ quan BHXH thực thi đúng nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định của Luật BHXH.
Việc cải cách BHXH đã chuyển từ mô hình quản lý hành chính sang quản lý phục vụ đối tượng. Theo đó, mô hình quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN tại BHXH huyện Phù Mỹ có thể chia thành các chức năng cơ bản: Tiếp nhận hồ sơ, Quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; Kế toán; Cấp sổ thẻ BHXH, BHYT. Theo quyết đinh 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, ta có quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN như sau:
QUY TRÌNH THU, CẤP SỔ THẺ BHXH, BHYT
Người tham gia/Đơn vị
Tiếp nhận hồ sơ Thu Kế toán Sổ thẻ
8 4 7 5 6 - Nhận tờ khai TK1- TS - nhận danh sách D02-TS - Cấp giấy hẹn
-Kiểm tra, đối chiếu tờ khai - Nhập dữ liệu, ký ds D02a-TS
- Tờ khai, danh sách - Thu tiền
- Phiếu nộp tiền tại NH - Cấp phiếu thu
- Phiếu thu - Kiểm tra, đối chiếu -In sổ BHXH, thẻ BHYT - In ds cấp sổ, cấp thẻ BHYT (D09a- TS,D10a-TS) Đối chiếu số đã thu
- Thông báo tháng
- Số BHXH, thẻ BHYT - Danh sách B09a-TS, D10a-TS.
- Tờ khai, phiếu thu Sỏ BHXH, Thẻ BHYT Danh sách cấp sổ Danh sách cấp thẻ 1 Nộp tiền 13 5 9 11 -Lập tờ khai TK01- TS - Lập danh sách D02- TS - Giấy hẹn -UNC 2 3 1 In thông báo tháng 7 10 12
Kể từ khi bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp có trách nhiệm lập 01 bản Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu số D02-TS) (phụ lục 01).Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH (Mẫu TK3 – TS) (nếu có), bản sao Quyết định thành lập hoặc chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng cùng các Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH (Mẫu TK1 – TS) (Phụ lục 2) hoặc sổ BHXH người lao động (nếu có) cho cơ quan BHXH. Tại BHXH huyện Phù Mỹ, hiện nay có 196/278 đơn vị đã thực hiện chuyển hồ sơ thu BHXH qua giao dịch điện tử đạt hơn 70.5%.
Tờ khai tham gia BHXH, BHYT do người lao động lập, để khai các thông tin liên quan đến nhân thân, tiền lương, tiền công,..., khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
Hoặc khi đơn vị phát sinh báo tăng (giảm) lao động, thay đổi mức đóng, điều kiện đóng và truy thu số phải đóng theo quy định của luật BHXH thì đơn vị vẫn phải lập 01 bản danh sách theo mẫu D02-TS như trên.
Mục đích của việc lập danh sách theo mẫu D02-TS là để đơn vị kê khai lao động, tiền lương, tiền công tham gia BHXH, BHYT, điều chỉnh mức đóng và đăng ký cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
Tất cả hồ sơ trên gửi cho cơ quan BHXH nơi đăng ký tham gia BHXH, BHYT qua bộ phận Tiếp nhận – trả kết quả hoặc theo hồ sơ điện tử theo quy trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT .
Bộ phận thu nhận hồ sơ từ bộ phận Tiếp nhận – trả kết quả hoặc theo hồ sơ điện tử kiểm tra , đối chiếu với các tài liệu có liên quan và lập Bản tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (theo mẫu D02a-TS ) để xác định tổng số lao động, xác định tổng số tiền phải thu do phát sinh tăng, giảm trong kỳ của đơn vị (phụ lục 03).
và D02a-TS cho bộ phận sổ thẻ dối chiếu, kiểm tra thông tin, in sổ, thẻ cho người lao động kèm theo danh sách cấp sổ BHXH (D09a-TS) và dang sách cấp thẻ BHYT (D10a-TS).
Bộ phận Tiếp nhận – trả kết quả nhận kết quả từ bộ phận sổ thẻ, chuyển trả sổ thẻ cho người SDLĐ và NLĐ.
- Hàng tháng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp có trách nhiệm thu phần phải đóng của người lao động để chuyển cùng với phần đơn vị phải đóng vào quỹ BHXH, BHYT vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.
- Hàng tháng hoặc sau (đơn vị đóng theo tháng), căn cứ hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT và hồ sơ bổ sung (nếu có), các chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị; giấy báo có của Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước để kiểm tra, đối chiếu và xác định số người tham gia BHXH, BHYT, tổng quỹ lương, số tiền phải đóng, số tiền đã đóng, số tiền đóng thừa, thiếu và số tiền lãi chưa đóng, chậm đóng (nếu có). Bộ phận thu của cơ quan BHXH lập 02 bản Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT tháng trước (Mẫu C12-TS) (phụ lục 04) gửi 01 bản cho đơn vị sử dụng lao động trước ngày 10 tháng sau, 01 bản lưu tại đơn vị.
b. Quy trình thu, cấp thẻ BHYT (người có trách nhiệm chỉ tham gia BHYT)
QUY TRÌNH THU, CẤP SỔ THẺ BHXH, BHYT (TẠI CƠ QUAN BHXH)
Người tham gia/Đơn vị Tiếp nhận hồ sơ Kế toán Thu Sổ thẻ
7 7 8 - Nhận tờ khai TK1- TS - nhận danh sách D03-TS - Cấp giấy hẹn
-Kiểm tra, đối chiếu tờ khai - Nhập dữ liệu, ký ds D03a-TS -Nhập UNC
- Phiếu thu - Kiểm tra, đối chiếu - In danh sách cấp thẻ BHYT (D10a- TS) Đối chiếu số đã thu - Thẻ BHYT - Danh sách D10a- TS.
- Tờ khai, phiếu thu Thẻ BHYT Danh sách cấp thẻ 1 Nộp tiền 4 9 10 -Lập tờ khai TK01- TS - Lập danh sách D03- TS - Giấy hẹn -UNC 2 3 1 5 6
- Đơn vị quản lý người tham gia BHYT hoặc đại lý thu hoặc cơ quan BHXH lập 01 bản danh sách người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS ) (phụ lục 05) theo đối tượng NSNN hoặc quỹ BHXH đóng hoặc nếu là đối tượng tự nguyện tham gia BHYT thì hồ sơ còn có tờ khai tham gia BHYT (mẫu TK1- TS) và kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình giảm mức đóng nếu tham gia BHYT cho cả hộ. (sẽ trình bày mức đóng giảm cho cả hộ tham gia BHYT ).
- Bộ phận TNHS-TKQ ở cấp huyện tiếp nhận danh sách, hồ sơ
- Bộ phận thu nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS-TKQ chuyển lên kiểm tra, ký vào danh sách, cấp mã số, nhập dữ liệu vào chương trình quản lý thu (TST), xác định số phải thu.
- Bộ phận kế toán ở BHXH cấp huyện căn cứ vào UNC nhận từ NH,KBNN nhập vào dữ liệu chương trình phần mềm kế toán và chuyển dữ liệu bộ phận thu để xác định, đối chiếu số phải thu - số đã thu trên danh sách (D03-TS) với ủy nhiệm chi chuyển tiền.
- Bộ phận sổ thẻ tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận thu (D03-TS, D03a-TS), in thẻ và danh sách cấp thẻ chuyển xuống bộ phận một cửa để chuyển trả cho người tham gia.
c. Quy trình thu BHXH tự nguyện và người tự nguyện tham gia BHYT
QUY TRÌNH THU, CẤP SỔ BHXH TỰ NGUYỆN
Người tham gia/Đơn vị Tiếp nhận hồ sơ Thu Kế toán Sổ thẻ
8 3 7 4 6 - Hướng dẫn kê khai tờ khai - nhận tờ khai TK01-TS - Cấp giấy hẹn
-Kiểm tra, đối chiếu tờ khai - Nhập dữ liệu, ký ds D05a-TS
- Tờ khai, danh sách - Thu tiền
- Phiếu nộp tiền tại NH - Cấp phiếu thu
- Phiếu thu - Kiểm tra, đối chiếu
-In sổ BHXH, thẻ BHYT
- In ds cấp sổ D09a-TS Đối chiếu số đã thu
- Giấy hẹn - Phiếu thu - Số BHXH, - Danh sách cấp sổ D09a-TS - Tờ khai -sổ BHXH Nộp tiền 2 5 9 11 1 7 10
Đối tượng tham gia theo quy định tại Điều 2 Luật BHXH và các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể như sau:
Người tham gia BHXH tự nguyện là công dân Việt Nam từ đủ 15 tuổi trở lên và không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật về BHXH.
- Tại cơ quan BHXH
+ Người tham gia BHXH tự nguyện lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kê khai các thông tin liên quan đến nhân thân, mức đóng,..., nộp cho cơ quan BHXH .
- Tại Đại lý thu :
+ Hướng dẫn người tham gia BHXH tự nguyện và người tự nguyện tham gia BHYT kê khai tờ khai theo mẫu số: Mẫu TK1-TS.
+ Lập danh sách (mẫu D05-TS) (phụ lục 06) người tham gia BHXH tự nguyện và danh sách D03-TS của người tự nguyện tham gia BHYT, thu tiền đóng BHXH người tham gia, cấp biên lai thu tiền cho người tham gia.
+ Nộp hồ sơ, số tiền đã thu BHXH, BHYT cho cơ quan BHXH trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày thu tiền của người tham gia, nếu số tiền thu trong ngày lớn hơn 10 tháng lương cơ sở thì phải nộp trong ngày. Nhận sổ BHXH, thẻ BHYT từ cơ quan BHXH trả kịp thời cho người tham gia.
+Hàng tháng đại lý đối chiếu biên lai thu tiền với số tiền đã thu với bộ phận thu theo mẫu C17-TS và đại lý nhận danh sách đối tượng tham gia BHYT đến hạn đóng mẫu D08a - TS để đôn đốc người tham gia đóng tiền.
Từ các quy trình thu nêu trên, căn cứ vào các danh sách chi tiết (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (D02-TS); Danh sách người chỉ tham gia BHYT (D03-TS); Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (D05-TS) của lần phát sinh cán bộ thu kiểm tra nhập vào dữ liệu thu theo chương trình phần mềm quản lý thu (TST) để xác định số phải thu, đồng thời in danh sách
cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT và in sổ BHXH, in thẻ BHYT cấp cho đơn vị tham gia, cuối tháng lập tổng hợp danh sách theo các mẫu D02a-TS, D03a- TS, D05a-TS.
Hình 2.5: Quy trình xác định số phải thu
Nguồn: [1]