7. Kết cấu của đề tài
2.3.5. Hoạt động giám sát
môn các cán bộ, bộ phận có sự trao đổi về thông tin và hỗ trợ lẫn nhau. Những tồn tại, khó khăn và vướng mắc thường được phối hợp và tháo gỡ kịp thời nhằm hạn chế thấp nhất những sai phạm xảy ra trong nội bộ cơ quan.
-Bộ phận thu Giám sát quá trình giao nhận hồ sơ của Tổ tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu với Tổ kế toán để giúp phát hiện sai lệch trong quá trình nhập chứng từ thu BHXH của đơn vị, chứng từ thu BHYT của đại lý thu.
-Bộ phận Cấp sổ, thẻ giám sát quá trình xử lý hồ sơ, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý của Tổ quản lý thu so với hồ sơ đơn vị.
-Bộ phận Chế độ, chính sách giám sát quá trình xử lý các hồ sơ liên quan tới chế độ: ốm đau, thai sản… trong phần mềm quản lý thu.
-Bộ phận kế toán đối chiếu số phải thu của đơn vị so với số đã thu, số tiền thừa thiếu, qua đó giám sát quá trình nhập dữ liệu phát sinh của Tổ quản lý thu.
Hoạt động BHXH, BHYT là hoạt động có sự tồn tại của các bên: cơ quan BHXH, người SDLĐ, người LĐ và của Nhà nước, do vậy việc giám sát hoạt động thu có sự giám sát chặt chẽ của các bên, nhất là ở bộ phận thu, Giám đốc BHXH huyện, đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người tham gia.
Thông qua chương trình quản lý thu (TST) các trưởng bộ phận có thể theo dõi các bước của quy trình thu để kiểm tra giám sát các cán bộ chuyên quản thu khi thực hiện quy trình nghiệp vụ nhưng không kiểm soát hết được các nội dung nhập liệu của các cán bộ chuyên quản dẫn đến việc thu sai, không đúng, không đủ vẫn diễn ra và điều này chỉ được phát hiện khi có thắc mắc, khiếu nại của cá nhân, đơn vị. Bên cạnh đó việc sữa chữa những sai sót này rất mất thời gian làm chậm trễ tiến độ thu BHXH.
Định kỳ bộ phận thu có nghiên cứu và lựa chọn những đơn vị nợ đóng BHXH nhiều và lâu để đề xuất với Ban lãnh đạo tiến hành các cuộc kiểm tra xuống đơn vị để nắm bắt tình hình hoạt động của đơn vị.
Định kỳ hàng tháng, hàng quý bộ phận thu và bộ phận kế toán có lập báo cáo cho lãnh đạo để Ban lãnh đạo có thể giám sát và xác định được tiện độ thực hiện công việc mà cấp trên giao cho, đồng thời để Ban lãnh đạo kịp thời có hướng điều chỉnh và biện pháp phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.