7. Kết cấu của đề tài
2.3.3. Hoạt động kiểm soát thu tại Bảo hiểm xã hội huyện Phù Mỹ
Tại BHXH huyện Phù Mỹ sự phân công, phân nhiệm giữa các cấp xét duyệt nghiệp vụ và những người thực hiện nghiệp vụ được quy định rõ ràng trong văn bản theo hướng dẫn của ngành. Đảm bảo tính độc lập giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ thu BHXH và chức năng kế hoạch tài chính. Việc xét duyệt và phê chuẩn được quy định khá chặt chẽ theo quy định của ngành.
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Phân công lãnh đạo phụ trách
từng mảng công việc, cán bộ quản lý thu được phân công theo dõi một số đơn vị SDLĐ, còn cán bộ kế toán chuyên quản tài khoản thu có trách nhiệm đối chiếu định kỳ hàng tháng và xây dựng quy trình khi thực hiện nhiệm vụ có thể kiểm soát và ngăn ngừa.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Ngành BHXH quy định bắt buộc, cán
bộ thu khi đi cơ sở đối chiếu, đôn đốc thu nghiêm cấm thu BHXH, BHYT, BHTN bằng tiền mặt và xây dựng quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN đảm bảo trên nguyên tắc cán bộ thu không được kiêm nhiệm công tác cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, tránh tình trạng “ vừa đá bóng, vừa thổi còi ” hoặc là cán bộ thu không được trực tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị SDLĐ mà phải thông qua
bộ phận tiếp nhận hồ sơ – trả kết quả.
- Cán bộ thu không được kiêm nhiệm công tác cấp sổ thẻ, cán bộ thu không được kiêm nhiệm công tác kế toán, cán bộ thu không được kiêm nhiệm công tác giải quyết chế độ BHXH đối với những đơn vị mình chuyên quản.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt: Giám đốc BHXH huyện ủy
quyền cho cấp dưới thực hiện một số công việc, theo dõi, kiểm soát quá trình hoạt động, cụ thể:
+ Ủy quyền cho 1 phó Giám đốc BHXH phụ trách công tác thu để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát tiến độ thu, phát triển đối tượng tham gia BHXH, BHYT theo quy định của pháp luật và phê duyệt các tờ khai tham gia BHXH, BHYT của các đơn vị quản lý.
Trong các quy trình thu, ngành BHXH đã tăng cường hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiệt hại người lao động, tăng nguồn thu cho các quỹ, bao gồm:
Giai đoạn đăng ký ban đầu:
- Đối với quy trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT khâu tiếp nhận tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK01-TS) và danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, D03-TS) cán bộ tiếp nhận hồ sơ nhận hồ sơ và chuyển cán bộ chuyên quản thu kiểm tra, hoàn chỉnh danh sách, nhập dữ liệu vào chương trình TST (phần mềm CNTT về quản lý thu) và chuyển danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02a-TS, D03a-TS) cho bộ phận cấp sổ, thẻ để cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động. Phó Giám đốc huyện phụ trách kiểm tra công tác tiếp nhận hồ sơ, quy trình, thời gian xử lý hồ sơ.
- Đối với các trường hợp đơn vị SDLĐ không đóng BHXH, kê khai thiếu số lượng lao động phải đóng, mức tiền lương đóng BHXH thấp hơn nhiều so với thực tế, nhất là đối với các DNNQD thì Lãnh đạo cơ quan BHXH sễ cấp giấy giới thiệu cho các chuyên quản thu xuống đơn vị để kiểm tra tình hình thực tế so với hồ sơ đăng ký đóng.
Đơn vị tăng mức đóng bất thường, cơ quan BHXH yêu cầu đơn vị đăng ký thang bảng lương với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
Giai đoạn quản lý thu:
- Cán bộ thu kiểm tra, đối chiếu tờ khai (mẫu TK01-TS) của người tham gia BHXH, BHYT tự nguyện, BHYT để cấp sổ BHXH, thẻ BHYT với nộp tiền của người tham gia nhằm kiểm soát tiền thu của người tham gia BHXH tự nguyện về đăng ký mức đóng và phương thức đóng, đồng thời kiểm soát tiền thu của người tham gia BHYT hộ gia đình.
- Sau khi cán bộ thu tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý thu và chuyển danh sách cho bộ phận sổ thẻ, bộ phận sổ thẻ sẽ kiểm tra lại để hạn chế rủi ro trước khi in tờ rời, chốt sổ BHXH cho NLĐ.
- Phân công lãnh đạo phụ trách từng mảng công việc, cán bộ quản lý thu được phân công theo dõi một số đơn vị SDLĐ, còn cán bộ kế toán chuyên quản tài khoản thu có trách nhiệm đối chiếu định kỳ hàng tháng và xây dựng quy trình khi thực hiện nhiệm vụ có thể kiểm soát và ngăn ngừa.
- Đối với việc đối chiếu số phải thu và số đã thu xác định nợ của các đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN thì ở cuối tháng, từ chương trình quản lý thu TST lập thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C12-TS) nhằm kiểm soát nhân viên BHXH thông đồng với đơn vị tham gia BHXH, BHYT;
- Kiểm tra, đối chiếu tờ khai (mẫu TK01-TS) của người tham gia BHXH, BHYT tự nguyện để cấp sổ BHXH, thẻ BHYT với nộp tiền của người tham gia nhằm kiểm soát tiền thu của người tham gia BHXH tự nguyện về đăng ký mức đóng và phương thức đóng, đồng thời kiểm soát tiền thu của người tham gia BHYT hộ gia đình.
- Thông tin lưu trữ vừa trên sổ, vừa lưu trên máy lưu trữ để kiểm soát quá trình tham gia có đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động khi hưởng các chế độ.
-Cán bộ thu không được kiêm nhiệm công tác cấp sổ thẻ, công tác kế toán, công tác giải quyết chế độ BHXH.
-Giai đoạn quản lý nợ:
- Xây dựng kế hoạch và biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khi đơn vị SDLĐ trì hoãn không nộp tiền BHXH đúng thời gian quy định.
- Cán bộ thu trực tiếp đến đơn vị để đôn đốc; Lập Biên bản đối chiếu thu nộp BHXH; gửi văn bản đôn đốc 15 ngày một lần. Sau 02 lần gửi văn bản mà đơn vị không nộp tiền, chuyển hồ sơ đơn vị đến Phòng Khai thác - Thu nợ (BHXH tỉnh) tiếp tục xử lý.
- Phòng Khai thác - Thu nợ kiểm tra, báo cáo Giám đốc ra quyết định thanh tra, xử lý vi phạm theo quy định và khởi kiện các doanh nghiệp nợ lâu năm, chây lỳ không nộp tiền BHXH
Đánh giá:
Bảo hiểm xã hội huyện Phù Mỹ đang phấn đấu phát triển, mở rộng đối tượng tham gia để phấn đấu hoàn thành mục tiêu BHYT toàn dân theo lộ trình của Chính phủ. Do vậy việc hoạt động kiểm soát nguồn thu BHXH của ngành tuân thủ theo các thủ tục kiểm soát và đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình thu; đó là:
- Đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm giữa cán bộ thu với cán bộ làm công tác cấp sổ thẻ được thực hiện rõ ràng trong văn bản chỉ đạo của ngành (không thể một cán bộ vừa thực hiện thẩm định hồ sơ thu với việc xác định danh sách in sổ BHXH);
- Thực hiện đúng theo quy trình quản lý thu, đảm bảo tính độc lập của từng cán bộ thu, cấp sổ BHXH với cán bộ kế toán đảm bảo mỗi công việc được kiểm soát việc thực hiện ít nhất là hai người;
- Việc ủy quyền và phê duyệt được thực hiện cho cán bộ cấp dưới của Giám đốc BHXH huyện khá chặt chẽ, đảm bảo nguyên tắc, giới hạn của
người được ủy quyền;
- Công tác quản lý tiền thu, chuyển tiền thu về cơ quan BHXH cấp trên và xác định nợ, tính lãi do chậm đóng của các đơn vị tham gia,… đều thực hiện chặt chẽ, có sự kiểm tra, kiểm soát theo đúng quy trình, nhất là khâu chuyển tiền thu về cơ quan BHXH cấp trên. Đó là tiền thu chuyển từ cấp dưới lên cấp trên theo định kỳ các ngày trong tháng, xây dựng định mức số dư để chuyền tiền từ BHXH huyện về BHXH tỉnh và từ BHXH tỉnh về BHXH Việt Nam và nhất là việc chuyển tiền thu bắt buộc theo đúng một địa chỉ quy định, không được chuyển tiền từ tài khoản tiền thu chuyển cho bất kỳ cơ quan, đơn vị nào, trừ trường hợp có ý kiến bằng văn bản của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam (có văn bản thỏa thuận giữa BHXH Việt Nam với Ngân hàng và Kho bạc mở tài khoản thu).
- Việc kiểm tra chứng từ, hồ sơ tại các đơn vị SDLĐ ngày càng có chất luợng: Mặc dù ngành BHXH đã có những thủ tục kiểm soát nêu trên nhưng với sự phát triển đối tượng tham gia BHXH ngày càng tăng, khối lượng công việc càng nhiều, do vậy hoạt động kiểm soát trong công tác quản lý thu trong ngành BHXH không tránh khỏi những tồn tại, sai sót:
- BHXH huyện chủ yếu dựa vào quy trình chung hướng dẫn của ngành khi thực hiện nghiệp vụ, chưa xây dựng một quy trình mô tả công việc một cách đầy đủ cho nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ thu có thể kiểm soát và ngăn ngừa vi phạm; Như đã nêu ở phần môi trường kiểm soát trên, do trình độ của nhân viên quản lý thu có giới hạn (về trình độ chuyên môn, về thâm niên nghề…), trong khi đó đơn vị SDLĐ tham gia ngày càng tăng về số đơn vị, cả về số lao động nên các thủ tục kiểm soát áp dụng chưa cứng rắn, quyết liệt đối với đơn vị chây lỳ, đôi khi còn thực hiện khá lỏng lẻo, chưa kịp thời kiểm tra, kiểm soát tiến độ thu hằng tháng cũng như chưa có giải pháp hữu hiệu để buộc các cơ quan, đơn vị vi phạm pháp luật về BHXH và nhất là các doanh
nghiệp ngoài quốc doanh hằng năm nợ đọng, chiếm dụng quỹ BHXH tỷ lệ cao so với các loại hình tham gia BHXH khác làm cho mức độ hoàn thành kế hoạch thu không cao.
- Việc chưa có các hình thức kỷ luật nghiêm khắc khiến cho cán bộ, viên chức trực tiếp thực hiện các hoạt động thu chưa làm tròn trách nhiệm trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát liên quan đến hoạt động của mình.